GDPR for servicevirksomheder: kundedata, nøgler og alarmkoder

Hvilke kundedata har du?

En personoplysning er enhver information, der kan forbindes til en person – også når det kun kan ske ved at kombinere den med andre oplysninger. Navne, adresser, telefonnumre, ordrehistorik og billeder med personer er personoplysninger. Start med et overblik over, hvad du har, hvor det ligger, og hvorfor du har det.

For en typisk servicevirksomhed er listen kort, men den ligger ofte flere steder: i et kundesystem, i telefonens kontakter og sms-tråde, i regnskabsprogrammet, i en mappe med billeder og på nøglevedhæng i bilen.

Nogle oplysninger kræver ekstra omhu, selv om de juridisk er almindelige personoplysninger. En alarmkode eller en nøgle med navn og adresse giver adgang til et hjem. Og noter kan ved et uheld blive følsomme: 'Kunden er syg, gå stille ind' er en helbredsoplysning, som en lille virksomhed typisk kun må registrere med kundens samtykke. Skriv hellere 'ring på to gange'.

Kilder:[1] Datatilsynet[2] Datatilsynet

Skal du have samtykke fra kunderne?

Nej, ikke til at levere det, kunden har bestilt. Du må bruge kundens oplysninger, når det er nødvendigt for at opfylde aftalen, når en lov kræver det, eller når du har en god grund, der ikke er til gene for kunden. Samtykke skal du derimod have til markedsføring som nyhedsbreveNyhedsbrev Mail eller sms, som virksomheden sender til en liste af kunder og interesserede med nyheder, sæsontilbud og gode råd. og tilbud på sms.

Det samme gælder, når du deler oplysninger med fx en materialeleverandør eller en underentreprenørUnderleverandør En anden virksomhed, der udfører hele eller dele af en opgave, som du har påtaget dig over for kunden., fordi det er nødvendigt for at levere den aftalte ydelse.

Til markedsføring gælder både databeskyttelsesreglerne og markedsføringslovensMarkedsføringsloven Loven om, hvordan virksomheder må markedsføre sig. spamforbud, som har sin egen undtagelse for egne kunder. Bed ikke om samtykke til noget, du alligevel må – det skaber forvirring, og kunden kan trække samtykket tilbage.

Kilder:[3] Datatilsynet[4] Forbrugerombudsmanden

Hvad skal der stå i din privatlivspolitik?

Kunden skal vide, hvilke oplysninger du har, hvad du bruger dem til, hvor længe du gemmer dem, og hvem du deler dem med. Får du oplysningerne fra kunden selv, skal kunden have besked med det samme. Det nemmeste er en kort privatlivspolitikPrivatlivspolitik Tekst, typisk på hjemmesiden, der forklarer, hvilke personoplysninger virksomheden behandler, hvorfor, hvor længe de gemmes, hvem de deles med, og hvilke rettigheder personen har. på hjemmesiden, som du linker til i tilbud og ordrebekræftelseOrdrebekræftelse Skriftlig bekræftelse af en indgået aftale med ydelse, pris, tidspunkt og vilkår..

Får du oplysninger fra en anden end kunden selv – fx når en udlejer giver dig lejerens telefonnummer – skal lejeren have besked hurtigst muligt og senest inden for en måned. Datatilsynet har et eksempel på en persondatapolitik for en lille virksomhed, som du kan bruge som skabelon.

1. Hvem du er: firmanavn, CVR-nummerCVR-nummer Et ottecifret nummer, der entydigt identificerer en virksomhed i Det Centrale Virksomhedsregister. og kontaktoplysninger.
2. Hvilke oplysninger du har: kontaktoplysninger, adresse, besøgshistorik, fakturaer og evt. nøgler og adgangsoplysninger.
3. Hvorfor og på hvilket grundlag: levering af den aftalte ydelse, bogføring og samtykke til eventuel markedsføring.
4. Hvem du deler dem med: fx systemleverandør, sms-udbyder, regnskabsprogram, revisor og underleverandører.
5. Hvor længe du gemmer dem: fx fakturaer i 5 år og øvrige oplysninger, indtil kundeforholdet er slut, og behovet er væk.
6. Kundens rettigheder: indsigt, rettelse, sletning – og retten til at klage til Datatilsynet.

Kilder:[5] Datatilsynet

Hvor længe må du gemme oplysningerne?

Kun så længe du har brug for dem. Fakturaer og andet regnskabsmateriale skal du gemme i 5 år fra udgangen af regnskabsåret. Oplysninger om kunder, der er holdt op med at købe, skal slettes efter en periode, du selv fastsætter – 2 år uden køb er et vejledende eksempel.

Et eksempel: En faktura fra marts 2026 hører til regnskabsåret 2026, når dit regnskabsår følger kalenderåret. Den skal gemmes til og med 31. december 2031.

Der er ingen faste slettefrister i databeskyttelsesreglerne. Fastsæt dine egne ud fra dit fag, skriv dem ned, og følg dem – en fornuftig frist, du overholder, er bedre end en perfekt frist, du glemmer.

