# GPS i firmabilen: må du spore bilen og medarbejderne? > Må en arbejdsgiver GPS-spore firmabilen og overvåge de ansatte? Datatilsynets krav: sagligt formål, besked senest ved start, GPS der kan slås fra ved privat kørsel – og GPS som kørebog. - Kanonisk URL: https://servicebrain.org/guides/gps-sporing-af-firmabil-og-ansatte - Emne: Drift og vækst - Udgivet: 7. juli 2026 (2026-07-07) - Senest fagligt gennemgået: 12. september 2026 (2026-09-12) - Redaktion: Servicebrain-redaktionen (https://servicebrain.org/redaktionel-metode) - Sprog: dansk Ja, en arbejdsgiver må GPS-spore firmabilen – men kun med et sagligt formål, fx at planlægge ruter, dokumentere kørslen eller passe på medarbejderne, og ikke mere end nødvendigt. Medarbejderne skal have besked om formålet, hvad der registreres, og hvad oplysningerne bruges til, senest når GPS'en tages i brug. Må bilen bruges privat, skal medarbejderen kunne slå GPS-overvågningen fra ved privat kørsel. Oplysningerne må ikke bagefter bruges til noget andet, fx at holde øje med, hvor en medarbejder opholder sig, uden at medarbejderen har fået besked først. Er I omfattet af en overenskomst, kan der også være særlige regler om at varsle kontrolforanstaltninger. **Til dig, der:** har firmabiler eller varebiler på gule plader, som medarbejdere kører i, og vil bruge GPS til ruter, dokumentation eller kørebog – uden at overvåge folk mere, end reglerne tillader. > **Bemærk:** Guiden indeholder regler om skat, moms, forsikring eller jura. Den er generel information – ikke individuel rådgivning. Regler og satser ændrer sig. Vi opdaterer siden, når kilderne ændres – datoen for seneste gennemgang står øverst. > **Kommerciel oplysning:** Servicebrains udgiver står også bag feltservice-systemet Clientflow. Guiden nævner ingen GPS-, tidsregistrerings- eller feltservice-systemer ved navn. ## Må en arbejdsgiver GPS-spore firmabilen? **Kort svar:** Ja, når der er et sagligt formål, og sporingen ikke er mere omfattende end nødvendigt. Datatilsynet nævner at planlægge og optimere kørselsruter, at overvåge transport af personer eller varer og hensynet til medarbejdernes sikkerhed. GPS i en firmabil er kontrol af medarbejderne, så databeskyttelsesreglerne gælder. En GPS i bilen registrerer, hvor bilen er, og dermed hvor medarbejderen er. Det er en behandling af personoplysninger, og den kræver et grundlag. Er kontrollen omfattet af en kollektiv aftale om kontrolforanstaltninger – fx DA og LO's aftale – er grundlaget databeskyttelseslovens § 12, stk. 1. Ellers er det for en privat arbejdsgiver en legitim interesse efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Uanset grundlaget skal kontrollen være saglig og proportional: Du skal kunne sige, hvorfor du har brug for GPS'en, og du må ikke registrere mere, end formålet kræver. En skadedyrsbekæmper med servicebesøg over hele regionen kan fx have brug for at se bilernes placering for at give det næste akutte udkald til den nærmeste. Et VVS-firma, der kun vil vide, om bilen er kommet hjem, har brug for langt mindre. **Formål med GPS i firmabilen** | Formål | Hvad Datatilsynet siger | Det skal du være opmærksom på | | --- | --- | --- | | Planlægge og optimere ruter | Nævnt som en berettiget interesse | Brug data til ruterne – ikke til at vurdere den enkelte medarbejder | | Overvåge transport af varer eller personer | Nævnt som en berettiget interesse | Gælder fx dyrt udstyr eller kørsel med kollegaer | | Medarbejdernes sikkerhed | Kan efter omstændighederne begrunde overvågning | Fx en medarbejder, der arbejder alene om natten | | Holde øje med chaufførens adfærd eller opholdssted | Nævnt som eksempel på uforenelig viderebehandling | Kræver et nyt formål, og at medarbejderen får besked først | Kilder til afsnittet: - [Kontrol af medarbejdere (november 2023)](https://www.datatilsynet.dk/Media/638348919997326341/Kontrol%20af%20medarbejdere.pdf) (Datatilsynet) – GPS-overvågning af køretøjer: saglige formål, hjemmel, ingen uforenelig viderebehandling, mulighed for at slukke ved privat brug og information senest ved etableringen. Også komme-gå-kontrol og fingeraftryk. - [Databeskyttelse i ansættelsesforhold (vejledning, marts 2023)](https://www.datatilsynet.dk/Media/0/8/Vejledning%20om%20databeskyttelse%20i%20forbindelse%20med%20ans%C3%A6ttelsesforhold.pdf) (Datatilsynet) – Den samlede vejledning, som afsnittet om kontrol af medarbejdere indgår i – afsnit 5.3 handler om GPS-overvågning af køretøjer. ## Hvad skal medarbejderne vide, før GPS'en tændes? **Kort svar:** Senest når GPS-overvågningen etableres, skal medarbejderne have at vide, hvad formålet er, hvad der registreres, og hvad oplysningerne bruges til. Informationen skal være let at finde og skrevet i et klart og enkelt sprog. Er I omfattet af en overenskomst, kan der også gælde særlige regler om, hvordan og hvornår kontrollen skal varsles. Det er GDPR's oplysningspligt, der gælder her. En kort skriftlig GPS-politik, som alle får udleveret, og som ligger sammen med personalehåndbogen eller ansættelseskontrakten, er den nemmeste måde at vise, at medarbejderne har fået besked. Datatilsynet peger på DA og LO's aftale om kontrolforanstaltninger og lignende aftaler, som har deres egne regler for, hvordan medarbejderne skal underrettes. Er virksomheden medlem af en arbejdsgiverorganisation eller omfattet af en overenskomst, så tjek aftalens regler om varsel, før GPS'en tages i brug. 1. Formålet: fx ruteplanlægning, dokumentation af udførte besøg eller medarbejdernes sikkerhed. 2. Hvad der registreres: bilens position, tidspunkt, hastighed eller kørte km – og hvor ofte. 3. Hvornår: kun i arbejdstiden, og hvordan GPS'en slås fra ved privat kørsel. 4. Hvem der kan se oplysningerne, og hvad de må bruges til – og hvad de ikke må bruges til. 5. Hvor længe oplysningerne gemmes, og hvornår de slettes. 6. Medarbejderens ret til indsigt i sine egne oplysninger, og hvem man kan spørge. Kilder til afsnittet: - [Kontrol af medarbejdere (november 2023)](https://www.datatilsynet.dk/Media/638348919997326341/Kontrol%20af%20medarbejdere.pdf) (Datatilsynet) – GPS-overvågning af køretøjer: saglige formål, hjemmel, ingen uforenelig viderebehandling, mulighed for at slukke ved privat brug og information senest ved etableringen. Også komme-gå-kontrol og fingeraftryk. ## GPS i en gulpladebil og i en firmabil med privat kørsel **Kort svar:** Det afgørende er, om bilen må bruges privat. Er privat brug tilladt, skal medarbejderen kunne slå GPS-overvågningen fra, når bilen bruges i privat øjemed. En varebil på gule plader må som udgangspunkt kun bruges erhvervsmæssigt, men fx på et dagsbevis bruges den privat – og så gælder det samme. En varebil på gule plader må køre hjem op til 25 gange om året, når den skal bruges erhvervsmæssigt dagen efter, og der kan købes højst 20 dagsbeviser pr. bil pr. kalenderår til privat kørsel. En personbil på