Syg medarbejder og barsel: arbejdsgiverens regler og refusion

Hvem betaler, når en medarbejder er syg?

Du betaler som arbejdsgiver sygedagpenge i de første 30 kalenderdage, hvis medarbejderen har været ansat uafbrudt i de seneste 8 uger og har arbejdet mindst 74 timer hos dig. Fra dag 31 betaler kommunen. Er kravet ikke opfyldt, betaler kommunen fra første fraværsdag, hvis medarbejderen opfylder kommunens beskæftigelseskrav.

De 30 dage kaldes arbejdsgiverperioden. Den regnes i kalenderdage fra første fraværsdag, og den forlænges ikke af weekender, helligdage eller fridage. Sygedagpengene beregnes ud fra medarbejderens løn og arbejdstid og er højst 5.085 kr. om ugen i 2026.

Mange ansatte har ret til mere end sygedagpenge. Funktionærer har ret til fuld løn under sygdom, og de fleste overenskomster giver løn under sygdom i en periode, når medarbejderen har en vis anciennitet. Betaler du løn, er det lønnen, der erstatter sygedagpengene – ikke et tillæg oven i.

Ophører ansættelsen inden for de 30 dage, stopper din pligt, og kommunen betaler resten af perioden. Du kan ikke slippe for pligten ved at aftale, at ansættelsen slutter, fordi medarbejderen bliver syg.

Kilder:[1] Retsinformation[2] Retsinformation

Løn eller sygedagpenge: hvad skal du betale?

Det afhænger af ansættelsen. En funktionær har ret til fuld løn under sygdom. Er I omfattet af en overenskomst, giver den typisk løn under sygdom i en periode efter en vis anciennitet. Er medarbejderen hverken funktionær eller omfattet af en overenskomst, skal du kun betale sygedagpenge i de 30 dage – medmindre kontrakten giver mere.

Funktionærloven gælder fx for ansatte, der arbejder med kontor, salg eller ledelse mere end 8 timer om ugen. Kontorassistenten i et rengøringsfirma og formanden i et ejendomsservicefirma er ofte funktionærer, mens montører, vinduespudsere og gartnere som regel er timelønnede efter en overenskomst.

Overenskomsternes regler om løn under sygdom er forskellige. Tabellen viser seks af dem. Betaler du løn ud over de 30 dage, får du refusion svarende til de sygedagpenge, kommunen ellers ville have betalt – dog aldrig mere, end du har udbetalt i løn. Fra 5. januar 2026 får du desuden et tillæg til refusionen på 2,1 %, som kommunen beregner og udbetaler.

Kilder:[3] Retsinformation[1] Retsinformation

Sygemelding, dokumentation og hvad du må spørge om

Medarbejderen skal melde sig syg hurtigst muligt og senest 2 timer efter arbejdstidens begyndelse. Du må kontakte en syg medarbejder og spørge, hvordan det går, og hvornår vedkommende forventer at være tilbage. Du må ikke spørge, hvad medarbejderen fejler. Dokumentation kan du tidligst kræve på 2. fraværsdag.

Melder medarbejderen sig for sent syg, har vedkommende først ret til sygedagpenge fra dig fra dagen efter – men kun, hvis du hurtigst muligt gør indsigelse. Du kan kræve en skriftlig sygemelding, fx en tro og love-erklæring, tidligst på 2. fraværsdag. Søn- og helligdage tæller ikke med.

Er du i tvivl om, hvad medarbejderen kan klare, kan du bede om en mulighedserklæring. I udfylder første del sammen efter en samtale om, hvilke opgaver sygdommen påvirker, og lægen udfylder resten. Du betaler erklæringen. For funktionærer, der er syge i mere end 14 dage, kan du også kræve oplysninger om sygdommens varighed fra lægen – uden udgift for funktionæren.

