Opsig en medarbejder: opsigelsesvarsel og regler for arbejdsgivere

Sådan opsiger du en medarbejder – trin for trin

Find det varsel, der gælder – efter funktionærloven, overenskomsten eller ansættelsesbeviset – og regn sidste arbejdsdag ud. Sørg for en saglig grund, og tjek, om medarbejderen har særlig beskyttelse. Hold en samtale, giv opsigelsen skriftligt, og få kvittering. Afregn løn og feriepenge, og få nøgler og udstyr retur.

Er virksomheden omfattet af en overenskomst, så ring til din arbejdsgiverorganisation, før du opsiger. Overenskomsterne har egne regler om varsel, form og tillidsrepræsentantens rolle, og organisationen kender dem.

1. Find ansættelsesbeviset frem. Det viser, om medarbejderen er funktionær, om en overenskomst gælder, og hvilket varsel I har aftalt.
2. Regn varslet ud fra ansættelsestiden, og find sidste arbejdsdag. For funktionærer løber varslet altid til udgangen af en måned.
3. Tjek grunden. Den skal kunne forklares med virksomhedens forhold, fx arbejdsmangel, eller med medarbejderens forhold, fx gentagne udeblivelser trods en skriftlig advarsel.
4. Tjek særlig beskyttelse: graviditet, barsel og anden orlov, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant og sygdom.
5. Hold en kort samtale, og giv opsigelsen skriftligt samme dag – på papir eller e-mail. Få medarbejderens underskrift på en kopi, eller gem dokumentation for, at den er modtaget.
6. Aftal opsigelsesperioden: arbejde eller fritstilling, ferie og aflevering af nøgler, kundernes koder, bil og værktøj.
7. Afregn sidste løn, feriepenge og andet til gode, og registrér fratrædelsesdatoen i lønsystemet.

Hvilket opsigelsesvarsel gælder?

Det afhænger af ansættelsen. Er medarbejderen funktionær, gælder funktionærlovens varsler. Er virksomheden omfattet af en overenskomst, gælder dens varsler for de medarbejdere, den dækker. Er ingen af delene tilfældet, gælder det varsel, I har aftalt i ansættelsesbeviset – loven fastsætter ikke selv et varsel for de øvrige ansatte.

Man er funktionær, når man arbejder mere end 8 timer om ugen i gennemsnit og har kontor-, handels- eller lagerarbejde, yder teknisk eller klinisk bistand eller leder andres arbejde. En kundekoordinator, en disponent eller en servicechef er typisk funktionær. En rengøringsassistent, en vinduespudser eller en VVS-montør, der udfører det praktiske arbejde hos kunderne, er det som udgangspunkt ikke.

I kan altid aftale bedre vilkår end loven og overenskomsten. Står der i ansættelsesbeviset, at opsigelse sker efter funktionærloven, gælder funktionærlovens varsler – også for en timelønnet servicemedarbejder.

Kilder:[1] Retsinformation

Opsigelsesvarsel efter funktionærloven

Du skal give en funktionær 1 måneds varsel i de første 6 måneder og 3 måneders varsel derefter. Varslet stiger med 1 måned for hvert tredje ansættelsesår, dog højst til 6 måneder. Det løber altid til udgangen af en måned, og opsigelsen skal være givet skriftligt senest den sidste dag i måneden, før varslet begynder.

Ansættelsestiden regnes frem til fratrædelsesdagen, så opsigelsesperioden tæller med. Derfor er varslet 4 måneder, når du opsiger efter mere end 2 år og 9 måneders ansættelse, 5 måneder efter mere end 5 år og 8 måneder og 6 måneder efter mere end 8 år og 7 måneder. 1 måneds varsel kan du kun bruge, hvis fratrædelsen sker inden for de første 6 måneder.

