Gratis underleverandøraftale: skabelon til samarbejdsaftale mellem to virksomheder

Hvad skal en underleverandøraftale indeholde?

En underleverandøraftale skal som minimum beskrive parterne, opgaven, prisen og betalingen, hvem der har ansvaret for fejl og skader, og hvordan aftalen slutter. Dertil kommer de punkter, der beskytter dig: at underleverandøren ikke tager dine kunder, at nøgler og kundeoplysninger bliver behandlet fortroligt, og at underleverandøren har forsikring. Arbejder I for en offentlig kunde, eller er underleverandøren et udenlandsk firma, gælder der særlige krav, som skabelonen også har punkter til.

Tekst i [klammer] erstatter du med dine egne oplysninger. Mærkerne ved punkterne viser, om punktet svarer på et lovkrav, når situationen opstår, eller om det er jeres eget valg.

Underleverandør, underentreprise eller samarbejdsaftale?

Ordene dækker det samme: Du har aftalen med kunden, og et andet firma udfører hele eller en del af arbejdet for dig. I byggeriet hedder det en underentreprise, og aftalen en underentreprisekontrakt. I servicefagene taler man oftere om en underleverandør eller en samarbejdsaftale. Kunden har sin aftale med dig, så over for kunden er det dig, der står til ansvar for arbejdet – også den del, underleverandøren udfører.

Til bygge- og anlægsarbejde kan I bruge AB 18 som grundlag. AB 18 er frivillige standardvilkår, som også passer mellem en entreprenør og en underentreprenør. Så skriver I kun de punkter i aftalen, hvor I vil noget andet end AB 18, og henviser til den paragraf, I ændrer. Til servicefag som rengøring, vinduespolering, havepleje og skadedyrsbekæmpelse findes der ikke et tilsvarende standardsæt, og derfor skal aftalen selv dække det hele.

Skattestyrelsen kalder aftalen en entreprisekontrakt og anbefaler, at den beskriver den aftalte ydelse, prisen, perioden, hvem der har kontrollen og instruktionsretten, hvem der leverer materialer og værktøj, og hvem der bærer ansvaret og risikoen for arbejdet.

Er underleverandøren selvstændig – eller reelt ansat?

Det afgørende er, hvordan samarbejdet foregår i praksis, ikke hvad der står i aftalen. En underleverandør er selvstændig, når den påtager sig en afgrænset opgave for egen regning og risiko: giver en fast pris, bruger sit eget værktøj, selv tilrettelægger arbejdet og retter sine fejl uden betaling. Bestemmer du, hvordan og hvornår arbejdet skal udføres, og indgår opgaven som en del af din egen daglige drift, kan Skattestyrelsen se underleverandøren som lønmodtager hos dig.

Så hæfter du for den A-skat og det am-bidrag, der skulle have været trukket – og det gælder både danske og udenlandske underleverandører. Er underleverandøren et udenlandsk firma, der reelt stiller folk til rådighed for dig, er det arbejdsudleje. Så skal du indeholde og betale 8 % am-bidrag og 30 % arbejdsudlejeskat af lønudgiften til de udenlandske medarbejdere eller af fakturasummen.

Er du i tvivl, kan du bede Skattestyrelsen om et bindende svar, før samarbejdet begynder.

Kædeansvar: hvornår hæfter du for underleverandøren?

Der er ingen generel lov om kædeansvar i Danmark. Et beslutningsforslag om at indføre krav om kædeansvar blev forkastet i Folketinget i 2024. Du kan alligevel komme til at hæfte for din underleverandør i fem situationer:

