Nøgletal for servicevirksomheder: 10 tal, der viser, hvordan det går

Få nøgletal slår mange

Et nøgletal er kun nyttigt, hvis det kan få dig til at gøre noget anderledes. Vælg fem til seks tal, der dækker tid, indtjening, kunder og penge, og beregn dem på samme måde hver måned. Flere tal giver sjældent bedre beslutninger – bare længere regneark.

Følger du tallene løbende, træffer du beslutninger på et aktuelt grundlag i stedet for på sidste års regnskab. For en lille servicevirksomhed betyder det i praksis: få tal, fast definition og fast tidspunkt.

Skriv definitionen ned sammen med tallet. Tæller kørsel til grossisten med i km pr. opgave? Er omsætningen med eller uden moms? Hvis definitionen skifter, kan du ikke sammenligne måned med måned.

Kilder:[1] Virksomhedsguiden

Formlerne: 10 nøgletal på én side

Tabellen samler de ti nøgletal med formel, hvad tallet fortæller, og hvor ofte det giver mening at følge det. Brug omsætning ekskl. moms, medmindre andet står. De fleste tal kan hentes fra bogføring, kalender og kørebogKørebog Løbende registrering af erhvervsmæssig kørsel med dato, formål, mål og antal kilometer. uden ekstra registrering – kun reklamationerReklamation Kundens besked til virksomheden om, at en vare eller et stykke arbejde har en fejl. kræver en simpel log.

Du behøver ikke et bestemt system. Et regneark med én fane pr. måned er nok til at komme i gang.

Tid og kapacitet: omsætning pr. dag, fakturerbar andel og kørsel

I en udkørende virksomhedServiceområdevirksomhed Virksomhed, der besøger eller leverer til kunderne i stedet for at tage imod dem på sin adresse, fx skadedyrsbekæmpere, vinduespudsere og VVS'ere. er tiden varen. Omsætning pr. arbejdsdag viser, om dagene betaler sig. Fakturerbar andel viser, hvor meget tid der går til kørsel, administration og ventetid. Km pr. opgave og opgaver pr. dag forklarer ofte, hvorfor de to første tal bevæger sig.

Eksempeltal: Arbejder du 18 dage à 8 timer og fakturerer 99 timer, er din fakturerbare andel 99 ÷ 144 × 100 ≈ 69 %. Resten er kørsel, tilbud, indkøb og administration. Det er ikke nødvendigvis for lidt – men prisen skal kunne bære det.

Falder omsætningen pr. dag, så kig på km pr. opgave. Stiger kørslen pr. opgave, er ruterne ofte blevet mindre tætte, fx fordi nye kunder ligger spredt. Løsningen er sjældent at køre hurtigere, men at samle kunderne i områder og tage et kørselstillæg for opgaver langt fra ruten.

Opgaver pr. dag skal altid læses sammen med reklamationsraten. Flere opgaver pr. dag er kun en forbedring, hvis kvaliteten holder.

Indtjening: dækningsbidrag og dækningsgrad

DækningsbidragetDækningsbidrag Det beløb, der er tilbage af omsætningen, når de variable omkostninger er trukket fra, fx materialer, brændstof og løn direkte knyttet til opgaven. er omsætningen minus de omkostninger, der følger direkte med opgaverne, fx materialer, kemi og brændstof. Dækningsgraden er dækningsbidraget i procent af omsætningen. Tallene viser, hvilke ydelser og kunder der faktisk tjener penge – og hvilke der kun giver travlhed.

Hvilke omkostninger du regner som variable, bestemmer du selv – bare gør det ens hver måned.

Beregn gerne dækningsbidraget pr. ydelse eller pr. kundetype. Det er ofte her, du opdager, at de små enkeltopgaver langt fra ruten har en meget lavere dækningsgrad end de faste aftaler.

Følg også overskudsgradenOverskudsgrad Resultatet før renter i procent af omsætningen – altså hvor mange kroner af hver 100 kr. i omsætning, der er tilbage som overskud, når alle driftsomkostninger er betalt., når årsregnskabetÅrsrapport Den årlige rapport, som bl.a. eller et perioderegnskab er klar. Den viser, hvad der er tilbage, når alle omkostninger er betalt.

