Digital bogføring: krav, datoer og registrerede bogføringssystemer

Hvem skal bogføre digitalt?

To grupper: selskaber med pligt til årsrapport, fx ApS og A/S, uanset størrelse, og personligt ejede virksomheder med en nettoomsætning over 300.000 kr. i to indkomstår i træk. Det gælder også enkeltmandsvirksomheder og interessentskaber. Bruger du en bogholder, skal bogholderen bruge et system, der opfylder kravene.

At bogføre digitalt betyder to ting: Du registrerer alle transaktioner i et digitalt bogføringssystem, og du opbevarer registreringerne og bilagene i systemet. Det følger af bogføringslovens § 16.

Nettoomsætningen er dit salg uden moms og med fradrag af rabatter. Det er salget, der tæller – ikke overskuddet. En PMV må højst omsætte for 50.000 kr. om året og når derfor aldrig grænsen.

Resten af bogføringsloven gælder alle, også under grænsen: Du skal bogføre løbende, have et bilag til hver postering og gemme regnskabsmaterialet i 5 år fra udgangen af regnskabsåret.

Kilder:[1] Retsinformation[2] Virksomhedsguiden

Hvornår gælder kravet om digital bogføring?

Selskaber med et registreret system blev omfattet fra regnskabsår, der begyndte 1. juli 2024 eller senere, og selskaber med et ikke-registreret system fra 1. januar 2025. Personligt ejede virksomheder over grænsen er omfattet fra 1. januar 2026. For de fleste betyder det indkomståret 2026, fordi omsætningen i 2024 og 2025 afgør det.

Datoerne gælder det første regnskabsår, der begynder på eller efter datoen. Et ApS med regnskabsår fra 1. oktober til 30. september og et registreret system blev altså omfattet fra 1. oktober 2024.

For en enkeltmandsvirksomhed med kalenderår som indkomstår er reglen enkel: Lå nettoomsætningen over 300.000 kr. i både 2024 og 2025, skal du bogføre digitalt fra 1. januar 2026. Har du et forskudt indkomstår, gælder de to seneste forskudte indkomstår.

Kilder:[3] Retsinformation[4] Retsinformation[2] Virksomhedsguiden

Sådan regner du omsætningsgrænsen på 300.000 kr.

Brug den faktiske nettoomsætning uden moms i hvert af de to seneste indkomstår. Begge år skal hver for sig ligge over 300.000 kr. – et stort år udligner ikke et lille. Budgetter tæller ikke, og årene behøver ikke være hele. Falder et år under grænsen, er du ude det følgende år.

Erhvervsstyrelsen har beskrevet reglen i et notat til vejledningen om bogføringsloven. Det er den faktiske omsætning, der tæller, og den regnes ikke om til 12 måneder. En virksomhed, der startede 1. marts 2024 og lå over 300.000 kr. både i marts–december 2024 og i hele 2025, er derfor omfattet fra 1. januar 2026.

Starter du efter 1. januar 2026, er du ikke omfattet fra dag ét, heller ikke selv om du budgetterer med et stort salg. Du bliver omfattet efter to indkomstår over grænsen – det kan godt ske, før virksomheden er to år gammel, fordi det første år ikke behøver være helt.

Eksempel: En vinduespudser har en nettoomsætning på 280.000 kr. i 2024 og 350.000 kr. i 2025 (eksempeltal). 2024 ligger under grænsen, så han er ikke omfattet i 2026. Ligger både 2025 og 2026 over, er han omfattet fra 1. januar 2027.

Erhvervsstyrelsen skriver selv, at de fleste, der først er begyndt at bogføre digitalt, vil fortsætte, selv om et enkelt år falder under grænsen – det er sjældent værd at skifte tilbage.

Kilder:[5] Erhvervsstyrelsen[4] Retsinformation

Hvad er et registreret bogføringssystem?

Et standardsystem, som Erhvervsstyrelsen har kontrolleret og optaget i sin offentlige fortegnelse med et FOB-nummer. Bruger du et registreret system, opfylder systemet kravene, og det er udbyderens ansvar at holde det lovligt. Du skal stadig selv bogføre løbende og lægge bilagene i systemet. "Godkendt" og "registreret" bruges om det samme.

