EAN-faktura: sådan sender du en faktura til det offentlige

Hvad er en EAN-faktura?

En EAN-faktura er en elektronisk faktura, der sendes til kundens EAN-nummer i stedet for til en e-mailadresse. EAN-nummeret er et 13-cifret nummer, der peger på lige præcis den afdeling, der skal betale. Fakturaen sendes i et standardformat gennem NemHandel og lander direkte i kundens økonomisystem, hvor den kan behandles uden at blive tastet ind.

Ordet EAN-faktura bruges i daglig tale. De officielle ord er e-faktura eller elektronisk regning, og nummeret hedder i reglerne et EAN-lokationsnummer. Internationalt kaldes det et GLN-nummer (Global Location Number). Det er det samme nummer.

Én kommune har mange EAN-numre: typisk ét for hver skole, daginstitution, ejendomsafdeling eller forvaltning. Fakturaen skal til det nummer, der hører til den enhed, som har bestilt arbejdet. Sender du den til et forkert nummer, lander den hos en afdeling, der ikke kender opgaven.

Formatet er et struktureret dataformat, som OIOUBL eller Peppol BIS, og ikke et billede af en faktura. Du skal ikke selv kunne formatet – det klarer dit bogføringssystem eller fakturablanketten. Ifølge Erhvervsstyrelsen modtages 99 % af alle fakturaer til det offentlige i dag som e-faktura.

Kilder:[1] Virksomhedsguiden[2] Erhvervsstyrelsen[3] GS1 Denmark

Skal du sende e-faktura til det offentlige?

Ja. Fakturaer til offentlige myndigheder skal sendes, så de modtages elektronisk i et format, myndighedens system kan læse. Det gælder staten, regionerne og kommunerne – og også selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med en kommune eller region, fx mange daginstitutioner. Til private kunder er e-faktura frivilligt, medmindre det står i aftalen.

Kravet står i bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder § 5. Har du ikke et system, der kan sende e-fakturaer, må du i stedet udfylde en fakturaskabelon – det er NemHandel Fakturablanket. Hvilke kunder der tæller som offentlige, følger af lov om offentlige betalinger: ud over stat, regioner og kommuner også selvejende institutioner med driftsoverenskomst og institutioner, der drives for offentlige midler.

En boligforening, en ejerforening eller en privat virksomhed er ikke en offentlig myndighed. De kan ikke kræve en e-faktura efter reglerne, men de kan skrive det ind i aftalen med dig – og så er det en del af aftalen. Er du i tvivl om, hvorvidt kunden er offentlig, så spørg efter et EAN-nummer ved bestillingen, eller slå kundens CVR-nummer op i Nemhandelsregistret.

Kilder:[4] Retsinformation (Finansministeriet)[5] Retsinformation (Erhvervsministeriet)[6] Retsinformation

Hvad skal der stå på en faktura til det offentlige?

Alt det, en almindelig fuld faktura skal have, plus kundens EAN-nummer og den reference, du fik ved bestillingen – en kontaktperson eller en anden reference og et eventuelt ordre- eller rekvisitionsnummer. Fakturaen må kun have ét CVR-nummer som afsender, og dækker den kun en del af en ordre, skal det stå på den.

Når en offentlig kunde bestiller, skal kunden oplyse sit EAN-nummer, en referenceperson eller en anden reference, et eventuelt ordre- eller rekvisitionsnummer og sin politik for kredittid (bekendtgørelsens § 3). Fakturaen skal gentage EAN-nummeret og referencen (§ 4). Resten af indholdet er det samme som på enhver fuld faktura, fx fakturadato, fortløbende nummer, dit CVR-nummer, ydelsens art, leveringsdato, momssats og momsbeløb – se hele listen i guiden om krav til en faktura.

Referencen er den del, der oftest mangler. Den er kundens nøgle til at matche fakturaen med bestillingen. Uden den ved økonomiafdelingen ikke, hvem der skal godkende fakturaen, og så ligger den stille.

