Gratis arbejdsseddel-skabelon til service- og håndværksopgaver

Hvad er en arbejdsseddel, og hvad skal den indeholde?

En arbejdsseddel følger én opgave fra start til faktura. Den skal indeholde dato, kunde, adressen for arbejdet, opgaven, hvem der udførte den, start- og sluttid og ulønnede pauser, brugte materialer, kørsel og affald, fotos før og efter og kundens kvittering. Aftaler I ekstraarbejde på stedet, skriver I det på sedlen med pris og kundens ja.

Ingen lov kræver en arbejdsseddel. Men uden den skal fakturaen skrives efter hukommelsen, og du står svagt, hvis kunden siger, at arbejdet ikke var aftalt, eller at det tog kortere tid. Sedlen hedder også en arbejdsordre eller et jobkort, og i en app kaldes den ofte en digital arbejdsseddel.

Tekst i [klammer] erstatter I på stedet. Mærkerne ved punkterne viser, om feltet bruges på fakturaen, er dokumentation, eller er en aftale med kunden.

Fra arbejdsseddel til faktura

Arbejdssedlen er grundlaget for fakturaen: Datoen og adressen bliver leveringsdato og arbejdsadresse, timerne bliver arbejdslønnen, og materialer og kørsel får hver deres linje. Send sedlen til fakturering samme dag, så intet bliver glemt.

Giver opgaven servicefradrag eller håndværkerfradrag, skal kunden bruge adressen, hvor arbejdet er udført, datoen for arbejdet og arbejdslønnen for sig. Materialer og kørsel skal stå for sig. Står det allerede sådan på sedlen, kan fakturaen skrives direkte fra den.

Tiden på sedlen er tiden på opgaven. Er I flere, får hver medarbejder sin egen linje, så fakturaen passer med de timer, der faktisk er brugt.

Ekstraarbejde: få kundens ja på sedlen

Beder kunden om mere, end opgaven omfatter, så skriv ekstraarbejdet, prisen og hvad det betyder for tidsplanen på sedlen, og få kundens ja, før I går i gang – en underskrift, en sms eller en mail. Det er dig, der skal kunne bevise, at ekstraarbejdet var aftalt.

I byggeriet hedder den skriftlige aftale om ændringer en tillægsaftale eller en aftaleseddel. AB 18 og AB-Forbruger kræver begge, at ændringer aftales skriftligt, og efter AB-Forbruger har den, der udfører arbejdet, bevisbyrden for, hvad der er aftalt. I servicefag uden AB-vilkår er det det samme i praksis: Uden et skriftligt ja står du svagt, hvis kunden siger, at arbejdet var med i prisen.

En maler bliver bedt om også at male gangen, en vinduespudser om at tage udestuens tag med, en skadedyrsbekæmper om at lukke et hul mere i soklen. Skriv det på sedlen med det samme – og giv det sin egen linje på fakturaen.

Kundens kvittering – og når kunden ikke er hjemme

Bed kunden om at kvittere på sedlen, når I er færdige. Er kunden ikke hjemme, så send en kort afslutningsbesked med efterbilleder, og skriv på sedlen, hvornår den blev sendt.

En kvittering betyder ikke, at kunden har givet afkald på at reklamere. Den viser, hvad I begge så, da opgaven sluttede, og giver kunden anledning til at sige til med det samme.

Skriv afvigelser ned, mens I står der: en låst port, en hæk, beboeren bad jer vente med, eller en skade, der var der i forvejen. Fotos før og efter fra de samme steder gør sedlen til et bevis.

Arbejdsseddel, timeseddel og kørebog – hvad er forskellen?

Arbejdssedlen viser, hvad der er lavet på én opgave. Timesedlen viser en medarbejders samlede arbejdstid pr. dag, og den er et lovkrav for ansatte. Kørebogen viser kørslen, når den skal dokumenteres over for Skattestyrelsen. Arbejdssedlen kan være grundlaget for de to andre, men den erstatter dem ikke.

