Gratis rengøringsplan-skabelon til erhverv – og tjekliste til flytterengøring

Skabelon til rengøringsplan for erhvervsrengøring

Skabelonen har en linje for hver opgave med fem kolonner: område, opgave, frekvens, hvornår og kontrol. De mest almindelige områder i et kontor er skrevet ind. Du retter dem til kundens lokaler og skriver frekvensen for hver opgave. Tekst i [klammer] erstatter du med dine egne oplysninger.

Nederst skriver du den aftalte tid pr. besøg og prisen pr. måned, og både du og kunden skriver under. Så er planen den beskrivelse af ydelsen, som tilbuddet og aftalen henviser til.

Hvad skal en rengøringsplan indeholde?

Der er ingen lovkrav til en rengøringsplan. Den er et redskab til at sælge, udføre og kontrollere det samme arbejde hver gang. En plan, som både kunden og medarbejderne kan bruge, har disse punkter:

• Områder: fx indgang, kontorer, mødelokale, tekøkken og toiletter – gerne med antal og m².
• Opgaver: hvad der gøres i hvert område, beskrevet så en ny medarbejder kan udføre det.
• Frekvens: dagligt (ved hvert besøg), ugentligt, hver 14. dag, månedligt eller kvartalsvis.
• Hvornår: den dag eller det besøg, opgaven ligger på, fx fredag eller første besøg i måneden.
• Kontrol: dato og initialer, når opgaven er udført eller kontrolleret – og afvigelser.
• Tid og pris: den aftalte tid pr. besøg og prisen pr. måned, så det er tydeligt, hvad prisen dækker.
• Underskrift fra begge parter og en dato for, hvornår planen gennemgås igen.

Hvor tit skal der gøres rent? Frekvens pr. område

Der er ingen regel for, hvor tit et kontor skal gøres rent. Fordel opgaverne efter, hvor hurtigt det bliver beskidt, og hvad kunden lægger vægt på. Skriv frekvensen ind for hver opgave i planen og regn tiden ud – det er den, der bestemmer prisen.

Er kunden i tvivl, så start med en fordeling som den her, og ret den til efter den første måned:

• Dagligt – ved hvert besøg: toiletter, tekøkken, affald og indgang, hvor mange mennesker kommer.
• Ugentligt: gulve i kontorer, frie flader på skriveborde og afkalkning i toiletter.
• Månedligt: flader over hovedhøjde, lamper og køleskab indvendigt.
• Kvartalsvis eller efter aftale: vinduer indvendigt, hovedrengøring og rens af tæpper.

Kvalitet og kontrol: aftal niveauet – og brug INSTA 800 ved større kunder

Kontrolkolonnen viser, at opgaven er udført. Den bedste kontrol er en kort runde sammen med kunden, fx hvert kvartal, hvor I ser på de samme steder hver gang og skriver resultatet i planen. Så bliver en klage til en konkret afvigelse, som kan rettes, i stedet for en følelse af, at »det ikke er rent nok«.

Større kunder og offentlige udbud beskriver ofte kvaliteten med DS/INSTA 800-1 (2018), en nordisk standard til at fastlægge og bedømme rengøringskvalitet. Kunden og firmaet aftaler en kvalitetsprofil for hvert område, og kvaliteten kontrolleres visuelt eller med måleinstrumenter. Standarden købes hos Dansk Standard. En lille kunde har sjældent brug for den; her er rengøringsplanen og en fast kontrolrunde nok.

Eksempel: rengøringsplan for et kontor på 180 m²

Et revisionskontor på 180 m² med 12 ansatte får gjort rent mandag, onsdag og fredag, når kontoret lukker. Toiletter, tekøkken og affald ordnes ved hvert besøg, gulve og skriveborde én gang om ugen og flader over hovedhøjde én gang om måneden. Planen giver 1,5 timer pr. besøg og 19,5 timer om måneden. Kontorchefen og firmaet går en runde sammen hvert kvartal. Navne, tider og priser er opdigtede (eksempeltal).

