GPS i firmabilen: må du spore bilen og medarbejderne?

Må en arbejdsgiver GPS-spore firmabilen?

Ja, når der er et sagligt formål, og sporingen ikke er mere omfattende end nødvendigt. Datatilsynet nævner at planlægge og optimere kørselsruter, at overvåge transport af personer eller varer og hensynet til medarbejdernes sikkerhed. GPS i en firmabil er kontrol af medarbejderne, så databeskyttelsesreglerne gælder.

En GPS i bilen registrerer, hvor bilen er, og dermed hvor medarbejderen er. Det er en behandling af personoplysninger, og den kræver et grundlag. Er kontrollen omfattet af en kollektiv aftale om kontrolforanstaltninger – fx DA og LO's aftale – er grundlaget databeskyttelseslovens § 12, stk. 1. Ellers er det for en privat arbejdsgiver en legitim interesse efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Uanset grundlaget skal kontrollen være saglig og proportional: Du skal kunne sige, hvorfor du har brug for GPS'en, og du må ikke registrere mere, end formålet kræver. En skadedyrsbekæmper med servicebesøg over hele regionen kan fx have brug for at se bilernes placering for at give det næste akutte udkald til den nærmeste. Et VVS-firma, der kun vil vide, om bilen er kommet hjem, har brug for langt mindre.

Kilder:[1] Datatilsynet[2] Datatilsynet

Hvad skal medarbejderne vide, før GPS'en tændes?

Senest når GPS-overvågningen etableres, skal medarbejderne have at vide, hvad formålet er, hvad der registreres, og hvad oplysningerne bruges til. Informationen skal være let at finde og skrevet i et klart og enkelt sprog. Er I omfattet af en overenskomst, kan der også gælde særlige regler om, hvordan og hvornår kontrollen skal varsles.

Det er GDPR's oplysningspligt, der gælder her. En kort skriftlig GPS-politik, som alle får udleveret, og som ligger sammen med personalehåndbogen eller ansættelseskontrakten, er den nemmeste måde at vise, at medarbejderne har fået besked.

Datatilsynet peger på DA og LO's aftale om kontrolforanstaltninger og lignende aftaler, som har deres egne regler for, hvordan medarbejderne skal underrettes. Er virksomheden medlem af en arbejdsgiverorganisation eller omfattet af en overenskomst, så tjek aftalens regler om varsel, før GPS'en tages i brug.

1. Formålet: fx ruteplanlægning, dokumentation af udførte besøg eller medarbejdernes sikkerhed.
2. Hvad der registreres: bilens position, tidspunkt, hastighed eller kørte km – og hvor ofte.
3. Hvornår: kun i arbejdstiden, og hvordan GPS'en slås fra ved privat kørsel.
4. Hvem der kan se oplysningerne, og hvad de må bruges til – og hvad de ikke må bruges til.
5. Hvor længe oplysningerne gemmes, og hvornår de slettes.
6. Medarbejderens ret til indsigt i sine egne oplysninger, og hvem man kan spørge.

Kilder:[1] Datatilsynet

GPS i en gulpladebil og i en firmabil med privat kørsel

Det afgørende er, om bilen må bruges privat. Er privat brug tilladt, skal medarbejderen kunne slå GPS-overvågningen fra, når bilen bruges i privat øjemed. En varebil på gule plader må som udgangspunkt kun bruges erhvervsmæssigt, men fx på et dagsbevis bruges den privat – og så gælder det samme.

En varebil på gule plader må køre hjem op til 25 gange om året, når den skal bruges erhvervsmæssigt dagen efter, og der kan købes højst 20 dagsbeviser pr. bil pr. kalenderår til privat kørsel. En personbil på hvide plader, som medarbejderen har til rådighed privat, er fri bil – og der er privat kørsel en del af aftalen.

Datatilsynet skelner ikke mellem pladerne. Reglen er, at en arbejdsgiver, der tillader privat brug af et køretøj, skal sørge for, at den ansatte kan slukke GPS-overvågningen, når bilen bruges privat. Aftal på forhånd, hvordan det gøres – fx en knap i bilen eller en funktion i appen – og at en slukket GPS i fritiden ikke er noget, medarbejderen skal forklare.

Kilder:[1] Datatilsynet[3] Motorstyrelsen

Må du bruge GPS-data til at kontrollere en medarbejder?

Kun til det formål, medarbejderne har fået besked om. Oplysninger, der er indsamlet til ruteplanlægning, må ikke bruges på en måde, der er uforenelig med det formål – fx til at overvåge chaufførens adfærd eller opholdssted. Vil du bruge dem til et nyt formål, skal medarbejderen have besked om det nye formål, før du gør det.

Det er reglen om viderebehandling i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 4 og artikel 13, stk. 3. Datatilsynets eksempel er en alarm, der er sat op for at forebygge indbrud. Har arbejdsgiveren en konkret mistanke om, at en medarbejder ikke overholder sin arbejdstid, og vil bruge alarmloggen til at undersøge det, skal medarbejderen først have besked. Det samme gælder GPS-data.