• Skat: Er underleverandøren reelt ansat hos dig, hæfter du for A-skat og am-bidrag. Er det arbejdsudleje fra et udenlandsk firma, skal du betale 8 % am-bidrag og 30 % arbejdsudlejeskat.
• Moms: Er du momsregistreret og betaler underleverandøren på anden måde end via en bank – fx kontant – hæfter du for momsen, hvis underleverandøren ikke betaler den. Det gælder ikke, når betalingen samlet er højst 8.000 kr. inkl. moms, eller når du indberetter købet til Skattestyrelsen senest 14 dage efter betalingen og senest 1 måned efter, at du har fået fakturaen.
• RUT: Arbejder et udenlandsk firma for dig i bygge og anlæg eller i landbrug, skovbrug og gartneri, skal du have dokumentation for firmaets anmeldelse til RUT – ellers skal du give Arbejdstilsynet besked senest 3 dage efter, at arbejdet er begyndt.
• Offentlige kunder: En arbejdsklausul i en offentlig kontrakt gælder også underleverandørernes ansatte, og kunden kan kræve dokumentation for deres løn og vilkår. Udbudsloven kræver desuden, at du oplyser navnene på dine underleverandører til en offentlig kunde.
• Din egen kontrakt: Har din kunde skrevet krav til underleverandører ind i kontrakten med dig, gælder de, fordi du har skrevet under. Giv kravene videre i underleverandøraftalen.

RUT: når underleverandøren er et udenlandsk firma

Et udenlandsk firma, der skal udføre arbejde i Danmark, skal anmelde sig i Registret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) senest, når arbejdet begynder, og anmelde ændringer førstkommende hverdag. Det gælder firmaer, der sender medarbejdere til Danmark, og i bygge og anlæg samt installation og reparation af maskiner og udstyr også udenlandske selvstændige uden ansatte.

Er du den danske hvervgiver i bygge og anlæg eller i landbrug, skovbrug og gartneri, skal du have dokumentation for anmeldelsen. Har du ikke fået den, skal du give Arbejdstilsynet besked senest 3 dage efter, at arbejdet er begyndt. Skattestyrelsen understreger, at både du og det udenlandske firma kan få en bøde, hvis firmaet ikke har anmeldt den rigtige arbejdsadresse og periode.

Køber du ydelser fra et firma i et andet EU-land, som overvejende bruges i Danmark, skal du som hovedregel selv beregne og betale dansk moms af købet. På en byggeplads skal det udenlandske firma skilte med sit RUT-nummer ud over sit navn.

Kundeklausul mellem to virksomheder: hvad må I aftale?

Mellem to virksomheder må I som udgangspunkt aftale en kundeklausul, men den skal være rimelig og ikke gå videre end nødvendigt. Reglerne om kunde- og konkurrenceklausuler i loven om ansættelsesklausuler gælder kun aftaler med lønmodtagere, så lovens krav om kompensation og højst 12 måneder gælder ikke mellem to firmaer. Til gengæld kan en klausul, der er urimelig, blive tilsidesat eller ændret efter aftalelovens § 36. Aftalelovens gamle § 38 om konkurrenceklausuler er ophævet.

Konkurrenceloven forbyder aftaler mellem virksomheder, der begrænser konkurrencen. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen skriver, at en konkurrenceklausul mellem virksomheder kan være lovlig, når den er nødvendig for et lovligt samarbejde og står i rimeligt forhold til formålet – altså ikke er længere eller bredere, end samarbejdet kræver. Skriv derfor klausulen snævert:

• Kun de kunder, underleverandøren har arbejdet for under aftalen – gerne nævnt i et bilag.
• Kun den ydelse, samarbejdet handler om.
• En kort periode efter aftalens ophør, fx 6 måneder.
• Ikke underleverandørens egne kunder fra før aftalen eller nye kunder, der selv henvender sig.

Må I aftale ikke at ansætte hinandens medarbejdere?

Nej. En aftale mellem to virksomheder om ikke at ansætte hinandens medarbejdere er en jobklausul, og jobklausuler er ugyldige efter ansættelsesklausullovens § 3. Den eneste undtagelse er forhandlinger om at overdrage en virksomhed. Skriv derfor ikke en sådan klausul i underleverandøraftalen – den kan ikke håndhæves. Vil du beskytte dig, så brug i stedet en snæver kundeklausul og en tavshedspligt om dine kunder og priser.

Nøgler, fortrolighed og GDPR: skal I have en databehandleraftale?

