Sagsstyring: Software, der følger en opgave som en sag fra tilbud til faktura: timer, materialer, fotos, kvalitetssikring og efterkalkulation samles på sagen, så intet skal tastes to gange. Bruges især af håndværkere og anlægsgartnere, der arbejder i sager frem for faste besøg.
Forskellen til et feltservice-system er arbejdets form: Sagsstyring er bygget til sager med tilbud, materialer og efterkalkulation; et feltservice-system til mange korte, gentagne besøg på ruter. Mange systemer kan lidt af begge dele.
Figur
En sag fra tilbud til efterkalkulation
- 1TilbudTimer, materialer og pris
- 2Accept bliver til sagKunden siger ja – sagen oprettes
- 3Timer og materialerRegistreres i appen på sagen
- 4Fotos og KSDokumentation og kvalitetssikring
- 5Faktura og efterkalkulationHoldt prisen?
Eksempel
En tømrer får accept på et tilbud om nyt køkken. Tilbuddet bliver til en sag, svendene registrerer timer og varer fra grossistens katalog i appen, tager fotos af skjulte installationer og udfylder KS-skemaet. Til sidst bliver sagen til en faktura, og efterkalkulationen viser, om timerne holdt.
Typiske fejl
- At registrere materialer bagefter i stedet for på sagen – så forsvinder varer fra fakturaen.
- At vælge et system uden KS-skemaer, når virksomheden har autorisation og skal have et kvalitetsledelsessystem.
- At regne med prisen for én bruger, når svende og lærlinge også skal bruge appen.
- At glemme at spørge, hvordan data kommer ud igen, hvis du skifter system.
Spørgsmål og svar
Findes der et gratis sagsstyringssystem?
Ja, enkelte systemer har en gratis version til 1–2 brugere eller et begrænset antal sager ifølge leverandørerne. De passer til den helt lille virksomhed; se grænserne i oversigten over software til håndværkere.
Kan man bruge Excel til sagsstyring?
I starten, ja: ét ark pr. sag med timer, materialer og tilbudspris. Det holder, så længe du er alene og har få sager ad gangen. Med medarbejdere i marken bliver det svært at få timer og materialer ind i tide – det er her, et system med app betaler sig.
Kan sagsstyring kobles til e-conomic?
De fleste danske sagsstyringssystemer kan sende fakturaer til e-conomic og andre regnskabsprogrammer ifølge leverandørerne. Spørg, hvad der overføres – fakturaer, kunder, betalinger – og om det sker automatisk.
Citér: “Sagsstyring”, Servicebrains ordbog, servicebrain.org/ordbog/sagsstyring