Offentligt udbud for små servicevirksomheder: tærskelværdier 2026, ESPD, serviceattest og rammeaftaler

Hvornår skal en offentlig opgave i udbud?

Det afgør kontraktens samlede værdi ekskl. moms, inklusive optioner og forlængelser. Over EU's tærskelværdi skal opgaven i EU-udbud. Under tærskelværdien skal kunden annoncere, hvis opgaven har klar grænseoverskridende interesse, og ellers fra 500.000 kr. sikre markedsmæssige vilkår. Under 500.000 kr. stiller udbudsloven ingen krav til fremgangsmåden.

Kunden regner hele kontraktens værdi med: alle årene, alle optioner og alle forlængelser, der står i udbudsmaterialet. En rengøringsaftale på 300.000 kr. om året i 2 år med mulighed for 2 års forlængelse er altså en kontrakt på 1,2 mio. kr. Kunden må ikke dele en opgave op for at komme under en grænse, medmindre der er en saglig grund.

Reglerne gælder for stat, regioner og kommuner og for offentligretlige organer – fx almene boligorganisationer, universiteter og selskaber, som det offentlige kontrollerer. Tabellen viser, hvad der gælder for en serviceopgave for en kommune i 2026 og 2027.

Kilder:[1] Retsinformation[2] Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Tærskelværdierne for 2026 og 2027

Fra 1. januar 2026 til 31. december 2027 er tærskelværdien for tjenesteydelser 1.611.360 kr. for kommuner og regioner og 1.044.400 kr. for statslige myndigheder. Sociale og andre specifikke tjenesteydelser har en grænse på 5.595.000 kr., og bygge- og anlægsarbejder 40.313.840 kr. Alle beløb er ekskl. moms.

EU fastsætter tærskelværdierne i euro hvert andet år, og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen offentliggør dem i kroner. Udbudsloven, som den står på Retsinformation, nævner stadig beløbene for 2024–2025, men loven siger selv, at det er de til enhver tid gældende tærskelværdier, der skal bruges.

Almindelig rengøring, vinduespolering, havepleje, skadedyrsbekæmpelse og vedligeholdelse er almindelige tjenesteydelser. Den højere grænse på 5.595.000 kr. gælder kun de ydelser, der står på EU's liste over sociale og andre specifikke tjenesteydelser – det såkaldte light-regime. Den omfatter fx kantinedrift, catering og efterforsknings- og sikkerhedstjenester, men ikke rengøring.

Kilder:[3] Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen[4] Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Gælder tilbudsloven stadig i 2026?

Ja. Tilbudsloven gælder stadig for offentlige bygge- og anlægsopgaver under EU's tærskelværdi. Et lovforslag om at ophæve den (L 113) blev fremsat i februar 2026, men bortfaldt, da Folketingets samling sluttede i marts 2026. Loven gælder ikke for almindelige serviceopgaver som rengøring – de følger udbudsloven.

Tilbudsloven er relevant for håndværk: maler-, VVS-, el- og glarmesterarbejde er bygge- og anlægsarbejde. Op til 300.000 kr. ekskl. moms kan bygherren nøjes med ét tilbud. Mellem 300.000 kr. og 3 mio. kr. indhenter den mindst to og højst tre tilbud underhånden – et fjerde tilbud skal komme fra en tilbudsgiver uden for lokalområdet. Over 3 mio. kr. skal opgaven i licitation.

Loven gælder også for byggerier med offentlig støtte og for en privat entreprenør, der indhenter tilbud på underentrepriser til et offentligt byggeri. Ved begrænset licitation med prækvalifikation har du mindst 15 arbejdsdage til at melde din interesse. Ved underhåndsbud må bygherren forhandle frit, men skal behandle tilbudsgiverne ens.

L 113 ville have flyttet reglerne for bygge og anlæg under tærskelværdien ind i udbudsloven og krævet løn- og arbejdsvilkår i kommunernes og regionernes byggekontrakter over tærskelværdien. Et nyt forslag kan blive fremsat i en senere samling – vi opdaterer guiden, hvis det sker.

Kilder:[5] Retsinformation[6] Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen[7] Folketinget (Retsinformation)

Hvor finder du offentlige udbud?

EU-udbud offentliggøres i EU-Tidende og kan søges i TED. Opgaver under tærskelværdien med klar grænseoverskridende interesse skal annonceres på udbud.dk. Mindre opgaver kan kunden annoncere på sin egen hjemmeside eller løse ved at spørge få leverandører direkte – derfor skal kunden kende dig, før opgaven kommer.

