Tidsregistrering-app: gratis og betalte apps til små virksomheder

Om oversigten

Apps står i alfabetisk rækkefølge og er ikke rangeret. Oplysningerne er fra leverandørernes egne sider – klik på en app for pris, funktioner og kilder.

Hvad skal en tidsregistrerings-app kunne efter loven?

Siden 1. juli 2024 skal alle arbejdsgivere registrere den daglige arbejdstid for hver ansat i et system, der er objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Medarbejderen skal kunne se sine egne registreringer, og tallene skal gemmes i 5 år efter den referenceperiode, som den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid beregnes over.

Loven siger ikke, at det skal være en app – en timeseddel eller et regneark er også lovligt, når registreringen er løbende og viser den faktiske tid. Men i udkørende fag er en app, medarbejderen bruger fra telefonen hos kunden, den løsning, der oftest bliver brugt.

Kilder:[1] Retsinformation (Beskæftigelsesministeriet)

Tre slags tidsregistrering

Lønsystemets egen app sender timerne direkte til lønnen, men kræver, at lønnen køres i det system. En selvstændig tidsregistrerings-app kan bruges med alle lønsystemer via eksport eller integration. Og har du et vagtplan-, feltservice- eller sagssystem, er tidsregistreringen ofte allerede med.

Tidsregistrerings-apps sammenlignet

12 apps med tidsregistrering, med pris, GPS og om de kræver et bestemt lønsystem ifølge leverandørerne. Tabellen er alfabetisk.

Danløn, DataLøn, Visma og e-conomic

Kører du løn i Danløn, har Danløn-appen, hvor medarbejderne registrerer komme/gå-tid, pauser, timer og fravær, som overføres til lønnen. Kører du løn i DataLøn, er DataLøn Tid lønsystemets tidsregistrering – appen udgives i App Store af Visma DataLoen AS, så det er også den, man finder under "Visma tidsregistrering".

e-conomic er et regnskabsprogram. Flere tidsregistrerings- og sagssystemer kan ifølge leverandørerne sende timer eller fakturaer videre til e-conomic, fx Intempus og Mobilplan.

Prisen følger lønsystemet: Appen er gratis for medarbejderne. Danløn har 0 kr. i abonnement; en lønseddel koster 27 kr. Tilvalg bl.a. Danløn HR 27 kr. pr. medarbejder/md. Alle priser ekskl. moms. For DataLøn Tid: Basis 65 kr., Standard 112 kr. og Pro 139 kr. pr. bruger/md. GPS-sporing kun i Pro. Implementering som engangsydelse fra 4.419 kr. Kræver DataLøn-lønsystemet. Moms ikke angivet.

GPS, geofence og stempelur

Med GPS eller geofence kan medarbejderen kun stemple ind og ud, når telefonen er på et bestemt sted, eller stedet registreres sammen med tiden. Det passer godt, hvor man møder ind samme sted; ved skiftende kundeadresser skal stederne oprettes for hver adresse.

Registrerer appen medarbejderens position, er det kontrol af medarbejdere: Informér dem skriftligt, og brug kun oplysningerne til det formål, du har oplyst.

Gratis tidsregistrering: hvornår er det nok?

Har du én eller to ansatte med faste tider, er en gratis skabelon eller lønsystemets gratis app ofte nok. Med flere medarbejdere, skiftende adresser og overarbejde sparer en betalt app typisk mere tid, end den koster.

Eksempel (eksempeltal): Et rengøringsfirma med 6 timelønnede medarbejdere samler timesedler på papir og bruger 3 timer om måneden på at taste dem ind til løn. Med en app til 20 kr. pr. bruger om måneden koster det 120 kr. om måneden – mod 3 timers kontorarbejde til 400 kr. i timen, altså 1.200 kr.