Lønseddel og lønsystem: krav, eksempler og sådan kører du løn i en lille servicevirksomhed

Hvad skal en lønseddel indeholde?

Efter kildeskattebekendtgørelsens § 28 skal lønsedlen mindst vise lønbeløbet, perioden, den A-skat og det am-bidrag, du har trukket, og dit navn, din adresse og dit CVR- eller SE-nummer. En god lønseddel viser også medarbejderens navn, timer og satser, ATP, pension, feriepenge, skattekort, nettoløn og datoen, hvor pengene står på kontoen.

Loven stiller kun få krav, fordi lønsedlen i første omgang er medarbejderens dokumentation for den skat, arbejdsgiveren har trukket. Resten af indholdet følger af god praksis, af ansættelsesbeviset og ofte af overenskomsten, som kan kræve, at timer, tillæg og pension står specificeret. Virksomhedsguidens liste over, hvad en lønseddel skal indeholde, svarer til den sidste kolonne i tabellen.

Tommelfingerreglen er enkel: Medarbejderen skal kunne regne lønsedlen efter. Står der 140 timer à 180 kr., skal bruttolønnen være 25.200 kr., og hvert fradrag skal have sin egen linje.

Kilder:[1] Retsinformation (Skatteministeriet)[2] Virksomhedsguiden

Hvornår og hvordan skal lønsedlen gives?

Lønsedlen skal gives ved hver lønudbetaling – hver måned ved månedsløn, hver 14. dag ved 14-dagesløn. Den skal være skriftlig, men må gerne sendes digitalt, fx til medarbejderens digitale postkasse, hvis medarbejderen har fået besked på forhånd, kan gemme eller udskrive den, og ingen andre kan læse den.

Betingelserne for den digitale lønseddel står i § 28, stk. 2: Du skal på forhånd give medarbejderen besked om, at lønsedlerne fremover kommer digitalt og hvor. Medarbejderen skal kunne videresende eller udskrive dem. Og kun medarbejderen må have adgang. En lønseddel sendt som almindelig vedhæftet fil i en e-mail opfylder normalt ikke kravet om, at ingen uvedkommende kan få adgang.

Du skal også føre et lønregnskab med særskilte konti, så løn og indeholdt skat kan lægges sammen for hver ansat (§ 26). Lønregnskabet er en del af virksomhedens regnskab og skal gemmes i 5 år fra udgangen af regnskabsåret.

Hvad lønnen er, og hvornår den udbetales, aftales i ansættelsesbeviset. Har medarbejderen skiftende timer, er tidsregistreringen grundlaget for timerne på lønsedlen.

Kilder:[1] Retsinformation (Skatteministeriet)

Lønseddel eksempel: rengøringsassistent på timeløn

En rengøringsassistent arbejder 140 timer i september til 180 kr. i timen. Bruttolønnen er 25.200 kr. Efter 99 kr. i ATP, 2.008 kr. i am-bidrag og 7.065 kr. i A-skat får hun 16.028 kr. udbetalt. Feriepengene på 12,5 % går til FerieKonto og udbetales, når hun holder ferie (eksempeltal).

Tallene er et regneeksempel med en trækprocent på 38 % og et fradrag på 4.500 kr. om måneden på hovedkortet. Timelønnen ligger over overenskomstens startløn for rengøring, men firmaet i eksemplet har ingen overenskomst og derfor ingen pensionsordning.

Rækkefølgen er den samme på alle lønsedler: Først trækkes medarbejderens egen ATP og eventuelt eget pensionsbidrag. Af resten beregnes 8 % am-bidrag. A-skatten beregnes af beløbet efter am-bidrag og fradrag med trækprocenten fra eSkattekortet.

Feriepengene er 12,5 % af lønnen, dvs. 3.150 kr. Af dem trækkes 252 kr. i am-bidrag og 1.101 kr. i A-skat, og de 1.797 kr. indberettes og betales til FerieKonto. Beløbet står på lønsedlen, men udbetales ikke med lønnen. Firmaet betaler desuden 198 kr. i ATP oven i lønnen.

Kilder:[3] Skattestyrelsen[4] borger.dk[5] Virk / FerieKonto

Lønseddel eksempel: tømrer med overenskomst og pension

En tømrer på Bygningsoverenskomsten arbejder 150 timer til 200 kr. i timen: 30.000 kr. brutto. Hans eget pensionsbidrag på 2 % er 600 kr., ATP 99 kr., am-bidrag 2.344 kr. og A-skat 8.534 kr. Han får 18.423 kr. udbetalt. Firmaet betaler 11 % i pension, 3.300 kr., oven i lønnen (eksempeltal).

Pensionen i håndværksoverenskomsterne er 13 %: 11 % fra arbejdsgiveren og 2 % fra medarbejderen. Medarbejderens del trækkes fra før am-bidrag og A-skat på lønsedlen. Am-bidraget af selve pensionsindbetalingen trækker pensionsselskabet, så det skal ikke med på lønsedlen.

