Tidsregistrering af arbejdstid: loven og sådan gør du i praksis

Skal du registrere dine medarbejderes arbejdstid?

Ja. Siden 1. juli 2024 skal alle arbejdsgivere registrere den daglige arbejdstid for hver ansat. Det gælder fuldtid og deltid, timelønnede, sæsonansatte og lærlinge – også i en enkeltmandsvirksomhed med én ansat. Kun medarbejdere, der selv styrer deres arbejdstid, og hvor det står i kontrakten, kan være undtaget.

Kravet kom med en ændring af arbejdstidsloven, der gennemfører en dom fra EU-Domstolen fra 2019. Formålet er at kunne kontrollere, at medarbejderne ikke arbejder mere end 48 timer om ugen i gennemsnit, og at de får deres daglige hvile på 11 timer og et fridøgn om ugen.

Loven gælder for lønmodtagere. Du som ejer er ikke omfattet af registreringen for din egen tid, og det er en underleverandør med eget CVR-nummer heller ikke. En ægtefælle eller et barn, der er ansat og får løn, er lønmodtager og skal registreres som alle andre.

Kilder:[1] Retsinformation (Beskæftigelsesministeriet)[2] Beskæftigelsesministeriet

Hvad kræver loven af registreringen?

Systemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt og kunne måle den daglige arbejdstid for hver enkelt ansat. Medarbejderen skal kunne se sine egne registreringer. Tallene skal gemmes i 5 år efter udløbet af den referenceperiode på 4 måneder, som den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid beregnes over.

Kravene står i arbejdstidslovens § 4 b. Loven siger ikke, hvordan systemet skal se ud – Beskæftigelsesministeriet har lagt vægt på, at den enkelte arbejdsgiver selv kan finde en metode, der passer til virksomheden. Det afgørende er, at registreringen viser den faktiske arbejdstid og er ført løbende, ikke skrevet bagud for en hel måned.

Registreringen skal gøre det muligt at kontrollere tre regler: Den gennemsnitlige arbejdstid må højst være 48 timer om ugen inklusive overarbejde, beregnet over 4 måneder. Medarbejderen skal have mindst 11 sammenhængende timers hvile i døgnet. Og der skal være et fridøgn inden for hver periode på 7 døgn. Ferie og sygdom tæller neutralt i gennemsnittet.

Kilder:[1] Retsinformation (Beskæftigelsesministeriet)[3] Arbejdstilsynet[4] Arbejdstilsynet[2] Beskæftigelsesministeriet

Hvad skal registreres – og hvad ikke?

Det er nok at registrere den samlede arbejdstid pr. dag – ikke hvornår medarbejderen mødte og gik. Har medarbejderen en fast, aftalt arbejdstid, skal du kun registrere de dage, hvor tiden afviger, både når der arbejdes mere og mindre. Ulønnede pauser er ikke arbejdstid og skal ikke med.

Det følger af beskæftigelsesministerens svar under lovbehandlingen, som arbejdsgiverorganisationerne har gengivet. Et eksempel: Arbejder en rengøringsassistent fra 9 til 14 og igen fra 21 til 23.30, registreres 7,5 timer den dag. Mange vælger alligevel at registrere start og slut, fordi det gør det lettere at se, om de 11 timers hvile holder.

Kursus og rejser tæller med, når de er arbejdstid. Det samme gælder rådighedsvagt på arbejdsstedet. Er en vicevært på rådighedsvagt hjemme og bliver kaldt ud, er det tiden på udkaldet, der registreres.

Kørsel er det store spørgsmål i udkørende fag. Kørslen mellem kunderne i løbet af dagen er arbejde. For medarbejdere uden fast arbejdssted, der kører direkte hjemmefra til den første kunde og hjem fra den sidste, har EU-Domstolen fastslået, at kørslen er arbejdstid efter arbejdstidsdirektivet. Dommen siger ikke noget om, hvordan kørslen skal lønnes – det afgør aftalen og en eventuel overenskomst.