En lille virksomhed finder flest opgaver ved at kombinere portalerne med direkte kontakt:

1. Søg på udbud.dk efter dit fag og din region, og opret en søgeagent, hvis portalen tilbyder det.
2. Søg i TED efter EU-udbud med CPV-koden for dit fag, fx rengøring eller vinduespolering. CPV-koden står i alle EU-udbudsbekendtgørelser.
3. Tjek kommunens hjemmeside for annoncerede opgaver og for kommunens indkøbspolitik.
4. Kontakt driftschefen for skoler, institutioner eller boligselskaber og præsentér dig. Under 500.000 kr. kan kunden købe direkte, og fra 500.000 kr. kan den nøjes med at indhente tilbud fra få leverandører.
5. Hold øje med, hvornår de store rammeaftaler udløber. En rammeaftale varer højst 4 år, og du kan ikke komme med på den undervejs – kun når den bliver udbudt igen.

Kilder:[8] Retsinformation[2] Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

ESPD: det fælles europæiske udbudsdokument

ESPD (European Single Procurement Document) er en egenerklæring, du afleverer med tilbuddet i et EU-udbud. Her erklærer du, at du ikke er udelukket, at du opfylder kundens krav til økonomi og erfaring, og eventuelt hvordan du opfylder udvælgelseskriterierne. Kun den, der skal vinde, skal som udgangspunkt dokumentere oplysningerne.

ESPD er et krav i EU-udbud efter udbudslovens afsnit II. Under tærskelværdien bestemmer kunden selv, hvilke dokumenter du skal aflevere. Udbudsmaterialet fortæller, hvor og hvordan ESPD'et skal udfyldes.

Du kan genbruge et ESPD fra et tidligere udbud, hvis du bekræfter, at oplysningerne stadig er rigtige. Lav derfor et grundudkast én gang, og tilpas det til hvert udbud.

1. Oplysninger om virksomheden: CVR-nummer, kontaktperson og om du byder alene, sammen med andre eller støtter dig på andres formåen (fx en underleverandørs erfaring).
2. Udelukkelsesgrunde: domme for bl.a. svig og bestikkelse, gæld til det offentlige og konkurs. Kunden skal udelukke dig med ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på 100.000 kr. eller mere – medmindre du har en afviklingsordning, som du overholder.
3. Egnethed og udvælgelse: kun de krav, kunden har stillet, fx omsætning, forsikring og referencer fra lignende opgaver.
4. Tjek, at tallene passer med dit seneste årsregnskab, og gem den endelige version.

Kilder:[1] Retsinformation[2] Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Serviceattest: indhold, pris og gyldighed

En serviceattest dokumenterer, at din virksomhed ikke er udelukket fra udbud. Du bestiller den hos Erhvervsstyrelsen på Virk, og den samler oplysninger fra ATP, Skatteforvaltningen, Skifteretten og Politiets Kriminalregister. Den koster 750 kr. for 10 eksemplarer, tager i gennemsnit 2 uger og har ingen fast gyldighedsperiode.

Attesten er et øjebliksbillede. Hvor gammel den må være, afgør den enkelte kunde, så læs udbudsmaterialet. Bestil den i god tid, fordi alle i ledelsen skal give samtykke til opslaget i Kriminalregistret. Danske ledelsesmedlemmer får samtykket i deres digitale postkasse, og attesten sendes først videre, når alle har svaret.

Prisen på 750 kr. dækker 10 eksemplarer på ét sprog med højst 2 interessenter eller komplementarer. Hver ekstra pakke af 10, hvert ekstra sprog og hver ekstra interessent koster 200 kr. Du kan få attesten på engelsk og de øvrige officielle EU-sprog.

Kunden beder som udgangspunkt kun den tilbudsgiver, der skal vinde, om serviceattesten – som dokumentation for det, du erklærede i ESPD'et. Men fristen for at aflevere dokumentationen kan være kort, så har du planer om at byde, er det en god idé at have en frisk attest liggende.