Eksempel: En kundekoordinator i et skadedyrsfirma har været ansat siden 1. juni 2023 og får opsigelsen 25. september 2026. Med godt 3 års ansættelse er varslet 4 måneder. Det begynder at løbe 1. oktober, så hun fratræder 31. januar 2027. Havde hun først fået opsigelsen 1. oktober, var fratrædelsen rykket til 28. februar 2027.

Har I aftalt prøvetid, kan du opsige med 14 dages varsel, så længe ansættelsen ikke varer ud over 3 måneder. Funktionæren skal selv give 1 måneds varsel til udgangen af en måned.

Beder funktionæren om det, skal du oplyse årsagen skriftligt. Efter opsigelsen skal en funktionær have fri uden løntræk til at søge nyt arbejde, men skal så vidt muligt lægge det, når det passer virksomheden.

Kilder:[1] Retsinformation[2] Lønmodtagernes Garantifond på borger.dk

Opsigelsesvarsler i overenskomsterne for service- og håndværksfag

Overenskomsterne har deres egne varsler, og i starten er de ofte kortere end funktionærlovens. Under Bygningsoverenskomsten er varslet 1 arbejdsdag de første 8 uger, og under VVS-overenskomsten er der intet varsel de første 9 måneder. Serviceoverenskomsten for rengøring når derimod op på 3 måneder efter 12 måneders ansættelse.

Tabellen viser arbejdsgiverens varsel i de overenskomster for 2025–2028, som Servicebrain har gennemgået. Tjek altid den overenskomst, din virksomhed faktisk er omfattet af – og dens regler om sygdom. Under Bygningsoverenskomsten kan en medarbejder med 4 måneders anciennitet fx ikke opsiges i de første 8 uger af et sygefravær.

De fleste af overenskomsterne kræver skriftlig opsigelse. Under Bygningsoverenskomsten kvitterer modtageren med sin underskrift, og under vinduespolereroverenskomsterne må en opsigelse i den første uge gives mundtligt.

Kilder:[3] 3F[4] 3F[5] TEKNIQ Arbejdsgiverne[6] Danske Malermestre[7] 3F[8] Dansk Erhverv[9] 3F[10] 3F[11] Blik- og Rørarbejderforbundet

Timelønnet uden overenskomst: det varsel, I har aftalt

Er medarbejderen hverken funktionær eller omfattet af en overenskomst, gælder det varsel, der står i ansættelsesbeviset. Loven fastsætter ikke selv et varsel for den gruppe. Opsigelsesvarslet er en af de oplysninger, ansættelsesbeviset skal indeholde senest 1 måned efter start – mangler det, har du også et problem med ansættelsesbeviset.

Mange små virksomheder aftaler funktionærlovens varsler for alle, også timelønnede. Det er enkelt, fordi der så er et kendt regelsæt at regne efter. Læs formuleringen: En henvisning til funktionærlovens § 2 dækker varslerne, ikke hele loven.

Står der intet om varsel, er der ingen fast regel at læne sig op ad, og en uenighed kan ende i en strid om, hvad der var et rimeligt varsel. Giv hellere et for langt end et for kort varsel, og ret ansættelsesbeviserne for de andre ansatte med det samme. Et mangelfuldt ansættelsesbevis kan udløse en godtgørelse på op til 13 ugers løn.

Kilder:[12] Retsinformation

Hvornår er en opsigelse usaglig?

En opsigelse af en funktionær med mindst 1 års ansættelse skal være rimeligt begrundet i funktionærens eller virksomhedens forhold. Er den ikke det, skal du betale en godtgørelse efter funktionærlovens § 2 b: højst løn for halvdelen af opsigelsesvarslet, dog op til 3 måneders løn, hvis funktionæren er fyldt 30 år, og op til 4 eller 6 måneders løn efter 10 og 15 års ansættelse.

Virksomhedens forhold er fx arbejdsmangel, tabet af en stor kunde eller en omlægning, hvor stillingen forsvinder. Medarbejderens forhold er fx gentagne udeblivelser, dårligt arbejde efter en skriftlig advarsel eller samarbejdsproblemer, I har talt om. Skriv advarsler og samtaler ned, så du kan vise grunden bagefter.