Kilder:[4] Retsinformation (Finansministeriet)

Sådan sender du en EAN-faktura

Du har to muligheder. Har du et bogføringssystem, der kan sende e-fakturaer, opretter du kunden med EAN-nummeret og sender fakturaen derfra. Har du ikke, bruger du NemHandel Fakturablanket på Virk: Du logger på med MitID, finder kundens EAN-nummer, udfylder fakturaen og sender den direkte til kunden.

Et bogføringssystem er den nemmeste vej, hvis du fakturerer det offentlige jævnligt. Kunden oprettes én gang med EAN-nummeret, og fakturaen bliver automatisk bogført hos dig. Virksomheder, der skal bogføre digitalt, skal alligevel have et system, der kan sende e-fakturaer. Det gælder alle selskaber og personligt ejede virksomheder med en nettoomsætning over 300.000 kr. to år i træk.

Fakturablanketten er lavet til virksomheder uden et system, eller som kun sjældent fakturerer det offentlige. Erhvervsstyrelsen stiller den gratis til rådighed, og den kan sende både fakturaer og kreditnotaer til offentlige modtagere. Du kan vedhæfte højst 5 bilag – fx en arbejdsseddel eller et foto – i pdf, tif, png, jpg eller gif, på højst 3 MB hver og 10 MB i alt. Blanketten er ikke lavet til små skærme, så sæt dig ved en computer.

1. Log på NemHandel Fakturablanket på Virk med privat MitID eller MitID Erhverv.
2. Find kundens EAN-nummer – det, kunden har oplyst, eller et opslag i Nemhandelsregistret.
3. Udfyld fakturaen med de sædvanlige oplysninger og kundens reference og ordrenummer.
4. Vedhæft eventuelle bilag, højst 5 filer på 3 MB hver og 10 MB i alt.
5. Send fakturaen, og gem selv en kopi med det samme – blanketten kan ikke genskabe en kopi, du har mistet.
6. Vent på kvitteringen på e-mail. Den kan tage op til 24 timer.

Kilder:[7] Virk / Erhvervsstyrelsen[8] Virk / Erhvervsstyrelsen

Sådan finder du kundens EAN-nummer

Spørg kunden, når opgaven bestilles – en offentlig kunde har pligt til at oplyse sit EAN-nummer ved ordren. Har du kun et CVR-nummer, kan du slå kunden op i Nemhandelsregistret, hvor alle offentlige EAN-numre står. Du kan søge på EAN/GLN, CVR-, SE- eller P-nummer, men ikke på navn.

Et opslag på et CVR-nummer kan give en lang liste, fordi kommunen har mange enheder. Vælg ikke bare det første nummer. Brug det nummer, kunden har skrevet i bestillingen, og spørg, hvis der er tvivl – det tager et minut, mens en fejlsendt faktura kan tage uger at rede ud.

Har du en fast aftale med flere adresser, så lav en liste over adresser, EAN-numre og referencer, og opret dem i dit system én gang. Tjek listen, når kunden skifter kontaktperson eller omorganiserer.

1. Bed om EAN-nummer, reference og eventuelt ordrenummer, før du går i gang med arbejdet.
2. Slå EAN-nummeret op i Nemhandelsregistret, og tjek, at det tilhører den rigtige enhed.
3. Opret kunden i dit system med EAN-nummeret, eller skriv det ned til fakturablanketten.
4. Skriv referencen og ordrenummeret på arbejdssedlen, så de er ved hånden, når du fakturerer.

Kilder:[9] Erhvervsstyrelsen[4] Retsinformation (Finansministeriet)

De fejl, der oftest forsinker betalingen

De typiske fejl er et forkert eller manglende EAN-nummer, en manglende reference eller et manglende ordrenummer, en pdf sendt på e-mail og en faktura, der dækker flere ordrer uden at sige det. En offentlig kunde må vente med at betale en faktura, der ikke opfylder kravene, men skal give dig besked så hurtigt som muligt.