hvide plader, som medarbejderen har til rådighed privat, er fri bil – og der er privat kørsel en del af aftalen. Datatilsynet skelner ikke mellem pladerne. Reglen er, at en arbejdsgiver, der tillader privat brug af et køretøj, skal sørge for, at den ansatte kan slukke GPS-overvågningen, når bilen bruges privat. Aftal på forhånd, hvordan det gøres – fx en knap i bilen eller en funktion i appen – og at en slukket GPS i fritiden ikke er noget, medarbejderen skal forklare. Kilder til afsnittet: - [Kontrol af medarbejdere (november 2023)](https://www.datatilsynet.dk/Media/638348919997326341/Kontrol%20af%20medarbejdere.pdf) (Datatilsynet) – GPS-overvågning af køretøjer: saglige formål, hjemmel, ingen uforenelig viderebehandling, mulighed for at slukke ved privat brug og information senest ved etableringen. Også komme-gå-kontrol og fingeraftryk. - [Regler for gule plader](https://motorst.dk/borger/gule-plader-og-papegoejeplader/regler-for-gule-plader) (Motorstyrelsen) – Hjemkørsel op til 25 gange om året og højst 20 dagsbeviser pr. bil pr. kalenderår til privat kørsel. - [Varebil og kørsel i opstarten](https://servicebrain.org/guides/varebil-og-koersel-i-opstarten) – Gule plader, dagsbevis, papegøjeplader, fri bil og kørebog. ## Må du bruge GPS-data til at kontrollere en medarbejder? **Kort svar:** Kun til det formål, medarbejderne har fået besked om. Oplysninger, der er indsamlet til ruteplanlægning, må ikke bruges på en måde, der er uforenelig med det formål – fx til at overvåge chaufførens adfærd eller opholdssted. Vil du bruge dem til et nyt formål, skal medarbejderen have besked om det nye formål, før du gør det. Det er reglen om viderebehandling i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 4 og artikel 13, stk. 3. Datatilsynets eksempel er en alarm, der er sat op for at forebygge indbrud. Har arbejdsgiveren en konkret mistanke om, at en medarbejder ikke overholder sin arbejdstid, og vil bruge alarmloggen til at undersøge det, skal medarbejderen først have besked. Det samme gælder GPS-data. Arbejdsgiveren må gerne registrere og kontrollere, hvornår medarbejderne kommer og går, for at håndhæve den aftalte arbejdstid – fx med nøglekort eller alarmsystemet – når medarbejderne på en klar måde har fået at vide, at det sker. Fingeraftryk må derimod ikke bruges til at registrere, hvornår medarbejderne møder og går. Kun i særlige tilfælde kan en arbejdsgiver undlade at give besked om en konkret kontrol – når beskeden sandsynligvis ville gøre det umuligt at opfylde formålet. Det er undtagelsen, ikke udgangspunktet. Kilder til afsnittet: - [Kontrol af medarbejdere (november 2023)](https://www.datatilsynet.dk/Media/638348919997326341/Kontrol%20af%20medarbejdere.pdf) (Datatilsynet) – GPS-overvågning af køretøjer: saglige formål, hjemmel, ingen uforenelig viderebehandling, mulighed for at slukke ved privat brug og information senest ved etableringen. Også komme-gå-kontrol og fingeraftryk. ## Tidsregistreringsapp med GPS: gælder de samme regler? **Kort svar:** En app, der registrerer arbejdstid og samtidig gemmer medarbejderens position, er kontrol af medarbejderne. Reglerne er de samme som for GPS i bilen: sagligt formål, besked senest ved start og mulighed for at slå GPS'en fra uden for arbejdstiden. Arbejdstidsloven kræver ikke GPS – en timeseddel på papir er også lovlig. Siden 1. juli 2024 skal arbejdsgivere registrere de ansattes daglige arbejdstid, men loven giver