Gratis kundekartotek-skabelon til Excel, Google Sheets og print

Kundekartotek-skabelon: én linje pr. kunde

Skabelonen har ti kolonner. De tre første er kontaktoplysningerne, de tre næste er aftalen, og de fire sidste er det, en medarbejder skal vide ude hos kunden. Tekst i [klammer] erstatter du med dine egne oplysninger.

Et kundekartotek er det samme som en kundedatabase eller et kunderegister, og det er det, et CRM-system holder styr på digitalt. For mange små servicevirksomheder er et regneark med de rigtige kolonner nok i lang tid.

Sådan udfylder du kolonnerne

Skriv kun det, du bruger. Hver kolonne her har en opgave i planlægningen, faktureringen eller besøget:

• Kunde-nr. og navn: Giv hver kunde et fast nummer, fx K-101. Nummeret bruges på nøgler og i noter i stedet for navn og adresse. Er kunden en virksomhed eller en boligforening, så skriv kontaktpersonen med.
• Adresse (opgavested): Stedet, hvor arbejdet udføres – ikke nødvendigvis den adresse, fakturaen sendes til. Har kunden flere steder, får hvert sted sin egen linje med samme kunde-nr.
• Telefon og e-mail: Det, du bruger til at aftale besøg og sende fakturaer.
• Ydelse og frekvens: Hvad der er aftalt, og hvor tit – fx hver 14. dag, kvartalsvis eller 1 gang om året i september. Det er de to kolonner, du sorterer efter, når du planlægger måneden.
• Pris: Skriv altid, om prisen er inkl. eller ekskl. moms, og om den gælder pr. besøg, pr. måned eller pr. gang.
• Adgang og nøgle: Hvordan I kommer ind: Kunden er hjemme, nøgle nr. 7, en nøglebrik eller en nøgleboks. Skriv nummeret på nøglen – aldrig koden til alarmen eller nøgleboksen.
• Samtykke til nyhedsbrev og tilbud: Hvornår og hvordan kunden sagde ja, fx ”Ja, mail 12.01.2026”. Står der nej, må du stadig sende beskeder om det aftalte arbejde, fx en påmindelse om næste besøg.
• Seneste besøg: Datoen for det sidste besøg. Den viser, hvem der er aktive kunder, og hvornår en kunde, der er stoppet, skal slettes.
• Noter: Kun det, der skal til for at udføre opgaven – port, parkering, hund eller særlige ønsker. Aldrig noget om helbred: ”Kunden er syg” er en helbredsoplysning.

Hvad kræver GDPR af et kundekartotek?

Du er dataansvarlig for kartoteket – også som enkeltmandsvirksomhed. Du må gemme navn, adresse, telefonnummer og aftale uden samtykke, når du bruger oplysningerne til at levere det, kunden har bestilt, og til at fakturere. Til gengæld gælder fem krav:

1. Fortæl kunden det, når kunden bliver oprettet: hvilke oplysninger du gemmer, hvorfor, hvor længe og hvem du deler dem med. En kort privatlivspolitik, som du linker til i tilbud og ordrebekræftelse, er nok.
2. Gem kun det nødvendige. En kolonne, du aldrig bruger, er en kolonne for meget.
3. Slet, når du ikke længere har brug for oplysningerne. Databeskyttelsesreglerne har ingen faste slettefrister, så du fastsætter selv en frist og følger den. Datatilsynet bruger 2 år uden køb som eksempel for kundeforhold. Fakturaer og andet regnskabsmateriale skal du gemme i 5 år fra udgangen af regnskabsåret – men de ligger i regnskabet, så linjen i kartoteket kan godt slettes før.
4. Beskyt kartoteket. Del det kun med dem, der skal bruge det, brug personligt login og totrinsbekræftelse, og hold koder og nøgler adskilt fra adressen. Ligger kartoteket i en cloudtjeneste, fx et online regneark, er udbyderen databehandler, og du skal have en databehandleraftale.
5. Vid, hvad du gør, hvis kartoteket bliver væk. En stjålet telefon eller et regneark, der er delt med den forkerte, kan være et brud på persondatasikkerheden. Det skal anmeldes til Datatilsynet uden unødig forsinkelse og om muligt inden 72 timer, medmindre det er usandsynligt, at det giver en risiko for kunderne.

