Gratis tilbudsskabelon til service- og håndværksopgaver

Hvad skal et tilbud indeholde?

Et tilbud skal kunne læses uden forklaring: Kunden skal kunne se, hvad der bliver lavet, hvad det koster i alt, hvornår det sker, og hvordan man siger ja. Skabelonen har ni punkter: tilbudsgiver og kunde, opgaven, pris, fast pris eller overslag, forbehold, betaling, gyldighed, fortrydelsesret og accept.

Over for private kunder er flere af punkterne lovkrav, når aftalen indgås hjemme hos kunden eller på mail, telefon eller online – altså ved de fleste udkørende opgaver. Kunden skal have din identitet og fysiske adresse, ydelsens vigtigste egenskaber, den samlede pris inkl. moms og alle ekstra omkostninger, betalingsvilkårene og oplysning om fortrydelsesret (forbrugeraftalelovens § 8). Oplysningerne bliver en del af aftalen. Til erhvervskunder er der færre krav, men de samme punkter forhindrer uenighed.

Tekst i [klammer] erstatter du med dine egne oplysninger. Mærkerne ved punkterne viser, om punktet er et lovkrav over for private, dit eget valg eller en anbefaling.

Fast pris, overslag eller timepris – hvad skal du vælge?

Giv fast pris, når du kan beskrive opgaven præcist, og overslag, når omfanget først viser sig undervejs. Et tilbud med fast pris er bindende: Du laver det beskrevne arbejde til den pris, uanset hvor lang tid det tager. Et overslag er en anslået cirkapris. Kunden betaler for den tid og de materialer, der faktisk går til, men prisen skal være rimelig i forhold til det udførte, og du skal sige til, hvis prisen vil afvige meget fra overslaget.

Der står ingen fast procentgrænse for overslag i loven. Forbrug.dk skriver, at der er grænser for, hvor meget prisen må flytte sig, men at det afhænger af den konkrete sag. Har du aftalt AB-Forbruger med en privat kunde om byggearbejde, er grænsen skrevet ind: Vil prisen overstige overslaget med mere end 15 %, skal du hurtigst muligt spørge kunden, om arbejdet skal fortsætte. Gør du ikke det, skal kunden ikke betale det, der kunne være sparet.

Kan prisen ikke regnes ud på forhånd, skal en privat kunde have at vide, hvordan prisen beregnes – fx timepris, pris pr. m² og materialer efter forbrug. En maksimumpris er en mellemvej: Du arbejder efter regning, men prisen må ikke overskrides uden kundens accept.

Arbejdsløn, materialer og kørsel hver for sig

Skriv arbejdsløn, materialer og kørsel på hver sin linje. Kunden kan kun få servicefradrag eller håndværkerfradrag for arbejdslønnen, og Skattestyrelsen kræver, at fakturaen viser den for sig og materialer og kørsel for sig. Gør det allerede i tilbuddet, så kan fakturaen følge samme opdeling.

Til private kunder skriver du priserne inkl. moms. Det er den samlede pris med moms og afgifter, kunden skal have oplyst, og har du ikke oplyst en ekstra omkostning som kørsel, materialer eller bortskaffelse, skal kunden ikke betale den (forbrugeraftalelovens § 8, stk. 1, nr. 6, og § 9, stk. 3). Til erhvervskunder er det normalt at skrive priserne ekskl. moms – men skriv tydeligt, hvilken pris du oplyser.

Ved rengøring og vinduespudsning, hvor materialerne udgør under 2 % af prisen, regnes hele beløbet som arbejdsløn. Giver opgaven slet ikke fradrag – fx malerarbejde – så skriv stadig arbejdslønnen for sig, så kunden kan se, hvad timerne koster. Og skriv i betalingsvilkårene, at kontant betaling ikke giver servicefradrag.

Hvor længe gælder et tilbud?

Et tilbud binder dig, fra kunden har modtaget det, og til svarfristen er udløbet. Skriv derfor altid en frist, fx 30 dage. Kommer kundens ja for sent, eller siger kunden ja med ændringer, er det et nyt tilbud, som du selv vælger, om du vil sige ja til.

Reglerne står i aftaleloven. Fristen regnes fra den dato, der står på tilbuddet. Uden frist gælder tilbuddet i den tid, det med rimelighed tager at få et svar, og et mundtligt tilbud uden frist skal kunden sige ja til med det samme. Vil du trække et tilbud tilbage, skal tilbagekaldelsen nå frem til kunden før eller samtidig med, at kunden læser tilbuddet.

Har du aftalt AB-Forbruger, bortfalder et skriftligt tilbud efter 20 arbejdsdage fra dateringen, medmindre du har skrevet en anden frist. Skriver du »uden forbindtlighed« ved en pris, er det ikke et tilbud, men en opfordring til kunden om at give et tilbud. Det passer på en prisliste – ikke på et konkret tilbud, kunden skal sige ja til.