Det afhænger af, hvad underleverandøren skal gøre med dine kunders oplysninger. Datatilsynet skelner mellem en aftale, der går ud på at behandle personoplysninger på dine vegne, og en ren arbejdsydelse, hvor den anden part kun ser oplysningerne, fordi arbejdet kræver det.

Fører underleverandøren din kundeliste, planlægger besøgene i sit eget system eller sender beskeder til dine kunder på dine vegne, er underleverandøren databehandler, og I skal have en databehandleraftale. Får underleverandøren kun en adresse og en nøgle for at pudse vinduer eller klippe en hæk, er det en arbejdsydelse. Så er en tavshedspligt og en regel om, at oplysningerne kun må bruges til opgaven og slettes bagefter, det rigtige – og det står i skabelonens punkt 10.

Nøgler og koder er det største praktiske problem. Udlever nøgler mod kvittering, sæt numre på i stedet for adresser, og giv aldrig alarmkoder på skrift.

Når kunden er offentlig: arbejdsklausul og krav fra udbuddet

Har du vundet en offentlig opgave, følger kravene i kontrakten med ned i kæden. En arbejdsklausul kræver, at både dine og underleverandørens ansatte får løn, arbejdstid og vilkår, der ikke er mindre gunstige end den landsdækkende overenskomst på området – også selvom underleverandøren ikke har overenskomst. Kunden kan kræve dokumentation som lønsedler og timesedler.

Ved offentlige bygge- og anlægskontrakter og tjenesteydelseskontrakter over EU's tærskelværdier skal kunden kræve, at du oplyser navn, kontaktoplysninger og juridisk repræsentant for dine underleverandører, senest når arbejdet går i gang. Er en underleverandør omfattet af en udelukkelsesgrund, fx stor gæld til det offentlige, kan kunden kræve, at den bliver skiftet ud.

Byder du selv på offentligt byggeri under EU-tærskelværdien, gælder tilbudsloven også, når du indhenter tilbud på underentrepriser til opgaven.

Eksempel: ejendomsservice hyrer et vinduespoleringsfirma

En ejendomsservice passer 14 opgange i to boligforeninger og lader et lille vinduespoleringsfirma pudse opgangsvinduerne fire gange om året. Firmaet giver en fast pris pr. opgang, bruger sit eget udstyr og lægger selv datoerne – en selvstændig opgave. Kundeklausulen gælder kun de to boligforeninger og kun vinduespolering. Firmaet får nøglebrikker med numre og ingen oplysninger om beboerne, så der er ingen databehandleraftale. Navne og priser er opdigtede (eksempeltal).

Eksempel: tømrer giver en maler en underentreprise på en kommunal skole

En tømrer har vundet udskiftningen af 12 vinduespartier på en kommunal skole og giver malerarbejdet i underentreprise til et malerfirma. AB 18 er grundlaget. Kommunens kontrakt har en arbejdsklausul, så underentreprisekontrakten giver kravet om løn og dokumentation videre og kræver malerfirmaets navn og kontaktoplysninger, før arbejdet begynder. Navne og priser er opdigtede (eksempeltal).

Sådan bruger du skabelonen

Tag trinene i denne rækkefølge, før underleverandøren møder op hos din første kunde:

1. Slå underleverandøren op i CVR-registret, og bed om en kopi af erhvervsansvarsforsikringen.
2. Skriv opgavebeskrivelsen og adresserne i bilag 1 og priserne i bilag 2.
3. Kopiér skabelonen til Word eller Google Docs, eller hent den som fil, og udfyld teksten i [klammer]. Slet de punkter, der ikke passer – fx punkt 12, hvis underleverandøren er dansk.
4. Afgør, om underleverandøren skal behandle kundeoplysninger for dig. Gør den det, så lav en databehandleraftale som bilag 3.
5. Er underleverandøren udenlandsk, så få RUT-kvitteringen, før arbejdet begynder.
6. Underskriv i to eksemplarer, og gem aftalen sammen med bilag og kvitteringer.