Databehandleraftale: Skriftlig aftale mellem en dataansvarlig og en databehandler – fx en systemleverandør – der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne. Aftalen fastlægger, hvilken instruks leverandøren skal følge, og hvordan oplysningerne beskyttes.
Bruger du et kundesystem, et planlægningsværktøj eller en regnskabsløsning i skyen, skal du som udgangspunkt have en databehandleraftale med leverandøren.
Figur
Før kundelisten flytter ind i et nyt system
- Har du accepteret leverandørens databehandleraftale?
- Hvor opbevares data?
- Hvem hos leverandøren har adgang?
- Hvordan slettes data, hvis samarbejdet ophører?
- Er aftalen gemt med din øvrige dokumentation?
- Gennemgår du leverandørens sikkerhed én gang om året?
Eksempel
En haveservice skifter til et nyt planlægningssystem i skyen. Før kundelisten importeres, accepterer ejeren leverandørens databehandleraftale og tjekker, hvor data opbevares, hvem hos leverandøren der har adgang, og hvordan data slettes, hvis samarbejdet ophører. Aftalen gemmes sammen med virksomhedens øvrige dokumentation for databeskyttelse.
Typiske fejl
- At bruge gratis apps til kundelister uden at vide, hvem der behandler data.
- At glemme aftalen, når et nyt system eller en ny app tages i brug.
- At kræve en databehandleraftale af en håndværker, der blot reparerer en printer – aftalen skal handle om behandling af personoplysninger.
Spørgsmål og svar
Findes der en skabelon til en databehandleraftale?
Ja. Datatilsynet har en skabelon til en standard-databehandleraftale på dansk og engelsk. De fleste systemleverandører har deres egen aftale, som du accepterer ved oprettelsen. Læs den igennem, og gem en kopi, så du kan finde den, hvis der opstår et problem.
Er det nok at have en underskrevet databehandleraftale?
Nej. Som dataansvarlig skal du også føre et vist tilsyn med, at databehandleren overholder aftalen, herunder de aftalte sikkerhedsforanstaltninger. For en lille virksomhed kan det fx være at gennemgå leverandørens revisionserklæring eller sikkerhedsbeskrivelse én gang om året.
Citér: “Databehandleraftale”, Servicebrains ordbog, servicebrain.org/ordbog/databehandleraftale