frit valg af metode. Mange apps til tidsregistrering, løn og planlægning kan registrere position ved start og stop. Det kan være praktisk for en anlægsgartner med hold på flere adresser, men det er ikke et krav, og en medarbejder, der skriver start og slut selv, overholder også loven. Servicebrains udgiver står også bag feltservice-systemet Clientflow. Vi nævner ingen systemer ved navn, men stil de samme spørgsmål til alle: Kan GPS'en slås fra uden for arbejdstiden? Registreres position hele tiden eller kun ved start og stop? Hvem kan se oplysningerne? Kan de slettes efter jeres egen frist? Og kan I få en databehandleraftale? Kilder til afsnittet: - [Tidsregistrering af arbejdstid](https://servicebrain.org/guides/tidsregistrering-af-arbejdstid) – Kravene i arbejdstidsloven, og hvad en app til tidsregistrering skal kunne – også med GPS. - [Kontrol af medarbejdere (november 2023)](https://www.datatilsynet.dk/Media/638348919997326341/Kontrol%20af%20medarbejdere.pdf) (Datatilsynet) – GPS-overvågning af køretøjer: saglige formål, hjemmel, ingen uforenelig viderebehandling, mulighed for at slukke ved privat brug og information senest ved etableringen. Også komme-gå-kontrol og fingeraftryk. ## GPS som kørebog og dokumentation for kunderne **Kort svar:** En GPS-kørebog er fin som kørebog, når den gemmer de samme oplysninger som en kørebog på papir – også formålet med hver tur, som GPS'en ikke selv kan vide. GPS-data kan også dokumentere over for en kunde, hvornår et besøg blev udført, fx ved snerydning. Kører medarbejdere bilen, gælder reglerne om kontrol stadig. Kører du selv som ejer i din egen bil, er en GPS-kørebog blot et værktøj til dit regnskab. Kørebogen skal gemmes sammen med regnskabet i 5 år fra udgangen af regnskabsåret. Bruger du GPS til at dokumentere udførte besøg – fx en ejendomsservice, der skal kunne vise en boligforening, hvornår der blev ryddet sne, eller et vinduespudserfirma, der skal vise, at en erhvervskunde fik sit besøg – så skriv det formål i GPS-politikken. Så er det et formål, medarbejderne kender, og ikke en ny brug af data, de ikke har hørt om. Kilder til afsnittet: - [Kørebog-skabelon](https://servicebrain.org/ressourcer/koerebog-skabelon) – Gratis kørebog og kørselsregnskab – også når km kommer fra en GPS-kørebog. - [Snerydning: dokumentation af udkald](https://servicebrain.org/brancher/ejendomsservice/snerydning) – Log over udkald med tid, adresse og fotos. ## Hvor længe må du gemme GPS-data? **Kort svar:** Kun så længe du har brug for dem til formålet. Databeskyttelsesreglerne har ingen faste slettefrister, så du fastsætter selv en frist og skriver den i GPS-politikken. Bruger du GPS-data som kørebog eller bilag i regnskabet, skal de gemmes i 5 år fra udgangen af regnskabsåret. Positioner, der kun bruges til at planlægge dagens ruter, har du sjældent brug for ret længe. Data, der dokumenterer en udført opgave, kan du have brug for, indtil kunden ikke længere kan klage. Skriv fristen for hver type data ned, og sørg for, at systemet faktisk sletter efter den. Kilder til afsnittet: - [GDPR-univers for små virksomheder, trin 3: Husk at slette](https://www.datatilsynet.dk/regler-og-vejledning/gdpr-univers-for-smaa-virksomheder/trin-3-husk-at-slette) (Datatilsynet) – Databeskyttelsesreglerne har ingen faste slettefrister. Du fastsætter selv en frist, men andre regler som bogføringsloven kan kræve, at du gemmer længere. - [GDPR for servicevirksomheder](https://servicebrain.org/guides/gdpr-for-servicevirksomheder) – Personoplysninger om kunder: privatlivspolitik, slettefrister og databehandleraftaler. ## Sådan indfører du GPS i firmabilerne **Kort svar:** Beslut formålet, vælg den mindst indgribende løsning, skriv en kort GPS-politik, giv medarbejderne den, før GPS'en tændes, og sørg for, at GPS'en kan slås fra ved privat kørsel. Tjek din overenskomst for regler om varsel, og få en databehandleraftale med leverandøren. 