Gratis kørebog-skabelon – kørselsregnskab til print, Word, Google Docs og Excel

Kørebog for selvstændige

Brug kørebogen, når du kører erhvervsmæssigt i din egen bil og trækker kørslen fra – enten med Skatterådets satser eller med den erhvervsmæssige andel af bilens faktiske udgifter. Du skriver én linje for hver erhvervsmæssig tur med km-standen, når turen starter og slutter. Kilometerne mellem to ture er privat kørsel, så de falder automatisk fra.

Skriv også km-standen den 1. januar og den 31. december – eller den dag, bilen kom i brug. Tekst i [klammer] erstatter du med dine egne oplysninger.

Kørselsregnskab for skattefri kørselsgodtgørelse

Kører en medarbejder erhvervsmæssigt i sin egen bil, kan du udbetale skattefri kørselsgodtgørelse, når kørslen står i et kørselsregnskab, og du har kontrolleret det. Regnskabet er bilag til lønnen og skal vise medarbejderens navn, adresse og CPR-nummer, formål, dato, mål med eventuelle delmål, antal kilometer, satsen og beregningen.

Godtgørelsen skal beregnes efter de faktiske kilometer. Et fast beløb om måneden er skattepligtigt, og det samme er hele godtgørelsen, hvis du betaler mere end satsen – medmindre du behandler det overskydende beløb som løn. Du må heller ikke sætte lønnen ned for at udbetale godtgørelse.

Hvad kræver Skattestyrelsen af en kørebog?

Kravene afhænger af, om du fører kørebogen for dig selv som selvstændig, eller om den skal bruges til skattefri godtgørelse til en ansat. Begge skal føres løbende – ikke skrives bagefter.

• Selvstændig i egen bil: km-standen ved årets begyndelse og slutning og ved start og slut på hver erhvervsmæssig tur, og for hver tur dato, formål og bestemmelsessteder.
• Kørselsregnskab til en ansat: modtagerens navn, adresse og CPR-nummer, kørslens formål, dato, mål med eventuelle delmål, antal kørte kilometer, de anvendte satser og beregningen af godtgørelsen.
• Kontrol: som arbejdsgiver skal du kontrollere kørselsregnskabet synligt, fx med underskrift, stempel eller en rettelse, og tjekke, at kørslen er sket i medarbejderens egen bil.
• Konsekvens: en mangelfuld kørebog kan blive tilsidesat, og så fastsætter Skattestyrelsen den erhvervsmæssige kørsel efter et skøn. Opfylder kørselsregnskabet ikke kravene, er godtgørelsen skattepligtig A-indkomst for medarbejderen.

Hvilken kørsel må komme med i kørebogen?

Erhvervsmæssig kørsel er kørsel for virksomheden: mellem kunderne, til grossisten, til tilbudsbesøg og mellem to af virksomhedens arbejdspladser. Kører du fra hjemmet til skiftende kunder, er det også erhvervsmæssigt. Kørsel mellem hjemmet og den samme arbejdsplads er kun erhvervsmæssig i højst 60 arbejdsdage inden for 12 måneder – fra dag 61 er den privat.

Private ærinder undervejs hører ikke med. Kører du forbi supermarkedet på vej hjem fra den sidste kunde, slutter den erhvervsmæssige tur ved kunden, eller du trækker omvejen fra. Brug km-standen til at holde det adskilt.

Firmabil og varebil på gule plader: skal du føre kørebog?

Kører en medarbejder i en firmabil, kan du ikke udbetale skattefri kørselsgodtgørelse for kørslen. Kan firmabilen bruges privat, beskattes medarbejderen af fri bil, uanset hvor meget der køres privat. Kørselsregnskabet er kun til kørsel i medarbejderens egen bil.

En varebil på gule plader må som udgangspunkt kun bruges erhvervsmæssigt. Det er dog ikke privat brug at køre hjem i den op til 25 gange om året, når den skal bruges erhvervsmæssigt dagen efter, og du kan købe højst 20 dagsbeviser pr. bil om året til privat kørsel. Ejer virksomheden bilen, trækker den bilens faktiske udgifter fra, og satserne bruges ikke – så kørebogen skal ikke bruges til at beregne et fradrag. Den er stadig en enkel måde at dokumentere, at bilen kun kører for virksomheden, hvis Skattestyrelsen eller Motorstyrelsen spørger.

Eksempel: kørebog for en vinduespudser i egen bil

En selvstændig vinduespudser kører sine ruter i sin egen stationcar og trækker kørslen fra med Skatterådets sats. I uge 11 kører han 207 erhvervsmæssige km, som giver et fradrag på 815,58 kr. Hullerne i km-standen mellem turene er privat kørsel. Navne og tal er opdigtede (eksempeltal).

Eksempel: kørselsregnskab for en medarbejder i en haveservice

En medarbejder i en haveservice kører i sin egen bil fire dage i maj, fordi firmaets varebil er optaget. Han kører 130 km mellem kunderne, og med 3,94 kr. pr. km giver det en skattefri godtgørelse på 512,20 kr. Indehaveren kontrollerer regnskabet mod dagssedlerne og skriver under. Navne og tal er opdigtede (eksempeltal).

Kan jeg bruge kørebogen i Excel eller en app?

Ja. Tryk på Kopiér, og sæt skabelonen ind i et tomt regneark. Tabellen lander i celler, så du kan regne km ud som km-stand ved slut minus km-stand ved start og lægge dem sammen med =SUM(). Beløbet er km gange satsen, fx =D2*3,94. Opret ét faneblad pr. måned, så gamle linjer ikke bliver overskrevet.

En app eller en GPS-kørebog er også fin, når den gemmer de samme oplysninger – også formålet med hver tur, som en GPS ikke kan vide af sig selv. Uanset form skal kørebogen gemmes sammen med regnskabet i 5 år fra udgangen af regnskabsåret.