Gratis skabelon til ansættelsesbevis – ansættelseskontrakt efter ansættelsesbevisloven

Skabelon til ansættelsesbevis

Skabelonen har 13 punkter. Punkt 1–12 dækker lovens 15 oplysninger, og punkt 13 er plads til de vilkår, der går igen i et udkørende fag: registrering af arbejdstid, bil og kørsel, arbejdstøj og kundernes nøgler. Tekst i [klammer] erstatter du med dine egne oplysninger, og de alternativer, der ikke passer, sletter du.

Mærket ved hvert punkt viser fristen: »Senest 7 dage« eller »Senest 1 måned« efter første arbejdsdag. Mærkerne kommer ikke med, når du printer, kopierer eller henter skabelonen.

Hvad skal et ansættelsesbevis indeholde?

Et ansættelsesbevis skal indeholde de 15 oplysninger i ansættelsesbevislovens § 3, stk. 2. De fleste er de samme i alle ansættelser. Nogle gælder kun i særlige tilfælde, fx vikarer og medarbejdere med uforudsigelig arbejdstid. Oplysningerne er:

• Senest 7 dage efter start: navn og adresse på dig og medarbejderen, arbejdsstedet, stillingen eller en beskrivelse af arbejdet, første arbejdsdag, varigheden, hvis ansættelsen er tidsbegrænset, prøvetiden, lønnen med tillæg, pension og udbetalingsterminer og den normale arbejdstid med overarbejde og vagtændringer.
• Senest 7 dage efter start, kun ved helt eller overvejende uforudsigelig arbejdstid: at tidsplanen er variabel, antallet af garanterede betalte timer, betaling for timer ud over dem, de timer og dage, hvor medarbejderen kan sættes til at arbejde, og varslet før en opgave.
• Senest 1 måned efter start: fravær med løn, fx ferie, opsigelsesvarsler, den uddannelse, du tilbyder, den overenskomst, der gælder, og hvem der modtager de sociale bidrag, fx ATP og pension.
• Senest 1 måned efter start, kun for vikarer: den virksomhed, vikaren arbejder hos, så snart den kendes.

Hvornår skal ansættelsesbeviset udleveres?

De vigtigste oplysninger skal medarbejderen have senest 7 kalenderdage efter første arbejdsdag, og resten senest 1 måned efter. Det letteste er at give det hele på én gang, fx når medarbejderen starter. Ændres et vilkår senere, fx løn, arbejdstid eller arbejdssted, skal medarbejderen have skriftlig besked hurtigst muligt og senest den dag, ændringen træder i kraft. Det gælder ikke ændringer, der alene følger af en lov eller en overenskomst, som ansættelsesbeviset henviser til.

Ansættelsesbeviset kan gives på papir eller elektronisk, fx som pdf på mail. Elektronisk kræver, at medarbejderen kan tilgå, gemme og udskrive det, og at du gemmer dokumentation for, at det er sendt eller modtaget. Skal medarbejderen arbejde i udlandet i mere end 4 uger i træk, skal oplysningerne gives før afrejsen.

For de fleste oplysninger må du henvise til en lov eller en overenskomst i stedet for at skrive reglen ud, fx »opsigelse efter funktionærloven«. Det gælder ikke parterne, arbejdsstedet, stillingen, datoerne, oplysningerne om uforudsigelig arbejdstid og navnet på overenskomsten. De skal stå direkte i ansættelsesbeviset.

Hvem skal have et ansættelsesbevis?

Alle lønmodtagere, der i gennemsnit arbejder mere end 3 timer om ugen over 4 uger i træk. Det gælder også timelønnede, deltidsansatte, sæsonansatte og medarbejdere på tilkald. Tidsbegrænsede ansættelser er ikke undtaget.

Er ansættelsen omfattet af en overenskomst med regler om ansættelsesbeviser, der mindst giver de samme rettigheder som loven, gælder overenskomstens regler i stedet. Medarbejderen skal altså stadig have oplysningerne skriftligt.

Medarbejdere, der var ansat før 1. juli 2023, har ret til et nyt eller supplerende ansættelsesbevis, hvis de beder om det. Så skal de have det senest 8 uger efter, at de har bedt om det.