Når du har sendt en korrekt faktura, skal kunden forsøge at betale inden for den oprindelige kredittid, regnet fra den nye faktura (bekendtgørelsens § 6). Fristen løber altså forfra, og en fejl forsinker pengene med al den tid, der går, før du har sendt en korrekt faktura. Retter du en faktura, så send en kreditnota på den forkerte og en ny faktura – ret ikke i den gamle.

• EAN-nummeret er gættet eller genbrugt fra en anden opgave – brug nummeret fra bestillingen.
• Referencen eller ordrenummeret mangler, så fakturaen ikke kan matches med bestillingen.
• Fakturaen er sendt som pdf på e-mail i stedet for som e-faktura.
• Fakturaen er sendt til kommunens hovednummer i stedet for til den skole eller afdeling, der bestilte.
• Én faktura dækker flere ordrer, eller en delleverance er ikke markeret.
• Kopien af en faktura fra fakturablanketten er ikke gemt, så du ikke kan dokumentere, hvad du sendte.

Kilder:[4] Retsinformation (Finansministeriet)[7] Virk / Erhvervsstyrelsen

Hvor hurtigt betaler det offentlige?

En offentlig myndighed må højst aftale en betalingsfrist på 30 dage fra fakturaen, og den frist kan ikke fraviges til skade for dig. Kunden skal oplyse sin kredittid, når den bestiller. Betaler kunden for sent, kan du kræve morarente og et fast kompensationsbeløb på 310 kr.

Reglen står i rentelovens § 3 b. Over for private erhvervskunder kan du selv godkende en længere frist, men over for en offentlig myndighed kan du ikke – § 1, stk. 5, forbyder at fravige 30 dage til skade for dig. Skriv din egen frist på fakturaen, men aldrig mere end 30 dage.

Ved for sen betaling løber morarenten fra forfaldsdagen. Den er referencesatsen plus 8 procentpoint, i andet halvår af 2026 i alt 10 % om året. Kompensationsbeløbet på 310 kr. kan du kræve af både erhvervskunder og offentlige myndigheder, men ikke af private. Husk, at betalingsfristen kun holder, hvis fakturaen opfylder kravene.

Kilder:[10] Retsinformation

Eksempler fra forskellige fag

Princippet er det samme i alle fag: Få EAN-nummer og reference skriftligt ved bestillingen, send én faktura pr. bestilling til det rigtige nummer, og gem kopien. Forskellen ligger i, hvor mange numre og referencer der er at holde styr på.

Vinduespolering for kommunens skoler: Et vinduespoleringsfirma har en rammeaftale med en kommune om pudsning på syv skoler fire gange om året (eksempel). Hver skole har sit eget EAN-nummer, og rammeaftalen har ét aftalenummer, der skal stå som reference. Firmaet opretter de syv skoler som hver sin kunde i bogføringssystemet og sender en faktura pr. skole efter hver runde – ikke én samlet faktura til kommunen.

Ejendomsservice for en boligforening: En ejendomsservice har en fast aftale om trappevask og græsslåning med en almen boligforening (eksempel). Foreningen er ikke en offentlig myndighed, men administrationen har skrevet ind i aftalen, at fakturaer skal sendes som e-faktura til foreningens EAN-nummer med afdelingsnummeret som reference. Kravet gælder, fordi det står i aftalen.

Skadedyrsbekæmpelse for en kommune: En skadedyrsbekæmper tager rottesager på kommunens ejendomme, og hver sag får et rekvisitionsnummer (eksempel). Firmaet har ikke et bogføringssystem med e-faktura endnu og sender fakturaerne via fakturablanketten med rekvisitionsnummeret i referencefeltet og arbejdssedlen som bilag.

Det samme gælder en elektriker, der udskifter belysning på et regionalt sygehus, eller et rengøringsfirma, der gør rent i en selvejende daginstitution med driftsoverenskomst med kommunen: Begge kunder er omfattet af reglerne og skal have en e-faktura.

Kilder:[4] Retsinformation (Finansministeriet)[6] Retsinformation