Kilder:[2] Virksomhedsguiden

Kunder og salg: genbestillingsrate og tilbudshitrate

Genbestillingsraten viser, hvor stor en andel af kunderne der kommer igen – et godt mål for tilfredshed og for, hvor stabil omsætningen er. Tilbudshitraten viser, hvor mange tilbud der bliver til ordrer. Begge tal skal læses sammen med prisen, ikke alene.

Definér genbestilling præcist, fx 'kunder fra første kvartal, der har bestilt igen inden for seks måneder'. Brug samme periode hver gang. Har du faste aftaler, er antallet af opsagte aftaler pr. måned ofte et lige så godt tal.

En meget høj tilbudshitrate kan betyde, at prisen er for lav. En meget lav kan betyde, at du giver tilbud til de forkerte kunder, eller at du ikke følger op. Notér derfor også, hvorfor tilbud bliver afvist, når du får det at vide.

• Tæl kun tilbud, der er sendt skriftligt, så tallet kan genskabes.
• Notér kilden til hver ny kunde – så ved du, hvor de gode kunder kommer fra.
• Se genbestilling pr. ydelse: nogle ydelser er naturligt engangsopgaver.

Penge og kvalitet: debitordage og reklamationsrate

Debitordage viser, hvor mange dage der i gennemsnit går, fra du fakturerer, til pengene er på kontoen. Reklamationsraten viser, hvor stor en andel af opgaverne der fører til en klage. Stigende tal i begge er tidlige advarsler om likviditet og kvalitet.

Eksempeltal: Har du 60.000 kr. i ubetalte fakturaer ved årets udgang og en årsomsætning på 900.000 kr. inkl. moms, er debitordagene 60.000 ÷ 900.000 × 365 ≈ 24 dage. Brug omsætning inkl. moms, fordi dine fakturaer er inkl. moms. Beregner du månedligt, så brug månedens omsætning og antal dage i måneden.

Reklamationsraten kræver, at alle klager bliver registreret – også dem, der løses med et hurtigt efterbesøg. Ellers ser tallet pænere ud, end virkeligheden er.

Kilder:[3] Virksomhedsguiden

Skabelon: dit månedlige dashboard

Et månedligt dashboard er en enkelt tabel med dine valgte nøgletal, denne måned, sidste måned og samme måned sidste år – plus en kommentar. Udfyld det på samme dag hver måned, og beslut højst to handlinger. Så bliver tallene til styring, ikke til rapportering.

Sammenlign med samme måned sidste år, når du har tallene. Mange servicefag er sæsonprægede, og så siger en sammenligning med sidste måned mindre.

1. Sæt en fast dag, fx den 5. hverdag i måneden, når bogføringen er ajour.
2. Hent tallene fra bogføring, kalender, kørebog og reklamationslog.
3. Udfyld tabellen, og markér tal, der har bevæget sig markant.
4. Skriv én sætning om hvorfor – ikke kun hvad.
5. Beslut højst to konkrete handlinger til næste måned.

Pas på benchmarks, du ikke kender kilden til

Sammenlign først og fremmest med dig selv over tid. Et 'normalt' tal for din branche er kun brugbart, hvis du ved, hvem der er målt, hvordan tallet er beregnet, og hvornår. Uden den viden kan en sammenligning føre dig til forkerte beslutninger.

Benchmarking kan vise, hvor du har noget at hente, fx på indtjeningsevne og kredittider. Men tal fra en anden virksomhed afhænger af deres prismodel, geografi og definitioner. En skadedyrsbekæmper i en tæt by og en på landet kan have helt forskellig km pr. opgave og begge drive en sund forretning.

Servicebrain offentliggør ikke branchetal, før vi har et solidt datagrundlag med en åben metode. Indtil da er dine egne tal fra måned til måned det bedste sammenligningsgrundlag.

Kilder:[1] Virksomhedsguiden