Sådan vælger du et feltservice-system

Har du overhovedet brug for et system endnu?

Et fælles regneark og en delt kalender kan række langt, når du er alene. Et feltservice-systemFeltservice-system Software til virksomheder, der udfører arbejde ude hos kunderne. begynder typisk at betale sig, når du har mange tilbagevendende kunder eller flere medarbejdere, eller når fakturering og planlægning tager flere timer om ugen. Regn timerne om til kroner, og sammenlign med systemets pris.

Typiske tegn på, at tiden er inde: opgaver, der bliver glemt, dobbeltbookinger, fakturaer, der bliver sendt for sent, og at kun én person ved, hvad der skal ske i morgen.

Regn den samlede pris over tre år: abonnement pr. bruger, opstart, sms-beskeder, betalingsgebyrer og den tid, det tager at flytte data og lære systemet. En gratis version kan være nok i starten, men tjek, at du kan eksportere dine data, og at du kan få en databehandleraftaleDatabehandleraftale Skriftlig aftale mellem en dataansvarlig og en databehandler – fx en systemleverandør – der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne..

Hvad kan en app til håndværkere og servicefag?

En app til håndværkere og servicefag samler dagens opgaver, kundens adresse og historik, tidsregistreringArbejdstidsregistrering Arbejdsgiverens registrering af de ansattes daglige arbejdstid., fotos og noter, materialer og fakturagrundlag på telefonen. Kontoret eller ejeren planlægger og fakturerer fra samme data. Du behøver ikke alle funktioner – vælg dem, der fjerner dobbeltarbejde i din egen hverdag.

Funktionerne er stort set de samme på tværs af fag, men vægten er forskellig. Tabellen viser, hvad hver funktion løser, og hvor den typisk betyder mest.

Skal medarbejderne registrere arbejdstid i appen?

Har du ansatte, skal du siden 1. juli 2024 have et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, der registrerer hver medarbejders daglige arbejdstid. Medarbejderne skal kunne se deres egne registreringer, og du skal gemme dem i 5 år. Loven kræver ikke en app – men en app er den nemmeste måde at gøre det på.

Registreringen skal vise den daglige arbejdstid, så det kan kontrolleres, at reglerne om hviletidHviletid Den sammenhængende fritid, en ansat skal have mellem to arbejdsperioder. og højst 48 timers gennemsnitlig ugentlig arbejdstid overholdes. Pligten gælder for ansatte – ikke for dig som selvstændig ejer.

Tidsregistrering til fakturering er noget andet end arbejdstidsregistrering. Et godt system klarer begge dele på én gang: Medarbejderen starter og stopper opgaven, og timerne bruges både til lønnen, til fakturaen og til registreringen af arbejdstid.

Kilder:[1] Retsinformation

Kortlæg arbejdsgangen før produktdemoen

Skriv de vigtigste trin fra ny henvendelse til afsluttet betaling. Markér alle steder, hvor data kopieres, nogen skal ringes op, eller en kollega skal huske næste skridt. Det er de brud, et nyt system skal løse. Tag listen med til demoen, og bed leverandøren vise netop de trin.

1. Henvendelse: Hvor kommer forespørgsler ind, og hvem svarer?
2. Tilbud: Hvordan beregnes, sendes og følges tilbud op?
3. Planlægning: Hvordan kommer opgaven i kalenderen og på ruten?
4. Udførelse: Hvad skal medarbejderen se, registrere og fotografere?
5. Fakturering og betaling: Hvordan bliver udført arbejde til en faktura?

Ni spørgsmål til leverandøren

Stil de samme ni spørgsmål til hver leverandør, og få svarene demonstreret på dine egne data – ikke bare bekræftet i en salgssamtale. Et ja tæller først, når du selv har set funktionen virke. Læg særlig vægt på eksport af data: Den gør et senere skifte muligt.

• Kan medarbejderen forstå dagens plan på mobilen uden oplæring?
• Kan gentagne opgaver ændres uden dobbeltarbejde?
• Hvordan håndteres ruter, tidsvinduer og akutte opgaver?
• Kan kunden automatisk få besked om tid og ændringer?
• Følger billeder og noter den konkrete opgave?
• Kan fakturagrundlaget dannes direkte fra udført arbejde?
• Findes der integrationer til det regnskabs- og betalingssystem, du bruger?
• Kan alle data eksporteres i et brugbart format, hvis du vil skifte?
• Hvem hjælper – og hvor hurtigt – når standardflowet ikke passer?

Scor systemerne ens

Giv hvert system point fra 1 til 5 på de samme kriterier, og vægt kriterierne efter, hvad der betyder mest for din virksomhed. Så bliver valget en sammenligning af dine behov – ikke af salgspræsentationer. Gang point med vægt, og læg sammen. Den højeste total vinder, medmindre systemet mangler noget, du ikke kan undvære.

Test med rigtige opgaver

Test systemet i en prøveperiodePrøvetid En aftalt periode på højst 3 måneder i starten af en funktionæransættelse, hvor opsigelsesvarslerne er kortere. med et lille team og et udsnit af dine almindelige opgaver. Prøv både en normal dag og en dag med ændringer. Værdien viser sig først, når planen skal ændres klokken 10.30, fordi en kunde melder afbud, og en akut opgave kommer ind.

Lad de medarbejdere, der skal bruge systemet hver dag, være med i testen. Spørg dem efter en uge: Hvad tog længere tid end før, og hvad blev lettere?

Beskyt kundernes data

Et feltservice-system indeholder kundernes navne, adresser og ofte billeder fra deres hjem. Leverandøren er derfor typisk databehandler, og du skal have en databehandleraftale med leverandøren. Spørg, hvor data opbevares, hvem der har adgang, og hvordan data slettes, når du stopper.

Aftal også internt, hvem der må se hvad, og hvordan billeder og noter slettes, når de ikke længere er nødvendige.

Kilder:[2] Datatilsynet

Vælg det system, medarbejderne bruger

Det mest omfattende system giver ingen værdi, hvis registreringen stadig sker på papir eller i beskeder. Mobiloplevelsen og antallet af nødvendige klik bør vægte mindst lige så højt som rapporterne på kontoret. Spørg medarbejderne fra testen, hvilket system de helst vil bruge, og tag svaret alvorligt.

Planlæg overgangen: Flyt kunder og faste aftaler først, kør begge systemer parallelt i en kort periode, og sæt en dato, hvor det gamle stoppes.