Godtgørelsen fastsættes ud fra ansættelsestiden og sagens øvrige omstændigheder, så beløbene er lofter, ikke takster. Reglen gælder også, hvis en funktionær bortvises uden grund.

For timelønnede under en overenskomst gælder ofte reglerne om urimelig afskedigelse i hovedaftalen mellem arbejdsgiverorganisationen og fagbevægelsen. Serviceoverenskomsten henviser fx til Hovedaftalens § 4, stk. 3, og beder medarbejderen om grunden, skal tillidsrepræsentanten også have den. For timelønnede uden overenskomst, der ikke er funktionærer, er der ingen lovregel om saglighed – men forbuddene mod forskelsbehandling og beskyttelsen ved graviditet og barsel gælder for alle.

Kilder:[1] Retsinformation[9] 3F

Hvem har særlig beskyttelse mod opsigelse?

Du må ikke opsige en medarbejder på grund af graviditet, barsel eller adoption, og opsiger du under graviditet eller orlov, skal du kunne bevise, at det ikke er grunden. Tillidsrepræsentanter kan kun afskediges af tvingende årsager, og arbejdsmiljørepræsentanter er beskyttet på samme måde. Ingen må opsiges på grund af fx alder, handicap eller etnisk oprindelse.

Beskyttelsen står i forskellige love og overenskomster. Her er dem, en lille servicevirksomhed oftest møder:

• Graviditet, barsel og adoption: Afskedigelsen kan underkendes, eller du skal betale en godtgørelse efter ansættelsestid og omstændigheder. Under graviditet og orlov gælder omvendt bevisbyrde, og har medarbejderen bedt om eller holdt orlov, har vedkommende krav på en skriftlig og fyldestgørende begrundelse (ligebehandlingslovens §§ 9 og 16). Det gælder også fædre og medmødre på orlov.
• Gravide funktionærer: Opsiger du en funktionær, før barselsorloven begynder, eller mens hun er på barsel frem til 14 uger efter fødslen, har hun ret til fuld løn i opsigelsesperioden (funktionærlovens § 7, stk. 4).
• Tillidsrepræsentanter: Reglerne står i overenskomsten. Under Serviceoverenskomsten kræver en afskedigelse tvingende årsager og et varsel på i alt 5 måneder – 6 måneder efter 5 år i hvervet – og sagen skal gå gennem arbejdsgiverorganisationen, før ansættelsen normalt kan afbrydes. Ved arbejdsmangel bortfalder det forlængede varsel.
• Arbejdsmiljørepræsentanter: De er beskyttet mod afskedigelse på samme måde som tillidsrepræsentanterne på området. Findes der ikke sådan en beskyttelse, har de et forlænget opsigelsesvarsel på 6 uger (arbejdsmiljølovens § 10).
• Sygdom: En funktionærs sygdom er lovligt forfald, så du kan ikke bortvise på grund af sygdommen. Om du kan opsige under sygdom, afhænger af funktionærloven, 120-dagesreglen og overenskomsten.
• Forskelsbehandling: Du må ikke opsige på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, kønsidentitet, kønsudtryk eller kønskarakteristika, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse (forskelsbehandlingslovens §§ 1–2).

Kilder:[13] Retsinformation[1] Retsinformation[9] 3F[14] Retsinformation[15] Retsinformation

Bortvisning eller opsigelse?

En opsigelse afslutter ansættelsen med varsel og kræver en saglig grund. En bortvisning afslutter den straks uden varsel og løn og kræver, at medarbejderen har misligholdt ansættelsen groft, fx ved tyveri hos en kunde, vold eller en længere udeblivelse uden besked. Er bortvisningen uberettiget, skal du betale løn for varslet og eventuelt en godtgørelse oveni.

Bortvisning er virksomhedens skarpeste redskab, og det er let at tage fejl. At komme for sent eller lave dårligt arbejde er normalt ikke groft nok, før medarbejderen har fået en skriftlig advarsel og gentager det. Er du i tvivl, så opsig med varsel og fritstil i stedet. Det koster opsigelsesperiodens løn, men ikke en sag.