1. Skriv formålet ned i én sætning, fx ”at give akutte udkald til den nærmeste bil”. 2. Vælg den mindst indgribende løsning, der opfylder formålet – fx kun position i arbejdstiden eller kun km og tidspunkter. 3. Tjek, om virksomheden er omfattet af en overenskomst eller en aftale om kontrolforanstaltninger, og hvad den siger om varsel. 4. Skriv en kort GPS-politik: formål, hvad der registreres, hvornår, hvem der ser data, hvor længe de gemmes, og hvordan GPS'en slås fra ved privat kørsel. 5. Giv politikken til alle, der kører i bilerne, før GPS'en tændes – og til nye medarbejdere, når de starter. 6. Få en databehandleraftale med leverandøren af GPS-løsningen, og slet data efter den frist, du har skrevet. Kilder til afsnittet: - [Kontrol af medarbejdere (november 2023)](https://www.datatilsynet.dk/Media/638348919997326341/Kontrol%20af%20medarbejdere.pdf) (Datatilsynet) – GPS-overvågning af køretøjer: saglige formål, hjemmel, ingen uforenelig viderebehandling, mulighed for at slukke ved privat brug og information senest ved etableringen. Også komme-gå-kontrol og fingeraftryk. - [GDPR for servicevirksomheder](https://servicebrain.org/guides/gdpr-for-servicevirksomheder) – Personoplysninger om kunder: privatlivspolitik, slettefrister og databehandleraftaler. ## Spørgsmål og svar ### Må arbejdsgiver overvåge ansatte? Ja, men kun med et sagligt formål og ikke mere end nødvendigt. Medarbejderne skal have besked om kontrollen, formålet og hvad oplysningerne bruges til, senest når den sættes i gang. Er virksomheden omfattet af en overenskomst eller en aftale om kontrolforanstaltninger, kan der også være regler om varsel. ### Må min arbejdsgiver GPS-spore firmabilen? Ja, hvis der er et sagligt formål som ruteplanlægning, transport af varer eller din sikkerhed, og du har fået besked om formålet og omfanget, senest da GPS'en blev taget i brug. Må du bruge bilen privat, skal du kunne slå GPS-overvågningen fra ved privat kørsel. ### Skal man kunne slukke GPS'en i en firmabil? Ja, når bilen må bruges privat. Så skal arbejdsgiveren sørge for, at medarbejderen kan slukke GPS-overvågningen, når bilen bruges i privat øjemed. Må bilen kun bruges erhvervsmæssigt, gælder kravet ikke, men medarbejderne skal stadig have besked om GPS'en. ### Må man bruge GPS-data til at tjekke medarbejdernes arbejdstid? Kun hvis det er et formål, medarbejderne har fået besked om. Er GPS'en sat op til ruteplanlægning, må data ikke bare bruges til at kontrollere en medarbejder. Vil du bruge dem til et nyt formål, skal medarbejderen have besked om det nye formål først. ### Må arbejdsgiveren registrere, hvornår medarbejderne møder og går? Ja, for at håndhæve den aftalte arbejdstid – fx med nøglekort, nøglebrikker eller alarmsystemet – når medarbejderne på en klar måde har fået at vide, at det sker. Fingeraftryk må ikke bruges til at registrere, hvornår medarbejderne møder og går. ### Er en GPS-kørebog godkendt af Skattestyrelsen? En