Oplysningspligt: Pligten til at fortælle kunder, ansatte og andre, at du behandler oplysninger om dem, hvad oplysningerne bruges til, og hvor længe de gemmes. Får du oplysningerne fra personen selv, skal informationen gives, når du modtager dem.
Informationen skal være let at forstå. Den kan med fordel samles i en privatlivspolitikPrivatlivspolitik Tekst, typisk på hjemmesiden, der forklarer, hvilke personoplysninger virksomheden behandler, hvorfor, hvor længe de gemmes, hvem de deles med, og hvilke rettigheder personen har. på hjemmesiden, som du linker til, når en ny kunde afgiver sine oplysninger.
Figur
Hvornår skal du informere?
| Fra personen selvFx ny kunde i telefonen | Fra en andenFx beboerliste fra en administrator | |
|---|---|---|
| Frist | Når du modtager dem | Hurtigst muligt, senest inden for en måned |
| Enkel løsning | Link i ordrebekræftelsen | Seddel eller sms med link |
Eksempel
Et rengøringsfirma får en ny kunde over telefonen: navn, adresse, en nøgleaftale og en note om, at der er en kat. Samme dag sender kontoret en ordrebekræftelseOrdrebekræftelse Skriftlig bekræftelse af en indgået aftale med ydelse, pris, tidspunkt og vilkår. med link til privatlivspolitikken. Den fortæller, hvad oplysningerne bruges til, at nøgleaftalen slettes, når kunden stopper, og at fakturaer gemmes, så længe bogføringslovenBogføringsloven Loven om, hvordan virksomheder skal registrere deres transaktioner og opbevare bilag og andet regnskabsmateriale. kræver det.
Typiske fejl
- At tro, at oplysningspligten kun gælder hjemmesidens besøgende.
- At skrive, hvad oplysningerne bruges til, men ikke hvor længe de gemmes.
- At linke til en tekst, der ikke passer til det, du faktisk gør med oplysningerne.
Spørgsmål og svar
Hvad hvis jeg får oplysningerne fra en anden end personen selv?
Så skal du informere personen hurtigst muligt og senest inden for en måned. Det sker fx, når en ejendomsadministrator sender en beboerliste til viceværtfirmaet. En kort seddel eller sms med link til privatlivspolitikken er en enkel måde at gøre det på.
Gælder oplysningspligten også over for mine ansatte?
Ja. Medarbejderne skal vide, hvilke oplysninger du har om dem, fx løn, kørekort og kontaktoplysninger, hvad de bruges til, og hvor længe de gemmes. Giv informationen, når du modtager oplysningerne, typisk ved ansættelsen.
Citér: “Oplysningspligt”, Servicebrains ordbog, servicebrain.org/ordbog/oplysningspligt