Tjekliste til flytterengøring – rum for rum

Tjeklisten går gennem køkken, badeværelse, stue og værelser og til sidst hele boligen. Sæt et flueben ved hver opgave, når den er udført, og skriv bemærkninger og numre på fotos i sidste kolonne – især ved det, som ikke kan gøres rent, fx misfarvede fuger eller ridser.

I en lejebolig skal lejeren være fraflyttet senest kl. 12 på fraflytningsdagen, så rengøringen skal være færdig før. Bed kunden om indflytningsrapporten eller udlejerens krav, og rengør efter dem. Boligen skal være tømt, før du begynder, ellers kan skabe og gulve under møblerne ikke gøres rent.

Eksempel: flytterengøring af en 3-værelses lejlighed

En lejer flytter fra en 3-værelses lejlighed på 78 m² hos en privat udlejer og har bestilt flytterengøring til en fast pris. Alle punkter er udført. To ting er skrevet ned og fotograferet: fastbrændt fedt i ovnen, der er fjernet, og misfarvede fuger på badeværelset, som ikke kan fjernes ved rengøring. Kunden har gennemgået boligen, før nøglerne blev afleveret. Navne og priser er opdigtede (eksempeltal).

Hvad kan kunden forvente? Pris, fradrag og flyttesyn

En flytterengøring sælges normalt til en fast pris for boligen, ud fra størrelse, stand og hvad der er med. Skriv i tilbuddet, at prisen dækker det, der står på tjeklisten, og hvordan du håndterer det, udlejeren påpeger ved flyttesynet. Udlejere med mere end én lejlighed skal holde flyttesyn senest 2 uger efter at have fået besked om fraflytningen og indkalde lejeren skriftligt med mindst 1 uges varsel.

En privat lejer kan få servicefradrag for arbejdslønnen, når lejeren selv betaler og boede i boligen, mens arbejdet blev udført. Det gælder også, når udlejeren trækker rengøringen fra depositummet, og lejeren har en kopi af regningen. Betaler udlejeren eller en boligforening, er der ikke fradrag. Fakturaen skal vise dit CVR-nr. og arbejdslønnen, og kunden skal betale elektronisk. Erhvervsrengøring giver aldrig servicefradrag – her trækker en momsregistreret kunde normalt momsen fra i stedet.

Bestiller en privat kunde flytterengøringen på mail, telefon, online eller hjemme hos sig selv, har kunden 14 dages fortrydelsesret. Ligger rengøringen inden for de 14 dage, skal kunden udtrykkeligt bede om, at du går i gang, på mail, sms eller papir. Skabelonen til handelsbetingelser har formuleringerne.

Kemi og arbejdsmiljø: det hører med i APV'en

Har du ansatte, skal I have en skriftlig APV, og bruger I rengøringsmidler med farlige egenskaber – fx ovnrens, kalkfjerner eller stærke afløbsmidler – er den kemiske risikovurdering en del af den. Den bygger på en liste over de produkter, I bruger, og deres sikkerhedsdatablade, skal være skriftlig og bruges, når medarbejderne instrueres. APV'en og den kemiske risikovurdering skal laves om ved væsentlige ændringer – fx et nyt produkt – og mindst hvert tredje år.

Skriv i rengøringsplanen, hvilke midler der bruges til hvilke opgaver. Så kan planen og produktlisten i APV'en følges ad, og en ny medarbejder ved, hvad der må bruges hvor.

Rengøringsplan, kontrakt og handelsbetingelser

Søger du en kontrakt til rengøring, består den typisk af tre dele: et tilbud eller en ordrebekræftelse med pris og startdato, rengøringsplanen som beskrivelse af ydelsen og dine handelsbetingelser med betaling, opsigelse og reklamation. Henvis til planen i tilbuddet, og vedlæg den, når kunden skriver under.

Aftal også, hvordan planen ændres. En ny opgave eller en ekstra dag er en ny aftale med en ny pris – skriv den ind i planen med dato, når kunden har sagt ja.