Arbejdsgiveren må gerne registrere og kontrollere, hvornår medarbejderne kommer og går, for at håndhæve den aftalte arbejdstid – fx med nøglekort eller alarmsystemet – når medarbejderne på en klar måde har fået at vide, at det sker. Fingeraftryk må derimod ikke bruges til at registrere, hvornår medarbejderne møder og går.

Kun i særlige tilfælde kan en arbejdsgiver undlade at give besked om en konkret kontrol – når beskeden sandsynligvis ville gøre det umuligt at opfylde formålet. Det er undtagelsen, ikke udgangspunktet.

Kilder:[1] Datatilsynet

Tidsregistreringsapp med GPS: gælder de samme regler?

En app, der registrerer arbejdstid og samtidig gemmer medarbejderens position, er kontrol af medarbejderne. Reglerne er de samme som for GPS i bilen: sagligt formål, besked senest ved start og mulighed for at slå GPS'en fra uden for arbejdstiden. Arbejdstidsloven kræver ikke GPS – en timeseddel på papir er også lovlig.

Siden 1. juli 2024 skal arbejdsgivere registrere de ansattes daglige arbejdstid, men loven giver frit valg af metode. Mange apps til tidsregistrering, løn og planlægning kan registrere position ved start og stop. Det kan være praktisk for en anlægsgartner med hold på flere adresser, men det er ikke et krav, og en medarbejder, der skriver start og slut selv, overholder også loven.

Servicebrains udgiver står også bag feltservice-systemet Clientflow. Vi nævner ingen systemer ved navn, men stil de samme spørgsmål til alle: Kan GPS'en slås fra uden for arbejdstiden? Registreres position hele tiden eller kun ved start og stop? Hvem kan se oplysningerne? Kan de slettes efter jeres egen frist? Og kan I få en databehandleraftale?

Kilder:[1] Datatilsynet

GPS som kørebog og dokumentation for kunderne

En GPS-kørebog er fin som kørebog, når den gemmer de samme oplysninger som en kørebog på papir – også formålet med hver tur, som GPS'en ikke selv kan vide. GPS-data kan også dokumentere over for en kunde, hvornår et besøg blev udført, fx ved snerydning. Kører medarbejdere bilen, gælder reglerne om kontrol stadig.

Kører du selv som ejer i din egen bil, er en GPS-kørebog blot et værktøj til dit regnskab. Kørebogen skal gemmes sammen med regnskabet i 5 år fra udgangen af regnskabsåret.

Bruger du GPS til at dokumentere udførte besøg – fx en ejendomsservice, der skal kunne vise en boligforening, hvornår der blev ryddet sne, eller et vinduespudserfirma, der skal vise, at en erhvervskunde fik sit besøg – så skriv det formål i GPS-politikken. Så er det et formål, medarbejderne kender, og ikke en ny brug af data, de ikke har hørt om.

Hvor længe må du gemme GPS-data?

Kun så længe du har brug for dem til formålet. Databeskyttelsesreglerne har ingen faste slettefrister, så du fastsætter selv en frist og skriver den i GPS-politikken. Bruger du GPS-data som kørebog eller bilag i regnskabet, skal de gemmes i 5 år fra udgangen af regnskabsåret.

Positioner, der kun bruges til at planlægge dagens ruter, har du sjældent brug for ret længe. Data, der dokumenterer en udført opgave, kan du have brug for, indtil kunden ikke længere kan klage. Skriv fristen for hver type data ned, og sørg for, at systemet faktisk sletter efter den.

Kilder:[4] Datatilsynet

Sådan indfører du GPS i firmabilerne

Beslut formålet, vælg den mindst indgribende løsning, skriv en kort GPS-politik, giv medarbejderne den, før GPS'en tændes, og sørg for, at GPS'en kan slås fra ved privat kørsel. Tjek din overenskomst for regler om varsel, og få en databehandleraftale med leverandøren.

1. Skriv formålet ned i én sætning, fx ”at give akutte udkald til den nærmeste bil”.
2. Vælg den mindst indgribende løsning, der opfylder formålet – fx kun position i arbejdstiden eller kun km og tidspunkter.
3. Tjek, om virksomheden er omfattet af en overenskomst eller en aftale om kontrolforanstaltninger, og hvad den siger om varsel.
4. Skriv en kort GPS-politik: formål, hvad der registreres, hvornår, hvem der ser data, hvor længe de gemmes, og hvordan GPS'en slås fra ved privat kørsel.
5. Giv politikken til alle, der kører i bilerne, før GPS'en tændes – og til nye medarbejdere, når de starter.
6. Få en databehandleraftale med leverandøren af GPS-løsningen, og slet data efter den frist, du har skrevet.

Kilder:[1] Datatilsynet