Kundekartotek: Samlet oversigt over kunder med kontaktoplysninger, adresser, aftaler, besøgshistorik og særlige forhold som adgang og husdyr. Kartoteket kan være et system eller et regneark og er grundlaget for planlægning, fakturering og opfølgning.
Kundekartoteket indeholder personoplysninger, og du er dataansvarligDataansvarlig Den virksomhed eller person, der afgør, hvorfor og hvordan personoplysninger behandles. for dem. Gem kun det nødvendige, begræns adgangen, og slet oplysninger, du ikke længere har brug for.
Figur
Du er dataansvarlig for kartoteket
- Begræns adgangenMontøren ser kun dagens kunder
- DatabehandleraftaleMed systemleverandøren
- Slet det unødvendigeKoder og adgangsnoter
- Anmeld brudOm muligt inden 72 timer
Eksempel
Et VVS-firma samler kunderne i et feltservicesystem: adresse, installationer, tidligere besøg, koder til nøglebokseNøglehåndtering Rutiner for at opbevare, udlevere, registrere og returnere kunders nøgler, nøglebrikker, portkoder og alarmkoder. og en note om en hund i baghaven. Montørerne ser kun de kunder, de skal ud til den dag. Firmaet har en databehandleraftaleDatabehandleraftale Skriftlig aftale mellem en dataansvarlig og en databehandler – fx en systemleverandør – der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne. med systemleverandøren, og en gang om året sletter kontoret koder og adgangsnoter hos kunder, der er stoppet.
Typiske fejl
- At gemme koder og nøglenoter i et regneark, som alle medarbejdere kan åbne.
- At lade hver medarbejder føre sin egen kundeliste på telefonen.
- At skrive nedsættende bemærkninger om kunder i noterne.
- Ikke at opdatere kartoteket, når en kunde flytter eller opsiger aftalen.
Spørgsmål og svar
Skal jeg have en databehandleraftale med leverandøren af mit kundesystem?
Ja. Når leverandøren opbevarer dine kundeoplysninger på dine vegne, er leverandøren databehandler, og det er dit ansvar som dataansvarlig, at aftalen bliver lavet. Du skal også holde øje med, at den bliver overholdt. Bed om leverandørens aftale, før du lægger kunderne ind.
Hvad gør jeg, hvis en telefon eller computer med kundekartoteket bliver stjålet?
Anmeld bruddet til Datatilsynet via virk.dk uden unødig forsinkelse og om muligt inden 72 timer, medmindre det er usandsynligt, at det giver en risiko for kunderne. Spær enheden, skift adgangskoder, og skriv ned, hvad der er sket.
Hvor længe må jeg gemme oplysninger om tidligere kunder?
Så længe du har et formål med dem. Bogføringsloven kræver, at visse oplysninger om kunder gemmes i 5 år. Noter om nøgler, koder og husdyr hos kunder, der er stoppet, har du normalt ikke længere brug for, så dem bør du slette.
Citér: “Kundekartotek”, Servicebrains ordbog, servicebrain.org/ordbog/kundekartotek