Overenskomsten giver ofte flere linjer end her, fx søgnehelligdags- og fritvalgsbetaling, tillæg og akkord. De står på fagsiderne for den enkelte overenskomst. En vinduespudser på akkord eller en skadedyrsbekæmper med udkaldstillæg får samme opbygning – bare med flere lønlinjer øverst.

Samme trækprocent og fradrag som i eksemplet ovenfor: 38 % og 4.500 kr. om måneden.

Kilder:[6] Skattestyrelsen[4] borger.dk

A-skat, am-bidrag og eSkattekort

Du trækker 8 % i am-bidrag og A-skat efter medarbejderens eSkattekort. Med hovedkort bruger du fradraget og trækprocenten; med bikort er der ingen fradrag. Har du ikke et skattekort for medarbejderen, skal du trække 55 % af lønnen uden fradrag.

Du får medarbejderens eSkattekort via eIndkomst, LetLøn eller dit lønsystem, når du har oprettet medarbejderen. Medarbejderen bestemmer selv, hvilket job hovedkortet bruges til. Bruger en studerende allerede hovedkortet på sin SU, skal du bruge bikortet.

Skattekortet oplyser trækprocenten og fradraget pr. lønperiode, fx pr. måned. Medarbejderen kan skriftligt bede dig trække en højere trækprocent, men kun én gang om året.

Kilder:[3] Skattestyrelsen[7] Skattestyrelsen[8] Skattestyrelsen

Indberetning i eIndkomst: frister for A-skat og am-bidrag

Små og mellemstore virksomheder skal indberette lønnen i eIndkomst og betale A-skat og am-bidrag senest den 10. i måneden efter, lønnen er udbetalt. Store virksomheder – over 1 mio. kr. i A-skat eller 250.000 kr. i am-bidrag på 12 måneder – skal betale senest sidste bankdag i samme måned.

En lille servicevirksomhed med få ansatte er næsten altid registreret som SMV. Det står på registreringsbeviset i TastSelv Erhverv. Skattestyrelsen tjekker hvert år i november på grundlag af perioden 1. oktober–30. september, om registreringen skal ændres, og giver besked i den digitale postkasse.

Falder fristen på en lørdag, søndag eller helligdag, er den næste bankdag den sidste rettidige betalingsdag. Kommer indberetningen for sent, fastsætter Skattestyrelsen beløbet skønsmæssigt, og der kommer renter oveni.

Du skal være registreret som arbejdsgiver på virk.dk, før du kan indberette. Det skal ske senest otte dage efter den første lønudbetaling – men gør det, før medarbejderen starter.

Kilder:[9] Skattestyrelsen[10] Skattestyrelsen[11] Skattestyrelsen

ATP og bidragene via Samlet Betaling

ATP betales for medarbejdere, der arbejder mindst 9 timer om ugen. Ved månedsløn og mindst 117 timer er bidraget 297 kr. om måneden i 2026: 198 kr. fra dig og 99 kr. fra medarbejderen. ATP opkræves kvartalsvis via Samlet Betaling sammen med AUB, Barsel.dk og andre arbejdsgiverbidrag.

ATP indberettes sammen med lønnen i eIndkomst. Bidraget afhænger af timerne i lønperioden, og medarbejderens tredjedel står på lønsedlen som et fradrag. Arbejdsgiverens to tredjedele er en udgift for virksomheden.

Samlet Betaling opkræver i 2026 samlet 1.342,25 kr. pr. fuldtidsansat pr. kvartal til AUB, Barsel.dk, Lønmodtagernes Garantifond og Lønmodtagernes Feriemidler – oven i ATP. Regn beløbene med, når du regner på, hvad en medarbejder koster.

Kilder:[4] borger.dk[12] Virk / ATP

Feriepenge: timelønnede og funktionærer

Timelønnede får 12,5 % i feriepenge af lønnen. Du indberetter dem i eIndkomst hver lønperiode, trækker am-bidrag og A-skat og betaler nettobeløbet til FerieKonto – eller til den feriekasse, overenskomsten anviser. Funktionærer får løn under ferie og 1 % i ferietillæg; deres feriepenge indberettes kun, når de fratræder.

Har du ingen overenskomst, skal du vælge FerieKonto som feriepengeudbetaler. FerieKonto udbetaler pengene til medarbejderen, når ferien holdes. Er du omfattet af en overenskomst med garanti for feriepengene, kan de i stedet gå til en feriekasse eller udbetales af dig selv.

Fristen afhænger af lønperioden: Slutter lønperioden senest den 15., er fristen den sidste dag i samme måned. Slutter den senere – fx ved månedsløn – er fristen den 15. i måneden efter. Kommer betalingen for sent, opkræver FerieKonto renter.

En funktionær er ansat månedsvis og har ret til fuld løn på helligdage og sygedage. Han eller hun får løn under ferien og et ferietillæg på 1 %. Stopper funktionæren, indberetter du de optjente feriepenge som 12,5 % af lønnen for den ferie, der ikke er holdt.