GPS-kørebog kan bruges, når den gemmer de samme oplysninger som en kørebog på papir: dato, km-stand ved start og slut, bestemmelsessteder og formålet med hver tur. Formålet kan GPS'en ikke selv vide, så det skal skrives ind. Kørebogen skal gemmes i 5 år fra udgangen af regnskabsåret. ## Gratis værktøjer - [Kørebog-skabelon](https://servicebrain.org/ressourcer/koerebog-skabelon): Gratis kørebog til print, Word, Google Docs og Excel. - [Skabelon til tidsregistrering](https://servicebrain.org/ressourcer/tidsregistrering-skabelon): Timeseddel uden GPS – en lovlig måde at registrere arbejdstid på. ## Relaterede guides - [Tidsregistrering af arbejdstid: loven og sådan gør du i praksis](https://servicebrain.org/guides/tidsregistrering-af-arbejdstid): Siden 1. juli 2024 skal alle arbejdsgivere registrere de ansattes daglige arbejdstid. Se kravene i loven, hvem der er undtaget, hvor længe du skal gemme tallene – og en gratis skabelon. - [GDPR for servicevirksomheder: kundedata, nøgler og alarmkoder](https://servicebrain.org/guides/gdpr-for-servicevirksomheder): Sådan håndterer du kunders navne, adresser, nøgler, alarmkoder og billeder efter GDPR: grundlag, privatlivspolitik, sletning, databehandleraftaler og brud. - [Firmabil, gulpladebil eller privatbil? Regler for bil og kørsel i din virksomhed](https://servicebrain.org/guides/varebil-og-koersel-i-opstarten): Må du køre privat i en gulpladebil? Se reglerne for gule plader, dagsbevis og papegøjeplader, ejerafgift og vægtafgift på varebilen, miljøzoner, momsfradrag, skat af fri bil og kørselsfradrag. - [Sådan ansætter du din første medarbejder – også i en enkeltmandsvirksomhed](https://servicebrain.org/guides/ansaet-din-foerste-medarbejder): Kan en enkeltmandsvirksomhed have ansatte? Ja. Se pligterne, hvad en medarbejder koster, og reglerne for ansættelsesbevis, ferie, ægtefælle og børn. ## Kilder Links er kontrolleret 12. september 2026. Officielle regler og satser kan ændre sig – brug altid kildens aktuelle version. 1. [Kontrol af medarbejdere (november 2023)](https://www.datatilsynet.dk/Media/638348919997326341/Kontrol%20af%20medarbejdere.pdf) – Datatilsynet 2. [Databeskyttelse i ansættelsesforhold (vejledning, marts 2023)](https://www.datatilsynet.dk/Media/0/8/Vejledning%20om%20databeskyttelse%20i%20forbindelse%20med%20ans%C3%A6ttelsesforhold.pdf) – Datatilsynet 3. [Regler for gule plader](https://motorst.dk/borger/gule-plader-og-papegoejeplader/regler-for-gule-plader) – Motorstyrelsen 4. [Varebil og kørsel i opstarten](https://servicebrain.org/guides/varebil-og-koersel-i-opstarten) 5. [Tidsregistrering af arbejdstid](https://servicebrain.org/guides/tidsregistrering-af-arbejdstid) 6. [Kørebog-skabelon](https://servicebrain.org/ressourcer/koerebog-skabelon) 7. [Snerydning: dokumentation af udkald](https://servicebrain.org/brancher/ejendomsservice/snerydning) 8. [GDPR-univers for små virksomheder, trin 3: Husk at slette](https://www.datatilsynet.dk/regler-og-vejledning/gdpr-univers-for-smaa-virksomheder/trin-3-husk-at-slette) – Datatilsynet 9. [GDPR for servicevirksomheder](https://servicebrain.org/guides/gdpr-for-servicevirksomheder) --- Kilde: Servicebrain, https://servicebrain.org/guides/gps-sporing-af-firmabil-og-ansatte Citér som: Servicebrain (2026). GPS i firmabilen: må du spore bilen og medarbejderne?. https://servicebrain.org/guides/gps-sporing-af-firmabil-og-ansatte. Senest fagligt gennemgået 12. september 2026.