Kilder:[9] Virk / Erhvervsstyrelsen[1] Retsinformation

Sådan byder du: fra udbudsmateriale til kontrakt

Læs hele udbudsmaterialet, stil spørgsmål inden spørgefristen, regn prisen ud fra kundens mængder og dine egne tal, og aflever et tilbud uden forbehold inden tilbudsfristen. I et offentligt EU-udbud er fristen mindst 35 dage fra bekendtgørelsen – 30 dage, når tilbud afgives elektronisk.

Et udbud er et regnestykke og en læseopgave. Tag det i denne rækkefølge:

1. Læs udbudsbetingelser, kravspecifikation, kontrakt og evalueringsmodel. Notér frister, mindstekrav og hvordan tilbuddet bliver vurderet.
2. Tjek, om kontrakten har en arbejdsklausul eller krav om lærlinge. Så skal din pris bygge på overenskomstens løn og tillæg.
3. Besigtig stedet, hvis der er mulighed for det, og stil spørgsmål skriftligt inden spørgefristen. Svarene sendes til alle tilbudsgivere.
4. Regn prisen ud fra kundens mængder: timer, m², antal vinduer eller besøg. Læg kørsel, materialer, ledelse og tid til dokumentation ind.
5. Aflever tilbuddet uden forbehold. Tager du forbehold for et grundlæggende element, fx et mindstekrav, opfylder tilbuddet ikke kravene i udbudsmaterialet, og så kan kunden ikke give dig opgaven.
6. Kunden vurderer tilbuddet efter pris, omkostninger eller det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ved kvalitet kan fx organisering, bemanding og erfaring tælle.
7. Du får besked om, hvem der vinder – i et EU-udbud med en begrundelse og en standstill-periode, før kontrakten må underskrives.
8. Når du har vundet: Fakturér elektronisk til kundens EAN-nummer. En offentlig kunde må højst aftale 30 dages betalingsfrist.

Kilder:[1] Retsinformation

Rammeaftaler: sådan kommer du med

En rammeaftale fastlægger priser og vilkår for de opgaver, kunden bestiller i en periode på højst 4 år. Rammeaftalen skal i udbud, når alle indkøb på den tilsammen overstiger tærskelværdien. Du kan kun komme med, når den bliver udbudt – nye leverandører kan ikke tilslutte sig undervejs.

Har rammeaftalen én leverandør, tildeles opgaverne på rammeaftalens vilkår. Har den flere, tildeler kunden opgaverne direkte efter objektive kriterier, fx rangorden, eller ved et miniudbud mellem leverandørerne på rammeaftalen. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen bruger selv rengøring som eksempel: Tre leverandører har givet en timepris på rammeaftalen, og i miniudbuddet konkurrerer de på, hvor mange timer den konkrete bygning kræver.

En rammeaftale forpligter normalt ikke kunden til at købe en bestemt mængde, men den forpligter dig til at levere. Regn derfor med, at mængderne i udbuddet er et skøn.

SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice) er en indkøbscentral, der udbyder rammeaftaler, som stat, kommuner og regioner kan bruge. Kommuner og regioner kan også lave deres egne rammeaftaler, fx på vinduespolering, snerydning eller skadedyrsbekæmpelse, og dele dem i delaftaler, fx efter geografi. Kunden skal begrunde i udbudsmaterialet, hvis en opgave ikke bliver delt op – så en lille virksomhed kan ofte byde på en del af opgaven.

Kilder:[4] Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen[2] Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Sociale klausuler, arbejdsklausuler og krav om lærlinge

En offentlig kunde må stille sociale krav til, hvordan kontrakten udføres – fx lærlinge, løn- og arbejdsvilkår eller beskæftigelse – når kravene hænger sammen med opgaven og står i udbudsmaterialet. Nogle krav er pligt: EU-udbudte rengøringskontrakter på mindst 5 mio. kr. og 6 måneder skal have krav om personer under oplæring.

Arbejdsklausuler kræver, at dine ansatte – og underleverandørernes – får løn, arbejdstid og vilkår, der ikke er mindre gunstige end den landsdækkende overenskomst på området. Statslige myndigheder skal bruge dem, og kommuner og regioner opfordres til det. Klausulen gælder, selvom du ikke selv har overenskomst, og kunden kan kræve lønsedler og timesedler som dokumentation.

Kravet om personer under oplæring gælder to slags EU-udbudte kontrakter, der udføres i Danmark og varer mindst 6 måneder: bygge- og anlægskontrakter over tærskelværdien og tjenesteydelseskontrakter på mindst 5 mio. kr. om rengøring, reparation og vedligeholdelse, installation eller transport. Kravet kan opfyldes med fx elever på en erhvervsuddannelse, deltagere i AMU-kontraktuddannelse eller andre oplæringsforløb.