Kilder:[5] Kooperationen[6] EU-Domstolen[1] Retsinformation (Beskæftigelsesministeriet)

Hvem er undtaget fra tidsregistrering?

Medarbejdere, der selv tilrettelægger deres arbejdstid – typisk ledere og specialister med stor frihed – kan undtages, hvis det står i ansættelseskontrakten. En servicetekniker, der kører en planlagt rute, eller en rengøringsassistent med faste tider er normalt ikke selvtilrettelæggende og skal registreres.

Undtagelsen står i arbejdstidslovens § 1, stk. 6. Den gælder, når arbejdstidens længde ikke måles eller fastlægges på forhånd, eller når medarbejderen selv kan fastsætte den, fordi medarbejderen træffer selvstændige beslutninger eller har ledelsesfunktioner. Det skal fremgå af ansættelseskontrakten, at reglerne om pauser, 48-timers-reglen og natarbejde ikke gælder. Så er medarbejderen også undtaget fra registreringen.

Begrebet er ikke skarpt defineret, og det vurderes konkret. Lovbemærkningerne nævner højtstående ledere, visse eksperter og medarbejdere med betydelig frihed i arbejdet. I en lille servicevirksomhed kan det måske være en driftsleder, der selv planlægger sin tid – men sjældent en medarbejder, hvis dag er lagt i kalenderen af andre.

Unge under 18 år er ikke undtaget. For dem gælder der strammere regler om arbejdstid og hvile, så registreringen er ekstra vigtig.

Kilder:[1] Retsinformation (Beskæftigelsesministeriet)[5] Kooperationen

Papir, regneark eller app: sådan gør du i praksis

Du vælger selv metoden. En timeseddel på papir, et regneark og en app til telefonen er alle lovlige, hvis registreringen er løbende, viser den faktiske tid, og medarbejderen kan se sine egne tal. I udkørende fag er en løsning, medarbejderen kan bruge fra telefonen ude hos kunden, den nemmeste at få brugt.

Start enkelt. Har du én eller to ansatte med faste tider, er et månedsskema, hvor kun afvigelserne skrives ned, ofte nok. Har medarbejderne skiftende dage med udkald og overarbejde, er en daglig timeseddel eller en app mere pålidelig. Servicebrains gratis skabelon har begge dele.

Mange tidsregistreringsapps, lønsystemer og feltservice-systemer kan registrere arbejdstid, og nogle bruger de samme timer til løn og fakturering. Servicebrains udgiver står også bag feltservice-systemet Clientflow. Vi nævner ingen systemer ved navn, men stil de samme spørgsmål til alle: Kan medarbejderen selv se sine tal? Kan ændringer ses bagefter? Kan data eksporteres, så de kan gemmes i 5 år, også hvis I skifter system?

Bruger appen GPS eller registrerer den, hvor medarbejderen er, er det kontrol af medarbejderne. Datatilsynet kræver, at medarbejderne senest når kontrollen indføres, får at vide, hvad formålet er, og hvad der registreres. Er privat kørsel i firmabilen tilladt, skal medarbejderen kunne slå GPS-overvågningen fra ved privat brug. Er I omfattet af en overenskomst, kan der også være regler om varsling af kontrolforanstaltninger.

Kilder:[2] Beskæftigelsesministeriet[7] Datatilsynet

Hvor længe skal registreringerne gemmes?

I 5 år efter udløbet af den periode, som den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid beregnes over – normalt 4 måneder. Bruger du faste perioder på 4 måneder, skal registreringerne for januar til april 2026 altså gemmes til og med april 2031. Det gælder også for medarbejdere, der er stoppet.

Gem registreringerne et sted, hvor de ikke forsvinder, når en medarbejder stopper, eller I skifter app. Et fast eksport hvert kvartal til en mappe med jeres regnskab er en enkel løsning. Papirsedler kan scannes, så længe kopien er læselig.