Det er diagnosen, der er privat, ikke fraværet. Tal om opgaverne: Kan medarbejderen køre bil, løfte, stå på en stige eller arbejde med kemi? Fortæller medarbejderen selv om sygdommen, må I gerne tale om den, men du må ikke presse på.

• Du må spørge: Hvordan går det? Hvornår forventer du at være tilbage? Er der opgaver, du kan klare, fx lettere arbejde eller færre timer?
• Du må ikke spørge: Hvad fejler du? Hvilken diagnose har lægen givet dig?
• Du må kræve: skriftlig sygemelding fra 2. fraværsdag, mulighedserklæring og – for funktionærer efter 14 dage – oplysning om varigheden.

Kilder:[1] Retsinformation[4] Virksomhedsguiden (Erhvervsstyrelsen)[3] Retsinformation

Må arbejdsgiveren kontakte en sygemeldt medarbejder?

Ja. Du må ringe eller skrive til en sygemeldt medarbejder og spørge, hvordan det går, hvornår vedkommende venter at være tilbage, og hvilke opgaver der kan løses imens. Senest 4 uger efter første sygedag har du pligt til at indkalde til en sygefraværssamtale. Du må ikke spørge, hvad medarbejderen fejler – kun til det, der har betydning for arbejdet.

Loven siger ikke, hvor ofte du må tage kontakt. Tværtimod forventer sygedagpengeloven, at du gør det: Sygefraværssamtalen er din pligt, og kan medarbejderen ikke møde op, holdes den så vidt muligt i telefonen. Aftal ved første kontakt, hvordan og hvornår I taler sammen næste gang, fx en kort opringning om ugen. Så ved medarbejderen, hvad der kommer, og kontakten føles ikke som kontrol.

Grænsen for dine spørgsmål står i helbredsloven. Du må kun bede om helbredsoplysninger for at få belyst, om medarbejderen har en sygdom, der har væsentlig betydning for arbejdsdygtigheden i det konkrete arbejde, og du skal sige, hvilke sygdomme eller symptomer du spørger til. Spørg derfor til funktionen – kan medarbejderen løfte, køre bil, stå på en stige eller arbejde med kemi – ikke til diagnosen.

Du kan ikke bare holde sygedagpengene tilbage. Sygedagpengeloven lader kun retten til sygedagpenge fra dig bortfalde i bestemte tilfælde: når sygemeldingen kommer senere end 2 timer efter arbejdstidens begyndelse, når den skriftlige dokumentation kommer for sent, eller når medarbejderen uden rimelig grund ikke deltager i samtalen om en mulighedserklæring eller ikke afleverer den til tiden. Retten bortfalder kun for dagene, til forholdet er i orden, og du skal gøre indsigelse hurtigt – ved for sen dokumentation senest anden arbejdsdag efter fristen. Løn under sygdom efter funktionærloven, en overenskomst eller kontrakten følger deres egne regler.

Kilder:[1] Retsinformation[5] Retsinformation[4] Virksomhedsguiden (Erhvervsstyrelsen)

Kommunens opfølgning fra 1. juli 2026: hvad er nyt?

Fra 1. juli 2026 skal kommunen kun følge op mindst én gang i det første halve år af en sygemelding – før var det mindst fire gange i de længere forløb. Første opfølgning sker stadig senest ved udgangen af 8. uge. Ventes medarbejderen raskmeldt inden udgangen af uge 26, følger kommunen ikke op, medmindre du eller medarbejderen ønsker det.

Ændringerne kommer fra reformen af beskæftigelsesindsatsen, lov nr. 1750/2025, og de er endnu ikke skrevet ind i en ny udgave af sygedagpengeloven. Kommunens inddeling af sygemeldte i to kategorier er afskaffet, og kommunen beslutter selv, om den første samtale sker ved fremmøde, telefonisk eller digitalt – medmindre den sygemeldte ønsker at møde op.