Bruger du en underleverandør, skal kravene med i jeres aftale, og kunden skal have underleverandørens navn og kontaktoplysninger senest ved start.

Kilder:[10] Retsinformation[11] Retsinformation

Eksempel: rengøring af en kommunal daginstitution

En kommune vil have rengjort en daginstitution 3 timer hver hverdag i 2 år med option på 2 × 1 års forlængelse. Med 420 kr. ekskl. moms i timen er kontrakten 1.260.000 kr. værd. Det er under tærskelværdien, men over 500.000 kr., så kommunen skal sikre markedsmæssige vilkår, fx med tre tilbud (eksempeltal).

Regnestykket: 250 hverdage × 3 timer = 750 timer om året. 750 timer × 420 kr. = 315.000 kr. ekskl. moms om året. Over 4 år med optionerne: 1.260.000 kr. Var det 4 timer om dagen, ville kontrakten være 1.680.000 kr. værd – over 1.611.360 kr., og så skulle opgaven i EU-udbud med ESPD og standstill.

Et lille rengøringsfirma, som kommunen kender, bliver bedt om et tilbud sammen med to andre. Firmaet regner prisen efter Serviceoverenskomsten, fordi kommunen har skrevet en arbejdsklausul i kontrakten, og vedlægger sin kvalitetsbeskrivelse, fordi kommunen vurderer både pris og kvalitet. Når kommunen har valgt, får alle tre besked på samme tid, og firmaet kan bede om en begrundelse.

Eksempel: vinduespolering på en rammeaftale for kommunens bygninger

En kommune udbyder vinduespolering af alle sine bygninger på en 4-årig rammeaftale til anslået 450.000 kr. om året – 1.800.000 kr. i alt. Det er over tærskelværdien, så opgaven skal i EU-udbud. Kommunen deler den i to geografiske delaftaler, og et lille vinduespoleringsfirma byder kun på den ene (eksempeltal).

Firmaet finder udbuddet i TED med CPV-koden for vinduespolering. Kommunen har sat tilbudsfristen til 30 dage fra bekendtgørelsen – minimum, når tilbud afleveres elektronisk. Firmaet genbruger sit ESPD fra et tidligere udbud, bekræfter, at oplysningerne stadig er rigtige, og tilføjer en reference fra en boligforening. Firmaet bestiller en serviceattest, samme dag det beslutter at byde – så er den klar, hvis kommunen beder om dokumentation.

Delaftalen for kommunens sydlige del er anslået til 900.000 kr. over 4 år. Kommunen vil have to leverandører pr. delaftale og tildele opgaverne efter rangorden. Firmaet bliver nr. 2 og får opgaverne, når nr. 1 ikke kan levere. Efter tildelingsbeslutningen er der 10 kalenderdages standstill, før kontrakten må underskrives.

Begrundelse, aktindsigt og klage

Taber du et udbud, kan du bede om en begrundelse og om aktindsigt i tilbuddene. I et EU-udbud kan du klage til Klagenævnet for Udbud. Klager du inden udløbet af standstill-perioden på 10 kalenderdage, må kontrakten ikke underskrives, før nævnet har taget stilling. Gebyret er 20.000 kr. ved EU-udbud og ellers 10.000 kr.

Kunden skal give alle tilbudsgivere besked om, hvem der vinder, og efter anmodning give en begrundelse. Retten til aktindsigt i tilbuddene har kun de, der kan klage over udbuddet, og massemedierne. Dele af et tilbud kan blive undtaget fra aktindsigt.

Klagefristerne er korte: En klage over ikke at blive udvalgt i et begrænset udbud skal være indgivet inden 20 kalenderdage efter underretningen. Andre klager over et EU-udbud har bl.a. en frist på 45 kalenderdage efter, at kunden i EU-Tidende har offentliggjort, at kontrakten er indgået. Gebyret betales tilbage, hvis klagen bliver afvist.

En klage er dyr og tager tid. Start med at bede om en begrundelse og tale med kunden – ofte handler tabet om evalueringsmodellen, og så ved du, hvad du skal gøre bedre næste gang.

Kilder:[12] Nævnenes Hus[13] Retsinformation[1] Retsinformation