Må du sende nyhedsbreve og tilbud til kunderne i kartoteket?

Kun med samtykke – eller når undtagelsen for egne kunder gælder. Efter markedsføringslovens § 10 må du ikke sende markedsføring på mail eller sms uden modtagerens forudgående samtykke. Det gælder også over for virksomheder.

Undtagelsen står i § 10, stk. 2: Har kunden givet dig sin e-mailadresse i forbindelse med et køb, må du markedsføre dine egne tilsvarende ydelser til kunden. Kunden skal have fået en klar og gratis mulighed for at sige nej tak, både da adressen blev givet, og i hver eneste besked.

Beskeder om det aftalte arbejde – en bekræftelse, en påmindelse om næste besøg, en faktura – er ikke markedsføring, og dem må du sende uden samtykke.

Skriv i kolonnen, hvornår og hvordan kunden sagde ja. Trækker kunden samtykket tilbage, fjerner du kunden fra listen over modtagere med det samme.

Eksempel: kundekartotek for et rengøringsfirma

Et rengøringsfirma med to medarbejdere har private kunder hver uge og hver 14. dag, en tandklinik to gange om ugen og en kunde, der får hovedrengøring to gange om året. Nøglerne har numre, alarmkoden står et andet sted, og en kunde, der stoppede i juni, har fået sin nøgle tilbage og bliver slettet 2 år efter sidste besøg. Navne, adresser og priser er opdigtede (eksempeltal).

Eksempel: kundekartotek for et VVS-firma med serviceaftaler

Et VVS-firma har faste eftersyn af varmepumper og fjernvarmeunits hos private, et kvartalsvist tilsyn med en boligforenings varmecentral og afløbsrensning hos en café. Kolonnen med frekvens er grundlaget for årets serviceplan. Kunden, der har solgt sit hus, bliver ikke automatisk til den nye ejer – den nye ejer oprettes først, når ejeren selv henvender sig. Navne, adresser og priser er opdigtede (eksempeltal).

Sådan laver du kundekartoteket i Excel eller Google Sheets

Skabelonen er bygget til et regneark. Sådan kommer du i gang:

1. Tryk på Kopiér ved skabelonen, og sæt den ind i et tomt regneark. Hver kolonne lander i sin egen celle.
2. Frys den øverste række og den første kolonne, så overskrifterne og kundens navn bliver stående, når du ruller.
3. Slå filter til på overskrifterne. Så kan du sortere efter frekvens eller seneste besøg og finde de kunder, der skal have besøg næste måned.
4. Lav et faneblad til kunder, der er stoppet, med datoen for sletning, og gennemgå det én gang om måneden.
5. Del regnearket med personligt login – ikke med et åbent delingslink – og kun med dem, der skal bruge det.
6. Tag en sikkerhedskopi, fx én gang om måneden, og slet gamle kopier, så kunder, du har slettet, ikke lever videre i en backup.

Hvornår er et regneark ikke længere nok?

Et regneark kan række langt, og mange små servicevirksomheder klarer sig med ét i årevis. Det begynder at knibe, når flere skal rette i det samme ude hos kunderne, når hver medarbejder kun må se sine egne kunder, eller når du skriver de samme oplysninger ind i både kartoteket, kalenderen og fakturaprogrammet.

Servicebrains udgiver står også bag feltservice-systemet Clientflow. Vi nævner ingen systemer ved navn, og skabelonen her virker uden noget system. Står du over for at vælge, så stil de samme krav til alle: at du kan eksportere alle kunder til et regneark, at du kan få en databehandleraftale, at adgangen kan styres pr. medarbejder, og at du kan slette en kunde helt.

Typiske tegn på, at kartoteket er vokset fra regnearket:

• Besøg bliver glemt, fordi planen og kartoteket ikke hænger sammen.
• Flere retter i det samme ark, og ændringer forsvinder.
• Medarbejderne skal bruge adgangsnoter på telefonen, men må ikke se alle kunder.
• Du taster den samme kunde ind tre steder: kartotek, kalender og faktura.
• Du kan ikke se historikken på en adresse, fx fotos fra sidste besøg.