For funktionærer står konsekvensen i loven: En uberettiget bortvisning koster lønnen frem til det tidspunkt, hvor du lovligt kunne have opsagt – ved varsler over 3 måneder mindst lønnen for et varsel på 3 måneder – og godtgørelse efter § 2 a og § 2 b kan komme oveni. Forlader en funktionær omvendt jobbet uden grund, kan du kræve erstatning, mindst en halv måneds løn, medmindre der er særlige omstændigheder.

Bortvis skriftligt med dato og den konkrete grund, og gør det, så snart du kender forholdet.

Kilder:[1] Retsinformation

Fritstilling, ferie og jobsøgning i opsigelsesperioden

Du kan lade medarbejderen arbejde i opsigelsesperioden eller fritstille med løn. En fritstillet funktionær har ret til løn i op til 3 måneder, selv om vedkommende får nyt job – det kaldes minimalerstatning. Hovedferie kan ikke placeres i en opsigelsesperiode på 3 måneder eller derunder, medmindre varslet forlænges tilsvarende, eller medarbejderen selv ønsker det.

Fritstilling giver ro, når medarbejderen arbejder alene hos kunderne, har nøgler og alarmkoder eller kører i firmabil. Få nøgler, koder og udstyr retur samme dag. En fritstillet medarbejder må tage nyt arbejde, og for en funktionær kan du modregne den nye løn i den del af opsigelsesperioden, der ligger ud over de første 3 måneder.

Optjent ferie anses for holdt under fritstillingen, hvis den kan rummes i perioden. Skriv det i opsigelsen, så der ikke opstår tvivl om feriepengene.

Eksempel: En ejendomsservicevirksomhed opsiger en servicemedarbejder med 3 måneders varsel i maj og havde planlagt hans 3 ugers sommerferie i juli. Ferien kan ikke holdes i opsigelsesperioden, medmindre han selv ønsker det, eller varslet forlænges med de 15 feriedage (eksempeltal).

Kilder:[16] Retsinformation[2] Lønmodtagernes Garantifond på borger.dk

Afregning ved fratræden: løn, feriepenge og godtgørelse

Medarbejderen skal have løn til og med sidste arbejdsdag, feriepenge for optjent ferie, der ikke er holdt, og det, der ellers er til gode, fx overarbejde og afspadsering. En funktionær med 12 eller 17 års ansættelse skal også have en fratrædelsesgodtgørelse på 1 eller 3 måneders løn. En fratrådt funktionærs feriepenge indberettes senest den sidste dag i fratrædelsesmåneden.

Tjek disse poster ved den sidste lønkørsel:

• Timelønnede med feriegodtgørelse: De 12,5 % er indbetalt løbende til FerieKonto eller den feriekasse, overenskomsten anviser, så den optjente ferie er allerede afregnet.
• Funktionærer: Ved fratræden får de feriegodtgørelse på 12,5 % af lønnen for den optjente ferie, de ikke har holdt, i stedet for løn under ferie. Beløbet indberettes i eIndkomst senest den sidste dag i fratrædelsesmåneden.
• Små beløb: Er feriepengene højst 2.500 kr. efter skat og am-bidrag, kan du selv udbetale dem ved fratrædelsen – højst to gange for samme ferieår.
• Fratrædelsesgodtgørelse: 1 måneds løn efter 12 års og 3 måneders løn efter 17 års uafbrudt ansættelse som funktionær (funktionærlovens § 2 a). Overenskomsterne kan have egne regler – under overenskomsten for ejendomsservice udløser 12, 15 og 18 år 1, 2 eller 3 måneders løn.
• Lønsystemet: Registrér fratrædelsesdatoen, så eIndkomst og feriepengene får den rigtige dato.

Kilder:[16] Retsinformation[17] Virk / FerieKonto[1] Retsinformation