Software og apps til servicevirksomheder og håndværkere

Om oversigten

Listen er alfabetisk, og ingen systemer er rangeret. Alle er beskrevet med samme skabelon og kun ud fra deres egne sider, med den dato vi læste dem. Priserne er dem, leverandøren viste – ekskl. moms, medmindre andet står.

Hvilken slags system har du brug for?

Har du faste kunder, der besøges med faste intervaller – fx vinduespolering, rengøring eller ejendomsservice – er et feltservice-system med abonnementer og ruter det naturlige valg. Arbejder du i sager med tilbud, timer og materialer, som i håndværk, passer sags- og ordrestyring bedre. Tidsregistrering, ruteplanlægning og regnskab kan købes hver for sig eller følge med.

Mange små virksomheder starter med et regnskabsprogram og en delt kalender. Et fagsystem begynder typisk at betale sig, når kunderne bliver mange, der kommer medarbejdere til, eller fakturering og planlægning tager flere timer om ugen.

Feltservice-systemer til faste kunder og ruter

Feltservice-systemerne samler kundekartotek, faste intervaller, kalender, ruter, kundebeskeder og faktura. De fleste i oversigten er danske og bygget til vinduespolering, rengøring eller ejendomsservice; nogle er generelle.

Sammenlign på det, der koster tid i din hverdag: Kan systemet lægge faste besøg ind automatisk og samle dem i ruter? Kan medarbejderne se dagens opgaver på telefonen? Og hvordan kommer fakturaerne over i regnskabsprogrammet?

Sags- og ordrestyring til håndværkere

Sagsstyringssystemerne til håndværk følger en sag fra tilbud til faktura: timer, materialer fra grossisternes kataloger, fotos, kvalitetssikring (KLS) og efterkalkulation. Flere har en gratis eller billig version til de mindste virksomheder.

Arbejder du med autorisation (el, VVS, kloak), skal dit kvalitetsledelsessystem kunne dokumenteres. Spørg, om systemet har KLS-skemaer til dit fag, eller om du skal bruge et separat værktøj.

Tidsregistrering

Har du ansatte, skal deres daglige arbejdstid registreres i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system. Et rent tidsregistreringssystem klarer det; mange feltservice- og sagssystemer har det indbygget.

Kilder:[1] Retsinformation

Ruteplanlægning

Til en dag med få stop er et gratis kort nok. Med mange stop, flere biler eller aftalte tidsrum hos kunderne sparer et ruteprogram eller et feltservice-system med ruteoptimering tid.

Regnskabsprogrammer, som fagsystemerne sender fakturaer til

Næsten alle fagsystemer sender fakturaer videre til et regnskabsprogram. Vælg fagsystemet først, og tjek derefter, at det kan tale med dit regnskabsprogram.

Kørebog, online booking og vagtplan

Tre slags apps løser en enkelt opgave hver: kørebogen dokumenterer erhvervskørsel, online booking lader kunden bestille selv, og vagtplanen fordeler vagter og timer. Nogle feltservice-systemer har dele af det indbygget – tjek det, før du køber en ekstra app.

Lønsystemer

Når du får ansatte, skal lønnen beregnes, indberettes og udbetales. Lønsystemerne tager enten betaling pr. lønseddel uden abonnement eller et abonnement efter antal medarbejdere plus en pris pr. lønseddel. Skattestyrelsens gratis LetLøn kan beregne og indberette, men laver ikke lønsedler.

GPS og flådestyring

En GPS-tracker pr. bil og et abonnement viser, hvor bilerne er, og kan ofte føre kørebogen. Prisen består af enheden – købt eller lejet – og et abonnement pr. bil; bindingen varierer fra ingen til flere år.

Hvad koster et system?

Prisen spænder fra gratis planer til flere tusinde kroner om måneden. 22 af systemerne i oversigten har en gratis plan eller gratis version: Anmeld Håndværker, Billy (Shine Regnskab), Book.dk, Danløn-appen, Dinero, Driversnote, Google Kalender (tidsplan for aftaler), Google Maps, Handyhand, LetLøn (Skattestyrelsen), Mileage Book, Minuba, Planway, Previsto, RouteXL, Routific, Salary, SimpelVagtplan.dk, SimplyBook.me, SimplySag, Spoke Route Planner (Circuit), Workfeed. De fleste andre koster et par hundrede kroner pr. bruger om måneden ekskl. moms.

Regn den samlede pris over tre år: abonnement pr. bruger, opstart, sms, betalingsgebyrer og den tid, det tager at flytte kunderne over og lære systemet. Et dyrere system kan være billigere, hvis det sparer flere timers administration om ugen.

1. Tæl timerne om ugen, du bruger på planlægning, beskeder og faktura.
2. Gang med din timepris – det er, hvad administrationen koster dig.
3. Træk systemets pris fra, inklusive sms og opstart.
4. Vælg det system, hvor regnestykket holder med dine egne tal – ikke leverandørens.