For dig betyder det, at kommunen ikke nødvendigvis kontakter hverken medarbejderen eller dig i et forløb på nogle måneder. Vil du have hjælp til en gradvis tilbagevenden, så sig det til kommunen. Forventer du, at medarbejderen er væk i mere end 8 uger, kan du stadig bede om tidlig opfølgning i NemRefusion inden for de første 5 uger. Din egen sygefraværssamtale inden 4 uger og fastholdelsesplanen er uændrede.

Kilder:[6] Retsinformation[1] Retsinformation

Anmeld sygefraværet i NemRefusion: frister og refusion

Betaler du løn under sygdommen, skal du anmelde fraværet i NemRefusion senest 5 uger efter første fraværsdag for at få refusion fra dag 31. Betaler du sygedagpenge, er fristen 1 uge efter, at din betaling stopper. Har du ingen pligt til at betale, er fristen 14 dage efter første fraværsdag.

Anmeldelsen går til medarbejderens bopælskommune, som sender medarbejderen et brev med de oplysninger, du har givet. Medarbejderen skal derefter selv søge om sygedagpenge. Du kan samtidig fortælle kommunen, hvad sygdommen betyder for arbejdet.

Har du anmeldt inden 5 uger, kan du få refusion for op til 3 måneder før, du søger. Anmelder du for sent, får du som hovedregel først refusion fra den dag, fraværet er anmeldt. Betaler du løn eller sygedagpenge, og er medarbejderen tilbage inden for de 30 dage, skal du ikke anmelde fraværet til kommunen. Efter 6 måneder fra første fraværsdag kan fristen ikke fraviges.

Forventer du, at medarbejderen ikke er helt rask inden 8 uger, kan du inden for de første 5 uger bede kommunen om en tidlig opfølgning. Det sker også i NemRefusion.

1. Log ind i NemRefusion på virk.dk med MitID Erhverv.
2. Opret en sag for medarbejderens sygefravær og angiv første fraværsdag.
3. Vælg, om du betaler løn eller sygedagpenge, og overhold fristen i tabellen.
4. Søg refusion for perioden efter dag 30, hvis du betaler løn – og søg løbende, mens sygdommen varer.
5. Raskmeld medarbejderen i NemRefusion, når arbejdet er genoptaget fuldt.

Kilder:[1] Retsinformation

Sygefraværssamtale og fastholdelsesplan

Du skal indkalde en syg medarbejder til en personlig samtale om, hvordan og hvornår vedkommende kan vende tilbage. Samtalen skal holdes senest 4 uger efter første sygedag – telefonisk, hvis sygdommen ikke tillader et møde. Forventer medarbejderen at være væk i mere end 8 uger, kan vedkommende bede om en fastholdelsesplan.

Samtalen er din pligt, ikke medarbejderens: Møder medarbejderen ikke op, påvirker det ikke retten til sygedagpenge. Du behøver ikke holde samtalen, hvis medarbejderen er opsagt og fratræder inden 8 uger efter første sygedag. En overenskomst kan have sine egne regler for samtalen.

Fastholdelsesplanen laver I sammen. Den beskriver, hvordan medarbejderen hurtigst muligt kan komme helt eller delvis tilbage – fx med færre timer, uden tunge løft eller med opgaver fra jorden i stedet for på stigen. Medarbejderen tager planen med til kommunens første opfølgningssamtale. Du kan afslå at lave en plan, hvis du vurderer, at den ikke er relevant.

1. Indkald i god tid, og fortæl, hvad samtalen handler om: vejen tilbage, ikke diagnosen.
2. Spørg til arbejdsevnen: Hvilke opgaver kan medarbejderen klare nu, og hvilke ikke?
3. Foreslå skånehensyn, fx kortere dage, faste ruter tæt på, kontoropgaver eller en makker på de tunge opgaver.
4. Aftal en dato for næste kontakt, og skriv det aftalte ned.
5. Tilbyd en fastholdelsesplan, hvis medarbejderen forventer at være væk i mere end 8 uger.

