Bilag: Dokumentationen for en postering i bogføringen, fx en købsfaktura, en kvittering, en salgsfaktura eller et kontoudtog. Hver registrering skal kunne dokumenteres med et bilag, der som minimum viser dato og beløb.
Bilag skal gemmes i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører, og må gerne gemmes digitalt. Tag et billede af kvitteringen fra byggemarkedet eller tanken med det samme, så den ikke forsvinder i bilen.
Figur
Bilag i tal
- opbevaring fra regnskabsårets udgang
- 5 år
- omsætning to år i træk
- 300.000 kr.
- Så skal en enkeltmandsvirksomhed bogføre digitalt
- fradrag for repræsentation
- 25 %
- Skriv anledningen på bilaget
Eksempel
En VVS-installatør køber fittings og en cirkulationspumpe hos grossisten på vej til en kunde. Kvitteringen bliver fotograferet i bilen og mærket med sagsnummeret i bogføringsappen, så materialerne både kommer med på kundens faktura og i regnskabet. Bilaget får et fortløbende bilagsnummer og bogføres samme uge, selv om grossistens faktura først skal betales næste måned.
Typiske fejl
- At blande private og erhvervsmæssige køb på samme kvittering uden at markere, hvad der er privat.
- At lade kvitteringer på termopapir ligge, til teksten er blegnet og ikke kan læses.
Spørgsmål og svar
Skal jeg bruge et digitalt bogføringssystem?
Ja, hvis du driver et selskab, eller hvis din enkeltmandsvirksomhed har haft en omsætning på over 300.000 kr. to år i træk. Er du under grænsen, er et bogføringsprogram stadig den nemmeste måde at holde styr på bilagene og finde dem igen.
Hvad gør jeg, hvis jeg har mistet en kvittering?
Bed leverandøren om en kopi af fakturaen. Har du købt på en kundekonto, ligger den ofte i leverandørens webshop. Gem kopien som bilag med et kort notat om, hvad købet vedrører. Et kontoudtog viser kun, at du har betalt – ikke hvad du har købt.
Hvad skal jeg skrive på bilaget for en forretningsfrokost?
Skriv anledningen, fx hvilken kunde eller aftale frokosten handlede om. Udgifter til repræsentation kan kun trækkes 25 % fra, og notatet er din dokumentation for, at udgiften var erhvervsmæssig. Skriv det med det samme, mens du husker detaljerne.
Citér: “Bilag”, Servicebrains ordbog, servicebrain.org/ordbog/bilag