Ombooking: Flytning af et planlagt besøg til et nyt tidspunkt, fordi kunden, vejret eller virksomheden kræver det. Ombookinger påvirker hele ruten, så de bør håndteres efter faste regler for varsel, prioritering og besked til kunden.
Skriv i dine betingelser, hvor sent kunden kan flytte eller aflyse uden betaling, og brug områdedageneOmrådedage Planlægningsprincip, hvor bestemte dage er reserveret til bestemte geografiske områder, fx den nordlige del af byen om tirsdagen., når du finder den nye tid.
Figur
En regnvejrsuge for en maler
- MandagPrognosen viser regnFacaden flyttes – kunden får besked straks
- TirsdagIndendørs opgaveFra ventelisten, i samme område
- TorsdagFacaden males
Eksempel
En maler skal male facaden hos en privat kunde tirsdag, men prognosen viser regn hele dagen. Om mandagen flytter maleren opgaven til torsdag og giver kunden besked med det samme. Tirsdag bliver i stedet brugt på et værelse indendørs hos en kunde i samme område, som stod på ventelisten til at blive rykket frem. Kalenderen er fuld, selv om vejret ikke er med.
Typiske fejl
- At flytte en kunde uden at give besked, fordi det kun drejer sig om en dag.
- At fordele nye tider efter, hvem der råber højest, i stedet for efter faste regler.
- At fylde en ledig plads med en opgave langt væk, så kørslen koster mere, end opgaven giver.
- At have hverken venteliste eller fleksible opgaver klar, så en aflysning efterlader et hul i kalenderen.
Spørgsmål og svar
Skal vinduespudsning aflyses, når det regner?
Ikke nødvendigvis. Let regn ødelægger sjældent resultatet, men kraftig regn, storm og glatføre går ud over både kvaliteten og sikkerheden på stigen. Skriv i dine betingelser, hvornår du kommer alligevel, og hvornår besøget bliver flyttet, så kunderne ved, hvad de kan forvente.
Hvordan finder jeg en ny tid, der ikke ødelægger ruten?
Tilbyd kunden to eller tre tider på dage, hvor du alligevel er i området, i stedet for at spørge, hvornår det passer. Hold en venteliste over kunder, der gerne vil rykkes frem, så en aflysning kan fyldes. Registrér årsagen til hver ombooking, så du kan se mønstre.
Citér: “Ombooking”, Servicebrains ordbog, servicebrain.org/ordbog/ombooking