Skriftlig advarsel til en medarbejder: gratis skabelon og regler

Skabelon til skriftlig advarsel

Skabelonen har 6 punkter. Punkt 1–4 skal med: hvem advarslen gælder, det konkrete forhold, det der skal ændres, og konsekvensen, hvis det sker igen. Punkt 5 og 6 bør med: medarbejderens egen forklaring og en dato for opfølgning. Nederst skriver du, hvornår og hvordan advarslen blev givet, og medarbejderen kvitterer for modtagelsen.

Tekst i [klammer] erstatter du med dine egne oplysninger. Mærkerne »Skal med« og »Bør med« kommer ikke med, når du printer, kopierer eller henter skabelonen.

Hvad skal en skriftlig advarsel indeholde?

En advarsel virker kun, hvis medarbejderen ikke kan være i tvivl om, hvad der er galt, og hvad der sker, hvis det gentager sig. Disse punkter skal med:

• Det konkrete forhold: dato, klokkeslæt, sted og hvad der skete. Skriv fakta, du kan dokumentere – »du mødte ikke hos kunden kl. 7.00 og meldte ikke afbud« – ikke vurderinger som »du er upålidelig«.
• Det, der skal ændres: den adfærd, du forventer fremover, så konkret at begge kan se, om den bliver overholdt.
• Konsekvensen: at en gentagelse eller et tilsvarende forhold kan føre til opsigelse – ved grove forhold bortvisning. Uden den sætning er det kun en påtale.
• Datoen og måden, advarslen blev givet på: personligt ved en samtale, på mail eller i e-Boks – og hvem der var med.
• Kvittering for modtagelsen: medarbejderens underskrift eller en mail, der viser, at advarslen er sendt. Underskriften betyder ikke, at medarbejderen er enig.

Er der krav om en skriftlig advarsel?

Nej. Ingen lov kræver en advarsel, før du opsiger en medarbejder, og ingen lov kræver, at den er skriftlig. Men advarslen er i praksis nødvendig, når du vil opsige på grund af medarbejderens forhold – fx udeblivelser, dårligt arbejde eller samarbejdsproblemer.

For funktionærer med mindst 1 års ansættelse skal en opsigelse være rimeligt begrundet i funktionærens eller virksomhedens forhold. Er den ikke det, skal du betale en godtgørelse efter funktionærlovens § 2 b – højst løn for halvdelen af opsigelsesvarslet, dog op til 3 måneders løn, hvis funktionæren er fyldt 30 år. Uden en forudgående advarsel er det svært at vise, at et forhold hos medarbejderen var grund nok.

For timelønnede under en overenskomst gælder ofte reglerne om urimelig afskedigelse i hovedaftalen. Under Serviceoverenskomsten skal tillidsrepræsentanten også have grunden, når medarbejderen beder om den. Også her er advarslen det, du viser frem, hvis opsigelsen bliver prøvet.

Der er undtagelser. Østre Landsret fandt i februar 2025 en opsigelse af en højtlønnet salgschef saglig, selv om der ikke var givet en advarsel, fordi stillingen i sig selv stillede store krav. For almindelige medarbejdere er rådet det samme fra både arbejdsgiver- og lønmodtagersiden: Giv en advarsel, før du opsiger for dårlige præstationer eller adfærd.

Mundtlig eller skriftlig advarsel?

En advarsel kan godt være mundtlig. Men skal den bruges senere – fx som grund til en opsigelse – skal den kunne dokumenteres, og det kan en mundtlig advarsel kun, hvis du skriver et referat af samtalen og helst får medarbejderen til at skrive under på det.

Brug derfor den mundtlige advarsel til første, mindre forseelse og skriv et kort referat med dato. Sker det igen, giver du en skriftlig advarsel, der henviser til den mundtlige. Skabelonen kan bruges til begge: Til et referat af en mundtlig advarsel skriver du »Mundtlig advarsel – referat af samtale« som overskrift.

Sådan giver du advarslen

Tag trinene i denne rækkefølge, og gør det, mens forholdet er friskt:

1. Saml fakta: dato, tid, sted, hvad der skete, og hvem der så det. Gem sms'er, arbejdssedler og kundens klage.
2. Hold en kort samtale, og lad medarbejderen forklare sig, før du skriver advarslen færdig.
3. Skriv medarbejderens forklaring under punkt 5 – også når du ikke er enig i den.
4. Giv advarslen personligt, og bed medarbejderen kvittere for modtagelsen. Vil medarbejderen ikke skrive under, så skriv det på advarslen med en kollega som vidne, og send den også på mail.
5. Gem advarslen i personalemappen, og hold opfølgningssamtalen på den aftalte dato.