Forbehold og ekstraarbejde

Tilbuddet dækker kun det, der udtrykkeligt står i det. Skriv derfor både, hvad der er med, og hvad der ikke er, og skriv de forhold, prisen bygger på, som forbehold. Ekstraarbejde aftaler du skriftligt med pris, før du går i gang.

Et godt forbehold er konkret og siger, hvad du gør, hvis det bliver aktuelt: stopper, fortæller kunden, hvad det koster, og venter på et ja. »Med forbehold for uforudsete forhold« siger ingenting. Eksempler fra forskellige fag:

• Ejendomsservice: snerydning ud over det aftalte antal gange afregnes pr. gang.
• Haveservice: rødder eller store sten, der kræver minigraver.
• Håndværk: råd i remmen, der først kan ses, når de gamle vinduer er taget ud – eller en faldstamme, der er tilstoppet længere nede end forventet.
• Rengøring: en flytterengøring, hvor boligen ikke er tømt ved ankomst.
• Skadedyr: flere huller i soklen end dem, der kunne ses ved besigtigelsen.
• Vinduespolering: ruder, der kun kan nås med lift.

Betaling og fortrydelsesret i tilbuddet

Skriv, hvornår kunden får fakturaen, hvad betalingsfristen er, og hvordan der betales. Til private skal tilbuddet også oplyse om 14 dages fortrydelsesret, når aftalen indgås hjemme hos kunden eller på mail, telefon eller online.

Over for en erhvervskunde må betalingsfristen højst være 30 dage, medmindre du udtrykkeligt har accepteret en længere frist. Betaler kunden for sent, kan du kræve morarente efter renteloven fra forfaldsdagen. Er AB-Forbruger aftalt, forfalder fakturaen, når kunden modtager den, og betalingen er rettidig, hvis den sker senest 15 arbejdsdage efter.

Fortrydelsesfristen for en tjenesteydelse løber fra aftalens indgåelse, men først fra kunden har fået oplysningerne på skrift. Får kunden dem ikke, forlænges fristen med op til 12 måneder. Vil kunden have dig til at starte inden de 14 dage, skal kunden bede om det på skrift og anerkende, at fortrydelsesretten bortfalder, når arbejdet er helt udført. Specifikke, hastende reparationer, som kunden selv har bedt om, er undtaget.

Eksempel: overslag fra en maler

En maler giver en privat kunde et overslag på maling af stue og gang efter en besigtigelse. Prisen er et overslag på 16.000 kr. inkl. moms, fordi ingen kan se, hvor meget der skal spartles, før den gamle maling er vasket af. AB-Forbruger gælder, så maleren skriver 15 %-grænsen ind med beløbet: Bliver prisen højere end 18.400 kr., ringer maleren, før arbejdet fortsætter. Malerarbejde giver ikke fradrag, men arbejdslønnen står stadig for sig. Navne og priser er opdigtede (eksempeltal).

Eksempel: fast rengøring hver 14. dag

Et rengøringsfirma giver et par en fast pris på 1.125 kr. inkl. moms pr. besøg for 3 timers rengøring hver 14. dag og 2.250 kr. for en hovedrengøring første gang. Tilbuddet bliver aftalen, når parret siger ja, så det viser prisen pr. måned, prisreguleringen og opsigelsen. Rengøringsmidlerne udgør under 2 % af prisen, så hele beløbet er arbejdsløn, som kan indgå i parrets servicefradrag.

En privat kunde kan altid opsige en løbende aftale med 1 måneds varsel til udgangen af en måned efter 5 måneder. Firmaet giver kunden den ret fra første dag. Navne og priser er opdigtede (eksempeltal).

Sådan bruger du skabelonen

Tag trinene i denne rækkefølge, fra besigtigelsen til kundens ja:

1. Besigtig opgaven, eller få fotos og mål, før du regner prisen.
2. Regn prisen med tid på stedet, kørsel, materialer og et tillæg for risiko – prisberegneren og fast pris-beregneren hjælper.
3. Kopiér skabelonen til Word eller Google Docs, eller hent den som fil, og udfyld teksten i [klammer]. Slet det, der ikke passer – fx linjen om fast pris, hvis du giver et overslag.
4. Vedlæg dine handelsbetingelser og – til private kunder – fortrydelsesvejledning og fortrydelsesformular.
5. Send tilbuddet som pdf på mail, og skriv svarfristen i din kalender.
6. Når kunden siger ja, så send en ordrebekræftelse, og brug arbejdssedlen til at skrive tid og materialer ned undervejs.