Likviditet og betalingsfrister i en servicevirksomhed

Overskud er ikke det samme som penge på kontoen

En virksomhed kan tjene penge og alligevel mangle kontanter. Det sker, når udgifter til løn, bil, materialer, moms og skat skal betales, før kunderne har betalt. Et driftsbudgetDriftsbudget En plan over forventede indtægter og udgifter i den løbende drift, typisk måned for måned det første år. viser, om du tjener penge. Et likviditetsbudgetLikviditetsbudget Et budget, der måned for måned viser, om der er penge nok til at betale regningerne. viser, om der er penge nok hver måned.

I en servicevirksomhed er der typisk tre huller: tiden fra arbejdet er udført, til fakturaen sendes, tiden fra fakturaen sendes, til kunden betaler, og sæsoner, hvor omsætningen falder, mens de faste udgifterFaste omkostninger Udgifter, der ikke ændrer sig med antallet af opgaver på kort sigt, fx forsikringer, billeasing, telefon, software, revisor og din egen løn. fortsætter.

Virksomhedsguiden har gratis skabeloner til både driftsbudget og likviditetsbudget. Start med driftsbudgettet, og brug derefter likviditetsbudgettet til at se, hvornår pengene faktisk går ind og ud.

Kilder:[1] Virksomhedsguiden[2] Virksomhedsguiden

Fakturér samme dag

Den hurtigste måde at forbedre likviditetenLikviditet Virksomhedens evne til at betale regninger, løn, moms og skat, når de forfalder. på er at sende fakturaen samme dag, som arbejdet er udført. Hver dag, fakturaen ligger, er en dag længere, før pengene kommer. Skriv en tydelig forfaldsdatoBetalingsfrist Den dato, hvor kunden senest skal betale en faktura., og gør det let at betale elektronisk, fx med bankoverførsel eller MobilePay.

En tydelig forfaldsdato har også juridisk betydning. Efter renteloven skal der betales rente fra forfaldsdagen, hvis den er fastsat i forvejen. Er der ingen forfaldsdag, løber renten først, når der er gået 30 dage efter, at du har sendt anmodningen om betaling.

Private kunder skal betale elektronisk for at få servicefradragServicefradrag Skattefradrag for arbejdsløn til udvalgte serviceydelser i privatpersoners hjem eller fritidsbolig, fx visse former for havearbejde, rengøring og vinduespudsning.. Oplys derfor kontonummer, MobilePay eller kortbetaling på fakturaen.

1. Afslut opgaven, og registrér tid, materialer og eventuelle ekstraopgaver med det samme.
2. Send fakturaen samme dag – helst fra telefonen eller tabletten på stedet.
3. Skriv en konkret forfaldsdato i stedet for fx 'netto 8 dage'.
4. Oplys betalingsmuligheder, der er lette for kunden, og husk dit CVR-nummer.
5. Tjek betalinger fast én gang om ugen, og send rykkere efter en fast procedure.

Kilder:[3] Skattestyrelsen

Vælg betalingsfrister efter kundetype

Over for private aftaler du selv betalingsfristen – kort og tydelig er bedst. Mellem erhvervsdrivende må en aftalt betalingsfrist som udgangspunkt højst være 30 dage fra fakturaen, medmindre du udtrykkeligt har godkendt en længere frist. Offentlige myndigheder må højst aftale 30 dage.

Store erhvervskunder skriver ofte lange betalingsfrister ind i deres egne indkøbsbetingelser. Læs dem, før du skriver under – din underskrift kan netop være den udtrykkelige godkendelse. En frist over 30 dage gælder dog ikke, hvis den er urimelig over for dig (rentelovens § 3 a).

Offentlige kunder skal have fakturaen elektronisk. Har du ikke et bogføringssystem, der kan sende e-fakturaer, kan du bruge NemHandel Fakturablanket på Virk.

Kilder:[4] Retsinformation[5] Virk / Erhvervsstyrelsen

Aconto og forudbetaling på større opgaver

Ved større eller længerevarende opgaver kan du aftale aconto, så kunden betaler i rater undervejs. Aftal beløb og tidspunkter på forhånd i tilbuddet, knyt dem gerne til synlige etaper, og fakturér hver rate, så snart etapen er nået. Det mindsker behovet for at lægge ud.