Siden 1. juli 2024 skal arbejdsgivere registrere de ansattes daglige arbejdstid i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system og gemme registreringerne i 5 år (arbejdstidslovens § 4 b). Arbejdssedlerne viser kun tiden på de enkelte opgaver – ikke kørslen mellem dem eller tiden på lageret – så de er ikke i sig selv registreringen af den samlede daglige arbejdstid.

Kørslen til kunden skriver I på arbejdssedlen, fordi den skal på fakturaen. Udbetaler du skattefri kørselsgodtgørelse til en medarbejder i egen bil, skal kørselsregnskabet for hver tur vise dato, formål, mål med eventuelle delmål og antal km. Kører du selv erhvervsmæssigt i din egen bil og trækker kørslen fra, skal kørebogen vise km-standen ved start og slut på hver tur.

Hvor længe skal du gemme arbejdssedler?

Gem arbejdssedlen i 5 år fra udgangen af regnskabsåret, når den viser, hvad en faktura bygger på. Bogføringsloven nævner ikke arbejdssedler, men regnskabsmateriale omfatter bilag og de oplysninger, der er nødvendige for kontrolsporet, og det skal opbevares i 5 år.

Fakturaen er bilaget i regnskabet. Den skal tydeligt vise dato og beløb, og retter du i den, skal både det oprindelige og det ændrede indhold kunne ses. Arbejdssedlen er dokumentationen bag fakturaen: timerne, materialerne og kundens ja til ekstraarbejde. Gem den sammen med fakturaen eller på sagen i dit system.

Fotos og noter om kunder er ofte personoplysninger. Gem dem, så længe du har brug for dem – fx som dokumentation for fakturaen eller til en reklamation – og slet dem derefter. Skriv aldrig alarmkoder på sedlen.

Papir, regneark eller digital arbejdsseddel?

Papir virker, hvis sedlen bliver udfyldt på stedet og når kontoret samme dag. En digital arbejdsseddel i en app giver tidsstempler, fotos på sagen og en faktura uden at taste tallene igen. Vælg det, medarbejderne faktisk bruger.

Servicebrains udgiver står også bag feltservice-systemet Clientflow. Vi nævner ingen systemer ved navn, og skabelonen her virker uden noget system. Står du over for at vælge en app, så stil de samme krav til alle: at sedlen kan udfyldes uden net, at fotos og kundens underskrift gemmes på sagen, at tid og materialer kan gå direkte til fakturaen, at du kan eksportere dine data, og at du kan få en databehandleraftale.

Eksempel: elektriker på udkald

En elektriker bliver kaldt ud, fordi fejlstrømsafbryderen slår fra. Sedlen viser tiden, de nye stikkontakter og samledåsen, kørselsgebyret og fotos før og efter. Kunden beder undervejs om en ny udendørs lampe. Elektrikeren giver en fast pris på sms, kunden svarer ja, og ekstraarbejdet får sin egen del af sedlen – og sin egen linje på fakturaen. Navne, tider og priser er opdigtede (eksempeltal).

Eksempel: haveservice med to medarbejdere

To anlægsgartnere klipper hække i en ejerforening. Sedlen har en linje pr. medarbejder med ulønnet pause, barkflis købt til opgaven med bonen vedlagt og to trailerlæs haveaffald med vejesedler. Én hæk bliver ikke klippet, fordi en beboer bad dem vente – det står under afvigelser med dato for næste besøg. Formanden er ikke hjemme, så kvitteringen er en afslutningsbesked med efterbilleder. Navne og tider er opdigtede (eksempeltal).

Sådan bruger du skabelonen

Tag trinene i denne rækkefølge på hver opgave:

1. Print en stak sedler til bilen, eller kopiér skabelonen til Word eller Google Docs og udfyld den på telefonen eller tabletten.
2. Udfyld opgave, dato og adresse, før I kører – fra tilbuddet eller den faste aftale.
3. Skriv start, slut og pause for hver medarbejder på stedet, ikke om aftenen.
4. Skriv materialer, kørsel og affald ned, mens I arbejder, og tag fotos før og efter fra de samme steder.
5. Få kundens ja til ekstraarbejde, før I går i gang, og kundens kvittering, når I er færdige.
6. Send sedlen til fakturering samme dag, og gem den sammen med fakturaen.