Udbyderen skal tydeligt henvise til registreringsnummeret, når systemet markedsføres, og når du indgår aftale om at bruge det. Har en udbyder flere systemer eller versioner, hvor kun nogle opfylder kravene, skal det fremgå tydeligt, hvilke der lovligt kan bruges som registreret system. Tjek derfor den version eller pakke, du faktisk betaler for – ikke kun navnet.

Fortegnelsen findes på Virksomhedsguiden. Den kan søges på systemets navn, FOB-nummer og udbyder og viser registreringsdatoen. Et system, der er afregistreret, bliver stående i 5 år med anmærkningen "Afregistreret". Fortegnelsen viser ingen priser og rangerer ikke systemerne.

Et registreret system kan bl.a. sende og modtage e-fakturaer, afstemme bogføringen med din bankkonto, kontere efter en offentlig standardkontoplan og tager automatisk sikkerhedskopi mindst én gang om ugen.

1. Find systemets navn og FOB-nummer i din aftale eller på udbyderens side.
2. Søg på navnet eller FOB-nummeret i Fortegnelse over registrerede bogføringssystemer på Virksomhedsguiden.
3. Tjek, at der ikke står "Afregistreret" ud for systemet.
4. Har udbyderen flere pakker, så tjek, at netop din pakke kan bruges som registreret system.
5. Læg alle købs- og salgsbilag i systemet – ikke kun i mailen eller på telefonen.

Kilder:[6] Virksomhedsguiden / Erhvervsstyrelsen[7] Retsinformation[8] Retsinformation

Krav til et ikke-registreret eller eget system

Bruger du et system, der ikke står i fortegnelsen, skal du selv sikre, at det opfylder kravene: faste felter til hver postering, låste posteringer, bilag i systemet, ugentlig sikkerhedskopi hos en uafhængig part på en server i EU eller EØS, e-faktura via NemHandel og Peppol, SAF-T-fil og bankafstemning.

Kravene står i bekendtgørelsen om ikke-registrerede systemer. Hver postering skal have transaktionsdato, beløb, bilagsnummer og tekst, og systemet skal selv give den en registreringsdato, et fortløbende nummer og initialer på den, der bogførte. Fejl rettes med nye posteringer – en bogført postering må ikke kunne ændres, tilbagedateres eller slettes.

Bruger du en kombination – fx bogføring i et registreret system, men bilag i et andet – er det samlet set et ikke-registreret system, og så skal kombinationen opfylde kravene. For de fleste små servicevirksomheder er et registreret system den enkleste vej, fordi ansvaret for systemet så ligger hos udbyderen.

Et feltservice-system, der laver tilbud, arbejdssedler og fakturaer, er ikke et bogføringssystem, bare fordi det sender data videre. Kravene gælder kun den del, der bogfører og opbevarer posteringer og bilag. Servicebrains udgiver står også bag feltservice-systemet Clientflow.

Kilder:[9] Retsinformation[5] Erhvervsstyrelsen[1] Retsinformation

Hvilke bilag skal ligge i systemet?

Bilag for køb og salg, der indeholder alle seks oplysninger: udstedelsesdato, hvad der er leveret, beløb, afsender og modtager med navn, adresse og CVR- eller SE-nummer, momsbeløb og betalingsoplysninger. Dine salgsfakturaer skal altid ligge der i den version, kunden fik. Kvitteringer uden dit navn og CVR-nummer er ikke omfattet.

Reglen betyder, at en rigtig købsfaktura fra grossisten med dit CVR-nummer skal ligge i systemet, mens en almindelig kvittering fra tanken eller byggemarkedet uden dine oplysninger ikke skal. Kvitteringen er stadig et bilag, som skal gemmes i 5 år – så læg den også i systemet. Det er den nemmeste måde at gemme den på.

Eksempel: En skadedyrsbekæmper køber rottefælder hos sin faste leverandør på faktura med CVR-nummer og tanker bilen på en tankstation. Fakturaen skal ligge i bogføringssystemet. Tankkvitteringen skal gemmes, og hun fotograferer den ind i systemet samme dag.

