Nøglehåndtering: Rutiner for at opbevare, udlevere, registrere og returnere kunders nøgler, nøglebrikker, portkoder og alarmkoder. God nøglehåndtering beskytter kunden mod indbrud og virksomheden mod mistanke, hvis noget forsvinder.
Mærk nøgler med et nummer i stedet for navn og adresse, log hvem der har hvilken nøgle, og opbevar koder adskilt fra nøglerne. Tjek, at din forsikring dækker nøgler i din varetægt.
Figur
Fire rutiner for kundernes nøgler
- Nummer, ikke adresseEn finder ved ikke, hvor den hører til
- NøglekvitteringNår du får den, og når den leveres tilbage
- UdleveringslogHvem havde nøglen, og hvornår
- ForsikringDækker nøgler i din varetægt
Eksempel
En rengøringsassistent opdager efter en arbejdsdag, at nøglen til en kundes hoveddør mangler. Nøglerne er kun mærket med et nummer, så en finder kan ikke se, hvor den hører til. Rengøringsfirmaet ringer til kunden samme aften, aftaler at få låsen omstillet og anmelder tabet til forsikringsselskabet. Udleveringsloggen viser, hvem der havde nøglen, og hvornår den blev taget med ud.
Typiske fejl
- At lade kundenøgler ligge i bilen natten over.
- At give en ny medarbejder alle nøgler og koder fra første dag i stedet for kun dem, dagens opgaver kræver.
- At glemme at levere nøglen tilbage og slette koden, når en kunde stopper.
Spørgsmål og svar
Skal kunden skrive under, når jeg får en nøgle?
Ja, det er en god idé. En nøglekvittering med nøglens nummer, antal nøgler, dato og begge parters underskrift viser, hvad du har modtaget. Lav en tilsvarende kvittering, når nøglen bliver leveret tilbage, så der ikke opstår tvivl, når aftalen slutter.
Er en nøgleboks et godt alternativ til at opbevare kundens nøgle?
Det kan det være, fordi nøglen så ikke skal opbevares hos dig. Aftal, at kunden selv vælger og skifter koden, og at du kun bruger den på de dage, du kommer. Placér boksen, så den ikke kan ses fra vejen, og få kunden til at tjekke, at forsikringen accepterer løsningen.
Citér: “Nøglehåndtering”, Servicebrains ordbog, servicebrain.org/ordbog/noeglehaandtering