Kilder:[5] Virk / FerieKonto[13] Skattestyrelsen[14] Retsinformation

Pension under overenskomst

Loven kræver kun ATP. Arbejdsmarkedspension følger af overenskomsten eller ansættelseskontrakten. Er du omfattet af en overenskomst, skal du indbetale den pension, den fastsætter – i håndværksoverenskomsterne 13 %, heraf 11 % fra arbejdsgiveren og 2 % fra medarbejderen.

Pensionen indbetales til det pensionsselskab, overenskomsten peger på. Medarbejderens andel trækkes på lønsedlen før skat, og arbejdsgiverens andel betales oven i lønnen. Satserne og optjeningsreglerne er forskellige fra fag til fag – nogle overenskomster har fx en gradvis indfasning for nye medarbejdere.

Overenskomsterne i de udkørende fag står på Servicebrains fagsider. Listen står i alfabetisk rækkefølge efter fag.

• Ejendomsservice: overenskomst og ansættelse.
• Håndværk: elektriker-, maler-, murer-, tømrer- og VVS-overenskomsten.
• Haveservice: overenskomst og ansættelse for anlægsgartnere.
• Rengøring: overenskomst og ansættelse.
• Skadedyrsbekæmpelse: overenskomst og ansættelse.
• Vinduespolering: overenskomst og ansættelse.

LetLøn, lønsystem eller revisor: sådan kører du lønnen

Du har tre muligheder: Skattestyrelsens gratis LetLøn, et lønsystem eller en revisor eller lønservice, der gør det for dig. LetLøn passer til få ansatte med enkel timeløn eller månedsløn uden pension. Med overenskomst, pension og tillæg er et lønsystem eller en lønservice som regel lettere. Pligterne er de samme, uanset hvad du vælger.

LetLøns beregningsordning regner am-bidrag, A-skat, ATP og feriepenge ud fra løn og timer, og du får et beregningssvar med den nettoløn, du selv skal overføre til medarbejderen. Svaret indeholder de tal, der normalt står på en lønseddel – selve lønsedlen skal du stadig sørge for, at medarbejderen får. LetLøn kan ikke beregne pension eller søn- og helligdagsbetaling, så den passer dårligt til de fleste overenskomster.

Et lønsystem regner lønnen, laver lønsedlen, indberetter til eIndkomst og sender pension og feriepenge videre. Nogle kan hente timerne direkte fra tidsregistreringen. Der findes mange lønsystemer, og nogle feltservice-systemer kan sende timer videre til dem. Servicebrains udgiver står også bag feltservice-systemet Clientflow. Vi nævner ingen systemer ved navn, men stil de samme spørgsmål til alle: Kan systemet din overenskomst? Hvad koster det pr. medarbejder og pr. lønkørsel? Kan medarbejderen se lønsedlen digitalt? Og kan data hentes ud, hvis du skifter?

En revisor, bogholder eller lønservice kan klare det hele mod et fast beløb pr. lønseddel. Det giver mening, hvis du har få ansatte, men mange tillæg, eller hvis du hellere vil bruge tiden hos kunderne. Du har stadig ansvaret for, at timerne er rigtige, og at fristerne holdes.

Kilder:[8] Skattestyrelsen[15] Skattestyrelsen[10] Skattestyrelsen

Kom i gang: den første lønkørsel

Registrér dig som arbejdsgiver, få ansættelsesbevis og tidsregistrering på plads, vælg LetLøn, lønsystem eller revisor, og hent medarbejderens eSkattekort. Beregn lønnen, giv lønsedlen, overfør nettolønnen, og indberet og betal A-skat og am-bidrag senest den 10. i måneden efter.

Lav en fast rytme: Timerne godkendes den sidste arbejdsdag i måneden, lønnen beregnes og udbetales, og indberetningen sker samme dag – så er fristen den 10. aldrig et problem. En ejendomsservice med tre månedslønnede og en haveservice med sæsonansatte på timeløn kan bruge samme rytme.

1. Registrér virksomheden som arbejdsgiver på virk.dk, før medarbejderen starter.
2. Skriv løn, tillæg, pension og udbetalingsdag i ansættelsesbeviset.
3. Vælg LetLøn, et lønsystem eller en revisor/lønservice, og opret medarbejderen, så du får eSkattekortet.
4. Registrér timerne løbende, og godkend dem ved lønperiodens slutning.
5. Beregn lønnen, lav lønsedlen, og overfør nettolønnen til medarbejderens NemKonto.
6. Indberet i eIndkomst og betal A-skat og am-bidrag senest den 10. i måneden efter (SMV).
7. Indberet og betal feriepenge for timelønnede, og betal pension efter overenskomsten.
8. Gem lønsedler og lønregnskab i 5 år fra udgangen af regnskabsåret.

Kilder:[10] Skattestyrelsen