Prøvetid, bijob og uddannelse: reglerne fra 2023

Loven fra 2023 indeholder også nogle mindstekrav til selve ansættelsen. De gælder, uanset hvad der står i ansættelsesbeviset:

• Prøvetid: højst 6 måneder. Ved en tidsbegrænset ansættelse højst en fjerdedel af ansættelsestiden, og der kan ikke aftales ny prøvetid, når ansættelsen forlænges.
• Bijob: du må ikke forbyde medarbejderen at have et job ved siden af, så længe det kan passes ind i arbejdstiden hos dig. Undtagelsen er, hvis bijobbet er uforeneligt med arbejdet, fx af hensyn til sikkerhed, forretningshemmeligheder eller interessekonflikter (§ 7).
• Uddannelse: uddannelse, som du efter loven eller en overenskomst skal give for at arbejdet kan udføres, er gratis for medarbejderen, tæller som arbejdstid og skal så vidt muligt ligge i den normale arbejdstid.
• Mere forudsigelige vilkår: efter 6 måneders ansættelse og en overstået prøvetid kan medarbejderen bede om en mere fast ansættelsesform, hvis den findes i virksomheden. Du skal svare skriftligt og begrundet inden 1 måned – eller inden 3 måneder, hvis virksomheden har under 35 ansatte, eller du driver den som enkeltmandsvirksomhed.
• Tilkald: har en medarbejder været på tilkald i mere end 3 måneder, skal du kunne vise, at I ikke har aftalt et fast antal timer svarende til det, der er arbejdet i de seneste 4 uger.

Hvad sker der, hvis ansættelsesbeviset mangler eller kommer for sent?

Så kan medarbejderen få en godtgørelse på op til 13 ugers løn. Er der skærpende omstændigheder, kan den stige til op til 20 ugers løn. Er manglen undskyldelig og uden konkret betydning for ansættelsen, er godtgørelsen højst 1.000 kr. Det samme gælder et ansættelsesbevis, der mangler oplysninger, og en ændring, der ikke er givet skriftligt.

Størrelsen afhænger af sagens omstændigheder, blandt andet om manglen har haft konkret betydning for medarbejderen – fx hvis der opstår uenighed om løn, arbejdstid eller opsigelsesvarsel, og intet står skrevet. Et komplet ansættelsesbevis fra første uge fjerner risikoen. Opdager du en mangel, så giv de manglende oplysninger skriftligt med det samme.

Bryder du mindstekravene – fx en for lang prøvetid eller et forbud mod bijob – kan medarbejderen også få en godtgørelse, og en medarbejder, der bliver behandlet ringere eller afskediget for at bruge sine rettigheder efter loven, er beskyttet.

Uden overenskomst: det skal I selv aftale

Uden overenskomst står løn, tillæg, opsigelse og fravær med løn kun i jeres aftale og i lovene. Der er ingen lovbestemt mindsteløn i Danmark, så lønnen er det, I aftaler. Ferie følger ferieloven, og arbejdstiden skal registreres efter arbejdstidsloven.

Opsigelsesvarslet afhænger af, om medarbejderen er funktionær. Man er funktionær, hvis man arbejder mere end 8 timer om ugen i gennemsnit og fx har kontor-, handels- eller lagerarbejde eller leder andres arbejde. Så gælder funktionærloven: arbejdsgiveren skal opsige med 1 måneds varsel i de første 6 måneder og med 3 måneders varsel derefter, og medarbejderen med 1 måneds varsel. Udfører medarbejderen det praktiske arbejde ude hos kunderne, er vedkommende ikke automatisk funktionær, og så skal I selv aftale varslet og skrive det i ansættelsesbeviset. I kan fx aftale funktionærlovens varsler, som i eksemplet med rengøringsassistenten nedenfor.

Eksempel: timelønnet rengøringsassistent uden overenskomst

Et rengøringsfirma uden overenskomst ansætter en rengøringsassistent til 25 timer om ugen på skiftende adresser. Arbejdsstedet er beskrevet som kundernes adresser med firmaets adresse, opsigelsen er aftalt efter funktionærloven, og alt er udleveret 2 dage efter start. Navne og tal er opdigtede (eksempeltal).

Eksempel: VVS-montør med overenskomst

En VVS-virksomhed, der er omfattet af en overenskomst, ansætter en montør. Løn ud over den personlige timeløn, overarbejde, sygdom og opsigelse står som en henvisning til overenskomsten, hvilket loven tillader. Overenskomstens navn og parterne skal derimod stå direkte i ansættelsesbeviset. Her står de som en pladsholder – skriv den overenskomst, virksomheden faktisk er omfattet af. Navne og tal er opdigtede (eksempeltal).