Registreringerne indeholder personoplysninger. Giv kun adgang til dem, der skal bruge dem, og slet dem, når de 5 år er gået, medmindre du har en anden grund til at gemme dem, fx lønregnskabet.

Kilder:[1] Retsinformation (Beskæftigelsesministeriet)[5] Kooperationen

Hvad sker der, hvis du ikke registrerer arbejdstiden?

Der er ingen bøde eller godtgørelse alene for at mangle en registrering. Men uden registrering har du svært ved at bevise, at reglerne om 48 timer, pauser og hvile er overholdt. Mener en medarbejder, at rettighederne er krænket, kan manglende registrering tale imod dig, og en krænkelse kan give medarbejderen en godtgørelse.

Godtgørelsen står i arbejdstidslovens § 8. Arbejdstilsynet fører tilsyn med hvileperiode og fridøgn og kan bede om at se registreringerne, fx hvis der er mistanke om, at en medarbejder ikke har fået sine 11 timers hvile.

Et eksempel: En skadedyrsbekæmper bliver kaldt ud til rotter i en kælder kl. 22 og er færdig kl. 23.30. Starter han næste morgen kl. 7 på den faste rute, har han kun haft 7,5 timers hvile. Med en registrering kan firmaet se det og flytte morgenens første opgave (eksempel).

Kilder:[1] Retsinformation (Beskæftigelsesministeriet)[8] Arbejdstilsynet[5] Kooperationen

Overenskomst og tidsregistrering

Pligten til at registrere gælder også, når medarbejderen er dækket af en overenskomst. Overenskomsten kan have sine egne regler om arbejdstid, overarbejde og varsling af kontrol, så tjek den, før du vælger metode. Uden overenskomst aftaler du arbejdstiden i ansættelseskontrakten inden for lovens rammer.

Overenskomsterne i de udkørende fag regulerer blandt andet den normale ugentlige arbejdstid, overarbejde, afspadsering og tillæg. Registreringen er grundlaget for at kunne beregne alt det rigtigt – og for at kunne svare, hvis fagforeningen spørger.

Overenskomster i fagene står på Servicebrains fagsider. Listen står i alfabetisk rækkefølge efter fag.

• Ejendomsservice: overenskomst og ansættelse.
• Håndværk: elektriker-, maler-, murer-, tømrer- og VVS-overenskomsten.
• Haveservice: overenskomst og ansættelse for anlægsgartnere.
• Rengøring: overenskomst og ansættelse.
• Skadedyrsbekæmpelse: overenskomst og ansættelse.
• Vinduespolering: overenskomst og ansættelse.

Kom i gang: tidsregistrering i fem trin

Beslut metoden, skriv den faste arbejdstid ned for hver medarbejder, og fortæl medarbejderne, hvordan og hvornår de registrerer. Tjek hver uge, at 11 timers hvile og fridøgnet holder, og hver måned, at gennemsnittet højst er 48 timer. Gem det hele i 5 år.

Travle perioder må gerne udlignes af roligere. En haveservice, hvor en medarbejder arbejder 52 timer om ugen i 8 travle uger og 40 timer i de følgende 9 uger, ligger på ca. 45,6 timer i gennemsnit over de 17 uger (eksempeltal) – under grænsen på 48 timer. Men det kan kun vises, hvis timerne er registreret.

Akkord ændrer ikke på pligten. En vinduespudser på akkord skal også have sin arbejdstid registreret, selv om lønnen beregnes efter antal vinduer.

1. Vælg metode: timeseddel, regneark eller app. Brug gerne den gratis skabelon til at starte.
2. Skriv den aftalte arbejdstid ned for hver medarbejder, fx i ansættelseskontrakten eller vagtplanen.
3. Lav en kort instruks: Registrér samme dag, skriv den samlede tid eller afvigelsen, og skriv, hvis der var udkald eller kursus.
4. Tjek hver uge hvile og fridøgn, og hver måned gennemsnittet over de seneste 4 måneder.
5. Gem registreringerne samlet hvert kvartal, så de kan findes i 5 år.