Kilder:[1] Retsinformation[4] Virksomhedsguiden (Erhvervsstyrelsen)

Sygedagpengeforsikring for små arbejdsgivere

Som privat arbejdsgiver kan du tegne en sygedagpengeforsikring, der giver refusion fra kommunen fra medarbejderens 2. fraværsdag i stedet for fra dag 31. Det kræver, at virksomhedens lønsum sidste år var højst 8.898.750 kr. Præmien er 0,86 % af lønsummen i 2026, og forsikringen træder i kraft 7 dage efter tilmeldingen.

Forsikringen giver kun refusion for medarbejdere, der opfylder kravet om 8 ugers ansættelse og 74 timer. Refusionen svarer til de sygedagpenge, kommunen ville have betalt. Du bliver udelukket, hvis lønsummen overstiger 10.983.600 kr.

Du tilmelder dig hos Udbetaling Danmark. Præmien opkræves to gange om året, i juni og december, og den endelige afregning sker i juni året efter. Ejer du et ApS, er du ansat i dit eget selskab, og forsikringen dækker også din egen sygdom, hvis du får løn fra selskabet hver måned.

Om forsikringen betaler sig, afhænger af, hvor meget kortvarigt sygefravær I har. Et ejendomsservicefirma med en lønsum på 1.600.000 kr. betaler 13.760 kr. om året (eksempeltal). Det svarer til under 3 ugers sygedagpenge med den højeste sats, så to–tre influenzaer om året kan være nok til at dække præmien.

Kilder:[7] Virk / Udbetaling Danmark[8] Retsinformation[1] Retsinformation

§ 56-aftale ved kronisk sygdom

Har en medarbejder en kronisk eller langvarig sygdom, der giver mindst 10 fraværsdage om året, kan I lave en § 56-aftale. Så får du refusion fra kommunen fra første fraværsdag i arbejdsgiverperioden, når fraværet skyldes den sygdom. Aftalen skal være skriftlig, godkendes af kommunen og gælder 2 år ad gangen.

Aftalen kan også laves, når en indlæggelse eller behandling var besluttet, da medarbejderen blev ansat, eller når du allerede har betalt sygedagpenge eller løn i 21 kalenderdage for samme sygdom inden for de seneste 12 måneder før en indlæggelse eller behandling.

Aftalen skal indeholde jeres navne og adresser og sygdommens art – det er en af de få situationer, hvor medarbejderen oplyser dig om sygdommen, og det sker frivilligt. Refusionen gælder fra aftalens indgåelse og kun i den nuværende ansættelse. Skyldes en arbejdsbetinget sygdom, at du har overtrådt arbejdsmiljøloven, får du ingen refusion.

En § 56-aftale gør det lettere at ansætte og beholde folk med fx migræne, astma, diabetes eller gigt, fordi fraværet ikke koster dig mere end andre medarbejderes.

Kilder:[1] Retsinformation

Opsigelse under sygdom: 120-dagesreglen

En funktionærs sygdom er lovligt forfald, så du kan ikke bortvise funktionæren på grund af sygdommen. Står 120-dagesreglen i en funktionærs skriftlige kontrakt, kan du opsige med 1 måneds varsel til fratræden ved en måneds udgang, når funktionæren har fået løn under sygdom i 120 dage inden for 12 måneder.

Opsigelsen efter 120-dagesreglen skal ske i umiddelbar forlængelse af den 120. sygedag og mens funktionæren stadig er syg. Er funktionæren vendt tilbage, før du opsiger, kan du ikke bruge reglen – men vender funktionæren tilbage efter en gyldig opsigelse, gælder opsigelsen stadig.

For timelønnede under en overenskomst gælder overenskomstens opsigelsesregler, og nogle giver særlig beskyttelse under sygdom. En medarbejder med 3 års anciennitet under Serviceoverenskomsten kan fx som udgangspunkt ikke opsiges, mens vedkommende har ret til løn under sygdom, og under Maleroverenskomsten kan en medarbejder med ret til varsel ikke opsiges i de første 3 måneder af en dokumenteret sygdom.