Papirbilag, der kun findes fysisk og vedrører køb eller salg uden for Danmark, er undtaget. Kassestrimler fra et salgsregistreringssystem er også undtaget.

Kilder:[10] Retsinformation[5] Erhvervsstyrelsen

Må du bruge et regneark eller et gratis regnskabsprogram?

Under grænsen på 300.000 kr. må du bogføre i et regneark, hvis du overholder bogføringslovens øvrige krav. Over grænsen kan et almindeligt regneark ikke opfylde kravene. Et gratis program er lovligt, hvis netop den version er registreret eller opfylder kravene til et eget system. Prisen afgør ikke sagen.

Et regneark kan ikke låse bogførte posteringer, tage sikkerhedskopi hos en uafhængig part eller sende e-fakturaer via NemHandel. Erhvervsstyrelsen skriver derfor, at virksomheder med manuel bogføring, fx i Excel, skal begynde at bogføre digitalt eller få en ekstern bogholder til det.

Loven kræver ikke, at systemet koster noget. Markedsføres et program som gratis, så tjek det på samme måde som et betalt: Står netop den version i fortegnelsen med et FOB-nummer, og kan den gemme bilag, afstemme banken og sende e-faktura? Har udbyderen flere versioner, skal det fremgå tydeligt, hvilke der kan bruges som registreret system.

Vælg system efter dit arbejde: Kan det læse bilag fra telefonen, hente banklinjer, sende fakturaer og holde styr på moms, sparer det tid hver måned. Servicebrain anbefaler ingen bestemte programmer.

Kilder:[5] Erhvervsstyrelsen[6] Virksomhedsguiden / Erhvervsstyrelsen[8] Retsinformation

Beskriv dine bogføringsprocedurer

Er du omfattet af kravet om digital bogføring, skal du også have en skriftlig beskrivelse af, hvordan du bogfører løbende, hvordan du opbevarer regnskabsmaterialet, og hvem der har ansvaret. For en lille virksomhed er det typisk en halv side, og Erhvervsstyrelsen har en skabelon, der er nok for de fleste.

Kravet står i bogføringslovens § 6 og gælder de samme virksomheder som kravet om digital bogføring: selskaber med pligt til årsrapport og personligt ejede virksomheder over 300.000 kr. to indkomstår i træk. Beskrivelsen er en del af regnskabsmaterialet, skal holdes opdateret og kan blive krævet udleveret ved en kontrol.

1. Skriv, hvornår du bogfører, fx hver fredag, og at bilag fotograferes ind samme dag.
2. Skriv, hvilket system du bruger, og hvor bilag og sikkerhedskopi ligger.
3. Skriv, hvordan du opbevarer det, der ikke ligger i systemet, fx kontrakter og årsregnskaber.
4. Skriv, hvem der har ansvaret – dig selv, en ansat eller en bogholder.
5. Opdatér beskrivelsen, når du skifter system eller bogholder.

Kilder:[11] Virksomhedsguiden[5] Erhvervsstyrelsen[1] Retsinformation

Hvad sker der, hvis du ikke bogfører digitalt?

Erhvervsstyrelsen fører en risikobaseret kontrol. Opdager styrelsen, at du ikke bogfører digitalt, får du som regel et påbud om at gøre det inden for en frist. Følger du påbuddet, sker der typisk ikke mere. Store eller langvarige overtrædelser kan give bøde – for små virksomheder vejledende fra 10.000 kr.

Ligger omsætningen kun lidt over grænsen, nøjes Erhvervsstyrelsen ifølge vejledningen med et påbud. Har virksomheden i flere år ligget væsentligt over grænsen uden at bogføre digitalt, anmelder styrelsen sagen til politiet. Retten fastsætter bøden ud fra omsætning, grovhed, varighed og gentagelse.

Et selskab, der ikke efterkommer et påbud efter en kontrol, kan i sidste ende blive tvangsopløst af skifteretten. Følger en virksomhed ikke et påbud om at lovliggøre sit system, kan Erhvervsstyrelsen også påbyde den at bruge et registreret system.

Kilder:[5] Erhvervsstyrelsen[1] Retsinformation