Alarmkoder er det tydeligste eksempel: Der er ingen grund til at gemme en kode en dag længere end aftalen.

Kilder:[6] Datatilsynet

Hvilke leverandører skal du have databehandleraftale med?

Med alle, der opbevarer eller behandler dine kunders oplysninger for dig: kundesystem, planlægningsværktøj, sms-tjeneste, mail, cloudlagring og regnskabsprogram. De er databehandlere. Du er stadig ansvarlig for, at behandlingen er lovlig – også hos dem – så vælg leverandører, der kan dokumentere deres sikkerhed.

De fleste systemleverandører har en standardaftale, som du accepterer ved oprettelsen eller kan hente i indstillingerne. Gem aftalerne samlet, fx i én mappe, så du har overblikket.

En revisor eller en samarbejdspartner, der selv bestemmer, hvad de gør med oplysningerne, er ikke databehandler, men selvstændigt dataansvarlig. Så skal kunden have besked om det i din privatlivspolitik.

• Kundesystem eller feltservice-system
• Sms- og mailtjeneste til påmindelser
• Regnskabs- og fakturaprogram
• Mail, kalender og cloudlagring af billeder
• Tjeneste, der sender anmodninger om anmeldelser

Kilder:[7] Datatilsynet[8] Datatilsynet

Sådan beskytter du nøgler og alarmkoder

Sæt aldrig kundens navn eller adresse på et nøglevedhæng. Brug nummererede vedhæng, lås nøglerne inde, og gem alarmkoder i et system med personligt login – ikke i sms-tråde eller på papir i bilen. Kun de medarbejdere, der skal bruge dem, må have adgang.

Papirer og udstyr, der efterlades uden opsyn – fx i bilen – kan føre til brud på persondatasikkerheden. Kombinationen af en nøgle og en adresse er præcis det, en tyv har brug for. Hold derfor nøglen og oplysningen om, hvor den passer, adskilt.

Luk en medarbejders adgang til systemer og nøgler samme dag, som vedkommende stopper, og tilbyd kunden at skifte alarmkode.

1. Giv hver nøgle et nummer, og hav koblingen til adressen i systemet – ikke på vedhænget.
2. Opbevar nøgler i et låst skab eller en nøgleboks, og lad dem aldrig ligge synligt i bilen.
3. Før en nøglelog: hvem har hvilken nøgle, og hvornår er den udleveret og afleveret.
4. Gem alarmkoder i et system med personligt login og totrinsbekræftelse.
5. Lås telefoner og tablets med kode, og slå kryptering og fjernsletning til.
6. Aftal skriftligt med kunden, hvordan nøgler og koder håndteres, og hvad der sker ved tab.

Kilder:[9] Datatilsynet

Hvad gør du, hvis data eller nøgler bliver væk?

Et tabt nøglebundt med adresser, en stjålen telefon eller en mail til den forkerte kan være et brud på persondatasikkerheden. Anmeld det til Datatilsynet via Virk.dk uden unødig forsinkelse og om muligt inden 72 timer – medmindre det er usandsynligt, at bruddet er en risiko for kunderne.

Dokumentér alle brud internt, også dem, du ikke anmelder: hvad der skete, hvad det betød, og hvad du gjorde. Er risikoen for kunderne høj – fx fordi både nøgle og alarmkode til samme hjem er forsvundet – skal du også give de berørte kunder besked, så de kan skifte lås eller kode.

Opdager din systemleverandør et brud, skal leverandøren give dig besked uden unødig forsinkelse. Det er dig, der anmelder. Download en kopi af anmeldelsen på Virk.dk, når du har sendt den – den er dit bevis.

1. Begræns skaden: spær telefonen, skift adgangskoder, og kontakt kunden om lås og alarm.
2. Notér, hvornår du opdagede bruddet – fristen løber derfra.
3. Vurdér risikoen: hvilke oplysninger, hvor mange kunder, og kan de misbruges?
4. Anmeld via Virk.dk inden 72 timer, medmindre en risiko er usandsynlig.
5. Giv kunderne direkte besked, hvis risikoen er høj.
6. Dokumentér bruddet og dine tiltag.

Kilder:[10] Datatilsynet[11] Datatilsynet

Hvordan svarer du på en anmodning om indsigt?

Svar inden for en måned – også hvis du siger nej. Kunden har ret til at se sine oplysninger, få forkerte rettet og i visse tilfælde få dem slettet. Oplysninger, du skal gemme efter bogføringsloven, må du ikke slette, før fristen er udløbet.

Sæt en påmindelse i kalenderen, så snart henvendelsen kommer, og regn med 28 dage, så du også når det i februar. Led alle steder: system, mail, sms-tråde, billedmapper og hos dine leverandører.

Før du sender materialet, så tjek, at det ikke indeholder oplysninger om andre – fx en ruteliste med naboernes adresser.

Kilder:[12] Datatilsynet