Kilder:[3] Retsinformation

Når en medarbejder skal på barsel

Du skal altid indberette en medarbejders barsel i NemRefusion – også når du ikke betaler løn. Medarbejderen kan først søge barselsdagpenge, når du har gjort det. Betaler du løn under barslen, får du refusion fra Udbetaling Danmark, højst 137,43 kr. i timen i 2026. Refusionen skal søges senest 8 uger efter orlovsperiodens udløb.

Du har ikke pligt til at betale løn under barsel, medmindre det følger af funktionærloven, en overenskomst eller kontrakten. En kvindelig funktionær har ret til halv løn fra orlovens begyndelse – normalt 4 uger før forventet fødsel – til 14 uger efter fødslen. Får medarbejderen ingen løn, får vedkommende barselsdagpenge fra Udbetaling Danmark i stedet.

En orlovsperiode regnes som afsluttet, når der er gået 1 uge uden fravær, der giver ret til refusion. Søger du refusion efter fristen på 8 uger, mister du den for perioden. Er en gravid medarbejder syg på grund af graviditeten før barselsorloven, skal fraværet anmeldes senest 5 uger efter første fraværsdag.

Medarbejderen skal varsle dig. Moren skal senest 3 måneder før forventet fødsel fortælle, hvornår barnet ventes, og om hun vil holde orlov før fødslen. Faren eller medmoren skal varsle orlov i de første 10 uger senest 4 uger før forventet fødsel. Orlov efter de første 10 uger skal varsles inden 6 uger efter fødslen.

1. Notér forventet fødselsdato og de varslede orlovsperioder, og planlæg vikar eller omfordeling af ruter og kunder.
2. Tjek funktionærloven, overenskomsten og kontrakten: Skal du betale fuld løn, halv løn eller ingen løn?
3. Indberet barslen i NemRefusion – tidligst på medarbejderens første orlovsdag.
4. Betaler du løn: Søg refusion i NemRefusion senest 8 uger efter orlovsperiodens udløb.
5. Barsel.dk-refusionen kommer automatisk, når du har søgt i NemRefusion.

Kilder:[9] Virk / Udbetaling Danmark[10] Retsinformation[3] Retsinformation[2] Retsinformation

Barsel.dk: bidrag og refusion til arbejdsgiveren

Alle private arbejdsgivere betaler til Barsel.dk, medmindre alle ansatte er dækket af en anden godkendt barselsordning. Bidraget er 550 kr. pr. fuldtidsansat pr. kvartal i 2026 og opkræves via Samlet Betaling. Betaler du løn under barsel, får du fra 1. juli 2026 op til 111,09 kr. i timen fra Barsel.dk oven i refusionen fra Udbetaling Danmark.

Samlet kan du altså få op til 248,52 kr. i timen i refusion: 137,43 kr. fra Udbetaling Danmark og 111,09 kr. fra Barsel.dk. Barsel.dk betaler kun, når medarbejderens timeløn er højere end barselsdagpengesatsen, og kun for den løn, du faktisk udbetaler.

Du søger ikke Barsel.dk særskilt. Når du har søgt refusion i NemRefusion, beregner Barsel.dk sin del automatisk og udbetaler den kvartalsvis til virksomhedens NemKonto.

Hvor mange uger du kan få refusion for, afhænger af barnets fødselsdato. For børn født fra 1. juli 2025 gælder det 4 uger før og 7 uger efter fødslen for moren, 7 uger efter fødslen for faren eller medmoren og 24 ugers fællesorlov, som forældrene deler.

Er du medlem af en arbejdsgiverorganisation, er dine ansatte ofte dækket af organisationens egen barselsordning. Så betaler du dertil i stedet – tjek din opkrævning fra Samlet Betaling, så du ikke betaler to steder.

Kilder:[11] Virk / Barsel.dk[12] Virk / ATP[9] Virk / Udbetaling Danmark