Aconto handler ikke om at lægge risikoen over på kunden, men om, at du ikke skal finansiere materialer og løn i flere uger. Det er især relevant ved anlægsopgaver, større rengøringsopgaver og håndværksopgaver med dyre materialer.

Indgår du aftalen med en privat kunde hjemme hos kunden eller online, skal du efter forbrugeraftaleloven oplyse om eventuelle forskud, kunden skal betale, og betingelserne for dem. Skriv det tydeligt i tilbuddet.

Rykkerprocedure efter renteloven

Over for private kunder må du højst tage 100 kr. i rykkergebyr pr. rykker og højst for tre rykkere om samme betaling, med mindst 10 dage imellem. Morarenten er Nationalbankens udlånsrente plus 8 procentpoint. Over for erhvervskunder kan du desuden kræve et fast kompensationsbeløb på 310 kr. ved forsinket betaling.

Referencesatsen er Nationalbankens udlånsrente pr. 1. januar og 1. juli. Den har været 2,00 % siden 12. juni 2026, så morarenten er 10 % om året i andet halvår 2026. Renten beregnes pr. dag: beløb × rente ÷ 365 × antal dage for sent. Over for private kan du ikke aftale en højere rente end lovens.

Kompensationsbeløbet på 310 kr. gælder kun, når kunden er en virksomhed eller en offentlig myndighed, og kan kræves uden at sende en rykker først. Det kan ikke kræves af private kunder. Over for erhvervskunder kan rykkergebyret aftales anderledes, så længe det svarer til rimelige inddrivelsesomkostninger.

Kilder:[4] Retsinformation[6] Retsinformation[7] Retsinformation[8] Danmarks Nationalbank

Inkasso: når rykkerne ikke virker

Vil du have kunden til at betale for inkasso, skal du først have sendt en rykker med en frist på mindst 10 dage, der oplyser, at manglende betaling kan medføre yderligere inddrivelsesomkostninger. Inkassogebyret er højst 100 kr., og salæret til et inkassofirma eller en advokat er loftbelagt.

Før du sender en sag videre, så tjek, om kunden har gjort indsigelse mod arbejdet. En uenighed om kvaliteten løses sjældent af et inkassobrev – den løses af en samtale og god dokumentation af det udførte arbejde.

Er der tale om en ubestridt regning, er inkasso et rimeligt næste skridt. Vælg en inkassopartner, der kender reglerne for god inkassoskik, og spørg på forhånd, hvad det koster dig, hvis kunden ikke betaler.

• Gem tilbud, ordrebekræftelse, faktura, rykkere og dokumentation for arbejdet samlet.
• Send kun sagen videre, når beløbet er ubestridt, eller indsigelsen er besvaret.
• Stop med at udføre nye opgaver for kunden, indtil betalingen er på plads.
• Overvej betaling ved opgavens afslutning for kunder, der tidligere har betalt for sent.

Kilder:[6] Retsinformation

Lav en likviditetskalender og en buffer

En likviditetskalender viser måned for måned, hvad du forventer at få ind, hvad der skal betales, og hvad der står på kontoen bagefter. Læg især moms, skat og store årlige regninger ind. Brug den til at se de stille måneder komme, før de rammer.

Eksemplet viser en udkørende virksomhed med kvartalsvis moms, som nystartede virksomheder typisk har. Momsen for 3. kvartal 2026 skal være indberettet og betalt senest 1. december 2026, og momsen for 4. kvartal senest 1. marts 2027. Virksomheder med halvårlig afregning betaler 2. halvår 2026 senest 1. marts 2027.

Læg mærke til, at virksomheden i eksemplet har overskud i flere måneder, men alligevel ender med en lav saldo i marts, fordi vinteren er stille, og momsen skal betales. Det er præcis den situation, en buffer skal dække. Hvor stor bufferen skal være, afhænger af dine faste udgifter og sæsonudsving – sæt et konkret mål, fx de faste udgifter for et par måneder, og følg det.

Kilder:[9] Skattestyrelsen[2] Virksomhedsguiden