Ordrebekræftelse: Skriftlig bekræftelse af en indgået aftale med ydelse, pris, tidspunkt og vilkår. Efter aftaleloven gælder et svar, der afviger fra tilbuddet med tillæg, forbehold eller begrænsninger, som et afslag og et nyt tilbud.
Sammenlign altid ordrebekræftelsen med tilbuddet og kundens accept, før du sender den, så I er enige om, hvad der er aftalt.
Figur
Før du sender ordrebekræftelsen
- 1TilbudYdelse, pris og vilkår
- Kundens accept
- Sammenlign de toEr der tillæg eller forbehold?
- Send bekræftelsenYdelse, pris, tidspunkt og vilkårAfviger den fra tilbuddet? Det er et nyt tilbudFå kundens OK, før opgaven planlægges
Eksempel
En kunde accepterer et tilbud på rensning af tagrender og beder samtidig om at få renset nedløbsrørene. Firmaet sender en ordrebekræftelse, der gentager tilbuddet, tilføjer nedløbsrørene med pris og nævner dagen for besøget. Fordi bekræftelsen afviger fra tilbuddet, beder firmaet kunden svare 'OK' på mailen, før opgaven sættes i kalenderen.
Typiske fejl
- At sende en standardbekræftelse, der ikke matcher det aftalte.
- At tilføje nye vilkår i bekræftelsen og tro, at kunden har accepteret dem.
- At glemme at bekræfte ændringer, der aftales mundtligt på stedet.
Spørgsmål og svar
Skal jeg sende en ordrebekræftelse til private kunder?
Ja, når aftalen er indgået ved fjernsalg, fx på telefon, mail eller hjemmeside. Så skal kunden have en bekræftelse på et varigt medium inden for rimelig tid og senest, før arbejdet begynder. Ved aftaler indgået hjemme hos kunden skal kunden have en kopi eller bekræftelse af aftalen.
Hvad sker der, hvis bekræftelsen afviger fra kundens bestilling?
En bekræftelse med tillæg eller forbehold i forhold til bestillingen er som udgangspunkt et nyt tilbud, som kunden skal acceptere. Går du ud fra, at bekræftelsen stemmer, og må kunden indse det, skal kunden protestere uden ugrundet ophold – ellers gælder bekræftelsens indhold.
Citér: “Ordrebekræftelse”, Servicebrains ordbog, servicebrain.org/ordbog/ordrebekraeftelse