Har medarbejderen ret til en bisidder?

I en privat virksomhed giver ingen lov medarbejderen ret til en bisidder ved en advarselssamtale. Retten til at lade sig bistå af en partsrepræsentant står i forvaltningsloven, og den gælder kun offentlige myndigheder – fx en kommune, der giver en ansat en advarsel.

Overenskomster og lokale aftaler kan have egne retningslinjer for advarsler, så tjek jeres overenskomst. Er der en tillidsrepræsentant, skal vedkommende under fx Serviceoverenskomsten holdes orienteret om afskedigelser og kan påtale urimeligheder.

Lad alligevel medarbejderen tage tillidsrepræsentanten eller en kollega med, hvis han eller hun ønsker det. Det koster ingenting, og det gør det sværere at sige bagefter, at samtalen var uklar.

Hvor længe gælder en advarsel?

Der er ingen fast udløbsdato. En advarsel kan forældes, og jo mindre alvorligt forholdet er, jo kortere tid kan du støtte ret på den. En advarsel om at komme for sent for to år siden bærer ikke en opsigelse i dag, hvis medarbejderen har mødt til tiden siden.

Advarslen mister også sin virkning, hvis du ikke reagerer, når forholdet gentager sig. Siger du ingenting den tredje og fjerde gang, har du i praksis accepteret det. Følg derfor op med det samme – med en ny samtale, en ny advarsel eller en opsigelse.

Advarsel, opsigelse eller bortvisning – og hvis en medarbejder stjæler

En advarsel er til forhold, der kan rettes: at komme for sent, at springe en tjekliste over, at glemme at melde afbud. En opsigelse afslutter ansættelsen med varsel og kræver en saglig grund. En bortvisning afslutter den straks uden varsel og løn og kræver, at medarbejderen har misligholdt ansættelsen groft.

Tyveri fra en kunde eller fra virksomheden, vold og misbrug af kundernes nøgler er typisk grov misligholdelse, hvor der ikke skal gives en advarsel først. Reagér, så snart du kender forholdet, og bortvis skriftligt med dato og den konkrete grund. Politianmeld tyveriet.

Er du i tvivl om, hvorvidt forholdet er groft nok, så giv en advarsel eller opsig med varsel. En uberettiget bortvisning af en funktionær koster løn for varslet – ved varsler over 3 måneder mindst lønnen for 3 måneder – og godtgørelse kan komme oveni.

Eksempel: advarsel i et rengøringsfirma

En servicemedarbejder møder ikke til den faste morgenrengøring hos en erhvervskunde og melder ikke afbud. Det er anden gang på en måned, og første gang fik hun en mundtlig advarsel med referat. Advarslen beskriver dagen og tidspunktet, henviser til den mundtlige advarsel, siger præcis, hvordan hun skal melde afbud fremover, og at en ny udeblivelse kan føre til opsigelse. Tillidsrepræsentanten var med ved samtalen. Navne og datoer er opdigtede.

Eksempel: advarsel i en haveservice

En anlægsgartner begynder at grave med minigraveren, før alle ledningsejere har svaret på graveforespørgslen i LER. Der sker ingen skade, men firmaets regel er klar. Det er første gang, så advarslen er kort: hvad der skete, reglen fremover, den hjælp han får – en gennemgang af svarene ved morgenmødet – og konsekvensen. Advarslen gives på pladsen og sendes som pdf på mail samme dag. Navne og datoer er opdigtede.

Sådan bruger du skabelonen

Tag trinene i denne rækkefølge:

1. Kopiér skabelonen til Word eller Google Docs, eller hent den som fil.
2. Udfyld punkt 1–4 før samtalen, men vent med at skrive den endelige version, til du har hørt medarbejderens forklaring.
3. Skriv medarbejderens bemærkninger og en dato for opfølgning.
4. Print to eksemplarer. Begge skriver under – medarbejderen for modtagelse – og hver får ét.
5. Gem advarslen i personalemappen sammen med dokumentationen for forholdet.